Il controllo e la revisione del progetto

di Andrea Bressan

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Quando ed in che modo controllare lo stato di avanzamento del progetto, verificare le premesse e intervenire con eventuali aggiustamenti.

In questo articolo esaminiamo la fase esecutiva del progetto, momento centrale in cui viene effettivamente svolto il lavoro. Il primo strumento per il controllo delle attività è il piano di progetto, traccia dalla quale sapere quando, come e da chi saranno compiute le varie attività.

Il piano di progetto operativo e la baseline

Il piano operativo, però, non rimane fermo all’ultima programmazione approvata in fase di pianificazione. Esso segue gli sviluppi del progetto e si propone come valido strumento per la previsione, la correzione e la regolamentazione delle prestazioni.

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In sostanza, il piano operativo serve per il controllo dell’avanzamento del progetto, un monitoraggio periodico che comprende il confronto con le prestazioni pianificate, la comunicazione sul completamento ed eventuali interventi di ripianificazione correttiva.

Per effettuare una simile operazione, è in primo luogo necessario conservare inalterata la prima programmazione. Questo piano di riferimento, denominato Baseline, non è altro che il piano operativo memorizzato nella sua configurazione iniziale. Grazie a questo “programma di confronto”, si avrà la possibilità di evidenziare lo scostamento del lavoro realizzato da ciò che, in origine, è stato pianificato.

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Cosa si controlla

Il controllo deve analizzare le prestazioni del progetto ancora in corso in termini di tempi, costi e qualità. Ciò significa, in primo luogo, valutare se il progetto potrà essere completato entro la data stabilita e nel limite dei costi stimati. Il confronto tra le stime del piano e i dati effettivi sarà determinante ai fini della valutazione. In secondo luogo, il sistema di controllo dovrà considerare se le specifiche tecniche stabilite in fase di pianificazione potranno essere rispettate.

Lo scopo dell’attività di controllo, quindi, è quello di verificare la sostenibilità del piano lungo il percorso esecutivo, e valutare quali modifiche possono eventualmente servire per renderlo più aderente alla realtà.

È possibile dover intervenire per riparare a sottostime di costi e tempi commesse nella fase di pianificazione. Oppure, può essere utile una revisione per rispondere ad ampliamenti dei confini di progetto proposti in corso d’opera. Anche una variazione della disponibilità di risorse, per citare un altro caso, potrebbe condizionare l’andamento del progetto e richiedere una correzione della pianificazione.

Attraverso il controllo, dunque, il pianificatore può reagire di fronte a situazioni anomale e impreviste. Egli potrà intervenire sulla programmazione e rieffettuare le stime sul completamento del progetto.

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È ovvio che l’obiettivo del controllo è anche quello di monitorare l’efficienza e l’efficacia del lavoro; la valutazione dell’impiego di risorse e il modo in cui le persone apprendono e svolgono i loro compiti è un elemento che non può essere trascurato. Anche questo grado di attenzione può prevenire scostamenti indesiderati tra l’andamento del progetto e la pianificazione originaria.

Come e quando si controlla

Le operazioni di controllo, compreso il reperimento delle informazioni come la divulgazione dei risultati e delle analisi, devono essere formalizzate in precise procedure. Quest’ultime devono essere discusse e stabilite prima ancora di iniziare l’esecuzione dei lavori. Per rendere il controllo efficace, quindi, occorre definire in via preliminare:

  • La definizione degli standard di prestazione
  • La descrizione del sistema di rilevazione
  • La cadenza del monitoraggio periodico
  • La frequenza della reportistica
  • Il ciclo di revisione e approvazione della programmazione

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Per ottenere dei dati significativi sull’avanzamento, quindi, occorre anzitutto predisporre i criteri di valutazione del lavoro effettuato. Come secondo punto, è necessaria la definizione del sistema con cui si ricavano i dati di consuntivo. È chiaro che un sistema informatico può agevolare il recupero delle informazioni e lo sviluppo delle procedure. In ogni caso, è bene coinvolgere – anche personalmente – chiunque possa fornire informazioni utili per stabilire la situazione del progetto (gruppo di progetto, fornitori, Partners, etc.).

Per quanto concerne i periodi di controllo, è necessario determinare il “quando”. Le verifiche, infatti, possono essere attuate al raggiungimento dei traguardi intermedi o a predeterminati intervalli di tempo. Proprio questa frequenza deve essere stabilita in relazione alla tipologia e alla durata del progetto, al grado di incertezza, ai rischi e agli imprevisti che possono generarsi durante lo svolgimento dei lavori. Per questi motivi, non deve essere definita a priori una volta per tutte. La periodicità e le date del controllo possono variare durante il ciclo di vita del progetto.

Tutte le volte che si confrontano i dati effettivi rilevati con i dati di programmazione, il pianificatore dovrà esaminare i rischi e le criticità, i Deliverables finali e il livello di performance.

Un eventuale ritocco della pianificazione, che potrebbe richiedere la registrazione di una nuova Baseline di riferimento, dovrà tuttavia essere consultata e approvata dai responsabili definiti nel piano di progetto. Ovviamente, prima ancora della revisione e dell’approvazione, non si può trascurare la comunicazione delle analisi ai vari Stakehoders. La conoscenza diffusa delle previsioni, delle cause di eventuali scostamenti e delle misure possibili per contenerli, è un aspetto indispensabile per evitare la nascita di conflitti relazionali tra i vari Stakeholders.

Ruolo del Gantt

Tra le varie possibilità concesse dal diagramma di Gantt c’è anche la rappresentazione dello stato di avanzamento delle attività. Evidenziando le barre del grafico in relazione alle quantità consuntive (ore erogate, costi sostenuti), è possibile valutare l’eventuale scostamento dei dati effettivi da quelli pianificati nella programmazione iniziale. La fase di controllo, dunque, potrà raccogliere le informazioni sullo stato dei lavori e valutarle con questo efficace strumento.

È chiaro che avvalersi di software per la gestione del progetto agevola la rappresentazione e la valutazione dell’avanzamento. In ogni caso, è necessario che il pianificatore reperisca i dati e aggiorni il progetto secondo procedure formalizzate. Inoltre, dovrà verificare che la tempestività di registrazione delle informazioni, quanto la loro precisione, siano sufficientemente adeguate.

Figura 1. Gantt con completamento

Gantt con completamento

Come si può vedere dall’esempio in figura, alla data di controllo “27 Marzo” la programmazione prevedeva:

  • la conclusione dell’Attività_1 e dell’Attività_3;
  • l’inizio dell’Attività_2;
  • l’avanzamento del 60% per l’Attività_4.

=> Leggi la guida ai criteri di pianificazione

Dal grafico, osservando le linee nere di avanzamento, si può constatare che l’Attività_1 è rimasta indietro di 2 giorni, e anche l’inizio dell’Attività_2 sarà ritardato di conseguenza. Questo, tuttavia, potrebbe apparire poco problematico, in quanto l’Attività_1 ha uno scorrimento totale proprio di 2 giorni. Passando all’Attività_3 si nota che è stata completata, mentre l’Attività_4 ha apparentemente realizzato un avanzamento superiore alle attese.

Non è scontato, però, che le ore o i costi segnati a consuntivo segnalino, in relazione ai valori totali stimati, il reale avanzamento delle attività. Può capitare, infatti, che un’attività abbia già consumato 50 ore su 100 senza essere al 50% di avanzamento. Inefficienze, imprevisti, pianificazioni sbagliate possono causare queste dilatazioni. Il Project Manager, quindi, dovrà recuperare non solo le quantità ma anche le le “previsioni a finire” sulle attività, per ritoccare la pianificazione e riparare agli scostamenti effettivo/pianificato.

A questo punto, il diagramma di Gantt – con la rappresentazione di barre sovrapposte – consente un confronto tra la nuova pianificazione correttiva e la Baseline iniziale. In tale modo, appariranno evidenti gli slittamenti o “allungamenti” delle attività dal piano originario. Oltre a questo, per seguire in modo serrato gli scostamenti tra una verifica e l’altra, è anche possibile registrare e utilizzare più baseline di riferimento.

Figura 2. Gantt con Baseline e avanzamento

Gantt con Baseline e avanzamento

Rimane da precisare che per controllare l’avanzamento dell’intero progetto è necessario aver definito, in fase di pianificazione, il peso relativo delle singole attività. Può sembrare ovvio che il completamento di un’attività di 3 giorni su un progetto di 26 non può pesare, sull’avanzamento complessivo, quanto il completamento di un’attività di 7 giorni. Tuttavia, i parametri con cui stabilire i pesi possono essere diversi e devono essere anch’essi formalizzati. Inoltre, la modalità per determinare lo stato di avanzamento delle singole attività di progetto non è sempre la stessa.

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Solo per fare un esempio, le attività non ancora completate, ai fini del calcolo dell’avanzamento di progetto, potrebbero essere considerate a zero fino al loro compimento (On/Off). Tratteremo meglio questi criteri di misurazione in successivi approfondimenti.

Anticipare

Per il successo di un progetto, l’implementazione di un sistema di controllo è fondamentale almeno quanto una buona pianificazione. Saper gestire gli imprevisti e i vari problemi legati all’efficienza è un’esigenza per chiunque debba condurre un progetto al successo.

Il controllo, dunque, non deve limitarsi a riportare sul Gantt l’avanzamento delle attività per produrre report e riprogrammare le attività future. Questo processo deve invece condurre all’anticipazione dei problemi. In un certo senso, il controllo deve valutare le performance quando si ha ancora il margine per applicare delle misure correttive. Il Project Manager deve quindi ottenere e valutare i risultati di consuntivo al momento opportuno, e deve comunicare costantemente con i responsabili delle attività in partenza, o in corso, per assicurarsi dell’intendimento di obiettivi e necessità.

È possibile contattare l’autore Andrea Bressan.