La gestione della comunicazione di progetto

di Simona Caracciolo

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Quali processi devono essere previsti e monitorati dal project manager per una efficace gestione della comunicazione durante il ciclo di vita di un progetto.

Durante la vita di un progetto un project manager si trova a dover gestire numerosi flussi di comunicazione con differenti interlocutori, quelli che usualmente vengono chiamati gli stakeholder (portatori/pubblici di interesse) del progetto stesso. Al project manager si richiede quindi di possedere competenze che vanno oltre gli skill puramente tecnici/ingegneristici, nella direzione di competenze manageriali di tipo soft, tra le quali appunto “saper comunicare”.

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In questo articolo tentiamo di fare una panoramica dei principali processi che devono essere programmati e controllati dal project manager per un’efficace gestione della comunicazione durante tutto il ciclo di vita di un progetto.

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Project Communications Management

Il PMBOK ©, la guida redatta dal Project Management Institute, descrive i concetti fondamentali del project management applicabili a un ampio ventaglio di progetti (costruzioni, sviluppo software, processi automatizzati, industria ecc.) e definisce 5 aree di conoscenza e 9 macro-processi che sono:

Aree di conoscenza

  1. Concezione – Initiating
  2. Pianificazione – Planning
  3. Realizzazione – Executing
  4. Controllo – Controlling
  5. Rilascio – Closing

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Processi

  • Gestione Ambito – Project Scope Mananagement
  • Gestione Tempi – Project Time Management
  • Gestione Costi – Project Cost Management
  • Gestione Qualità – Project Quality Management
  • Gestione Risorse Umane – Project Human Resource Management
  • Gestione Comunicazione – Project Communications Management
  • Gestione Rischi – Project Risk Management
  • Gestione Forniture – Project Procurement Management
  • Gestione Integrazione processi – Project Integration Management

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La Gestione della Comunicazione di progetto viene indicata appunto come una delle aree di conoscenza di cui il manager di progetto dovrebbe farsi detentore, per gestirne il relativo processo. Tale area riguarda tutti i processi necessari per comunicare in modo coerente, efficace e tempestivo con i vari interlocutori coinvolti nel progetto.

Nella sostanza si tratta di:

  • facilitare la raccolta, l’elaborazione, la produzione e la distribuzione delle informazioni sul progetto;
  • definire e supervisionare tutti i “collegamenti” critici fra le persone interessate al progetto;
  • agevolare il flusso delle idee e delle informazioni che sono necessarie per il successo del progetto stesso.

Rete di comunicazione tra stakeholder

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* Immagine Shutterstock

Il piano della comunicazione di progetto

La comunicazione va programmata sin dalle prime fasi di pianificazione. Questo significa che bisogna definire e preparare un “piano della comunicazione”, in cui dettagliare con esattezza tutte le informazioni in grado di soddisfare le specifiche esigenze conoscitive espresse dagli stakeholder di progetto.

Le domande a cui il piano di comunicazione deve dare risposta sono: in che modo e con quali tempi verranno raccolte, elaborate e distribuite le informazioni destinate ai vari pubblici interlocutori del progetto?

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Il piano della comunicazione di un progetto è un documento unico in cui si dettagliano:

  • le metodologie da utilizzare per la elaborazione e la conservazione delle informazioni di progetto;
  • le tipologie di informazioni da gestire e la relazione tra queste informazioni ed il progetto;
  • i modi ed i tempi in cui le informazioni vanno distribuite;
  • i modelli e la struttura delle informazioni prodotte;
  • i metodi di accesso e aggiornamento delle informazioni da parte dei vari “detentori” (profili di utenza).

Per arrivare a questo risultato, nella stesura del Piano della comunicazione i fattori in entrata da valutare sono:

  • Esigenze di comunicazione: si tratta di raccogliere e descrivere l’insieme delle esigenze informative (requirements) relative agli stakeholder di progetto. Tale descrizione deve chiarire come funziona l’organizzazione del progetto, chi fa che cosa e con quali responsabilità, come funzionano eventuali regolamenti e discipline in vigore in azienda, come sono collocati i vari stakeholder di progetto, quali sono i vincoli informativi esterni.
  • Tecnologie: si tratta di fare una ricognizione degli strumenti tecnologici in essere o da predisporre per la gestione della comunicazione fra i vari stakeholder di progetto. La scelta delle tecnologie deve garantire la prontezza della comunicazione sulla base dei tipi di tecnologie disponibili, della capacità del personale di progetto nell’utilizzarle, dei possibili sviluppi delle tecnologie prescelte.
  • Vincoli: si tratta di valutare eventuali vincoli esterni che influenzano la comunicazione di progetto, come ad esempio le esigenze dettate dal contratto o da norme vigenti nel settore.
  • Presupposti: si tratta di identificare, documentare e validare a priori come assunzioni vere alcuni aspetti della comunicazione, influenzati dai fattori di incertezza previsti nella fase di pianificazione del progetto.

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L’esecuzione della comunicazione di progetto

Quando il progetto è in corso di realizzazione si dà esecuzione a quanto stabilito nel piano della comunicazione. Tutti i protagonisti del progetto devono ricevere in tempo le informazioni disponibili e a loro pertinenti.
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Nella fase di distribuzione delle informazioni entrano pienamente in campo le capacità comunicative dei vari attori di progetto, il cui sforzo deve essere quello di “trasmettere” informazioni in modo chiaro, completo e non ambiguo. Il trasferimento delle informazioni (scritte o orali, interne o esterne, formali o informali, verticali o orizzontali nella scala gerarchica) si basa su:

  • un efficace sistema di ricerca e recupero delle informazioni (Information retrieval) con schedari, database, software di project management, sistemi documentali di varia natura;
  • un vasto repertorio di metodi di distribuzione (Information distribution methods) quali meeting di progetto, fax, e-mail, database, videoconferenze, intranet, etc.

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Nella fase di distribuzione delle informazioni, a circolare sono i cosiddetti work results, ovvero i risultati del lavoro svolto nelle varie attività di progetto (deliverables, risultati di avanzamento, risorse/costi impegnati e/o maturati).

I principali output che la gestione della comunicazione deve produrre sono note riguardanti il progetto (Project records), report di progetto (Project reports) e presentazioni (Project presentations) sul progetto.

La comunicazione nella chiusura di un progetto

Una volta che un progetto è terminato, indipendentemente dal risultato raggiunto, bisogna attivare il processo di “chiusura progetto”. La documentazione di chiusura amministrativa è molto importante per la gestione del patrimonio di conoscenza di un’impresa, perché permette di individuare le buone prassi, di incrementare i dati storici e di aggiornare, se necessario, le procedure replicabili e riutizzabili per i futuri progetti.

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Strumenti di comunicazione molto utili alla chiusura di un progetto sono i cosiddetti close out meeting, ovvero le riunioni di chiusura in cui si cerca di ripercorrere il progetto e le sue criticità, in modo da fare tesoro della sua eredità d’esperienza (positiva o negativa).

Per supportare il processo comunicativo di chiusura amministrativa di un progetto occorre:

  • tutta la documentazione prodotta per definire e poi monitorare le performance di progetto;
  • tutti i documenti che spiegano in dettaglio il prodotto e il progetto (piani, specifiche, documenti tecnici, etc.).

I risultati di un efficace processo comunicativo di fine progetto sono:

  • gli archivi di progetto per il recupero dei dati storici;
  • l’atto formale di chiusura progetto dopo l’accettazione formale da parte del committente dei risultati e dei prodotti del progetto;
  • le lezioni di vita (lessons learned) da non dimenticare per la gestione dei futuri progetti.

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Conclusioni

Poiché in un progetto sono tante le informazioni, i dati, le aree di conoscenza da presidiare e da mettere a disposizione dei vari portatori di interesse coinvolti dal progetto, risulta evidente come la gestione della comunicazione di progetto rivesta un ruolo strategico nel processo di project management, al pari di altri macroprocessi e aree di gestione (tempi/costi/qualità, risorse umane, approvvigionamenti etc.), e pertanto va gestita dietro un’attenta pianificazione ad hoc.
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