Project Management: Leadership e Comunicazione

di Francesco Scaglione

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Non basta parlare più forte degli altri per diventare emergere: è leader chi ha la capacità di esprimersi e farsi ascoltare... Ecco i segreti per diventare un project manager carismatico.

Per un project manager carismatico, è fondamentale saper comunicare, come ci spiega James P. Lewis nel suo “Project Leadership”, e di cui abbiamo già analizzato i primi 7 capitoli su come diventare un buon leader (leggi la Guida pratica). Negli ultimi vediamo ora da quali fattori è caratterizzata una comunicazione efficace: il contenuto del messaggio e la relazione tra PM e interlocutore.

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Quest’ultima può essere “complementare” (rapporto di subordinazione o grande familiarità) o “simmetrica” (paritaria). Il secondo tipo è più instabile per definizione, sbilanciata verso l’uno o l’altro a seconda del momento.

Il problema sorge quando il PM si rivolge ad un interlocutore che non gradisce il tono scelto: ad esempio, se mi rivolgo al capo con tono familiare egli potrebbe sentirsi offeso, o viceversa se parlo ad un collega con eccessiva autorevolezza, egli potrebbe rispondermi piccato.

Ai fini della relazione non è tanto ciò che diciamo che conta davvero ma come lo diciamo. Un’altra importante considerazione da fare è che l’informazione e il significato non sono la stessa cosa: il vero significato di una comunicazione è quello che il ricevente le dà. In qualche modo, dunque, dobbiamo metterci nei panni di chi ascolta, ricordando sempre che la responsabilità della comunicazione è di chi trasmette e non di chi riceve: solo comprendendo il punto di vista altrui la rendiamo efficace.

Le regole da seguire sono semplici: comunicare, verificare se si è raggiunto lo scopo e, in caso negativo, cambiare approccio finchè non si è ottenuto l’effetto desiderato.

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Possiamo riuscire a prevedere il grado di intesa con il nostro interlocutore comprendendo come egli elabora le informazioni. A seconda del canale sensoriale preferito sono possibili tre modalità: visiva, auditiva, emotiva. I suoi modi di dire ci aiuteranno a capire quale sta adottando: “vedo…, vedo” = visiva, “mi suona un po’ strano” = auditiva, “sono nauseato…” = emotiva.

È possibile entrare in sintonia con l’altro facendo attenzione anche al suo linguaggio del corpo (braccia incrociate = chiusura) o al tono della voce. O ancora, al linguaggio simbolico (abbigliamento o pettinatura), alle differenze interculturali (usi e costumi). Insomma, se vogliamo comunicare con qualcuno e influenzarlo positivamente dobbiamo saperci relazionare con lui!

L’influenza interpersonale

La Leadership è innegabilmente un processo che tende, pur se nel senso più neutro del termine, a influenzare gli altri: più sapremo persuadere e più otterremo i risultati voluti. Cosa vuol dire influenzare qualcuno? Far sì che cambi un attitudine, convinzioni, valorie o comportamento. Come ottenerlo? Sfruttando i meccanismi di sei categorie psicologiche di base del comportamento:

  1. Coerenza – se si prende una decisione si tende a mantenerla anche al variare delle condizioni;
  2. Reciprocità – attendersi da una relazione benefici proporzionali all’impegno profuso;
  3. Emulazione sociale – aderire ai modelli di comportamento e di credo stabiliti dal gruppo;
  4. Conformismo – subire l’influenza proveniente dal gruppo per uniformarsi alle sue aspettative;
  5. Gradimento – la naturale tendenza a fare cose piacevoli e stare con una persona che ci piace;
  6. Accaparramento – acquisire un bene o compiere un’azione convinti che non avremo ulteriori occasioni per farlo.

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Ogni nostra richiesta avrà maggior probabilità di essere assecondata se seguita dalla parola magica “perchè…”: se si fornisce una ragionevole motivazione, la possibilità che essa venga accolta aumenta. Quando riusciamo a influenzare gli altri allora possiamo dire di avere “potere” su di essi.

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French, Raven e Rubin identificano sei modalità di azione possibili per influenzare gli altri, che prevedono l’utilizzo di altrettanti “poteri”:

  1. Premiante – disporre di premi e promozioni da elargire;
  2. Coercitivo – poter infliggere sanzioni o punizioni;
  3. Leggittimato – essere in elevata osizione gerarchica;
  4. Referenziale – essere oggetto di identificazione emulativa da parte del team;
  5. Esperienziale – essere esperto sull’attività inerente al progetto;
  6. Informativo – detiene informazioni di vitale importanza.

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Quali sono in definitiva i princìpi cui attenersi per essere un buon leader? Da uno studio estensivo di Robert Rosen, ne sono stati identificati otto: Visione condivisa, Fiducia reciproca, Partecipazione, Apprendimento continuo, Rispetto delle diversità, Creatività, Integrità etica e morale, Senso della comunità.