Email ex-dipendente: obbligo chiusura e notifica

di Noemi Ricci

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Dimissioni o licenziamento dipendenti: l'email aziendale deve essere chiusa senza inoltro automatico ad altro account.

In caso di licenziamento o dimissioni del dipendente l’email aziendale va chiusa e il datore di lavoro deve comunicare ad eventuali terzi la dismissione dell’indirizzo di posta elettronica del lavoratore in questione, segnalando un account aziendale alternativo al contatto utilizzato fino a quel momento. Diversamente, ovvero qualora il datore di lavoro mantenga in essere le email di lavoratori non più alle proprie dipendenze, magari inoltrando su altro account la corrispondenza, ad essere violato è il Codice della Privacy.

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Il Codice privacy vieta altresì il mantenimento in essere di account di posta elettronica a nome di un lavoratore cessato con l’inoltro automatico dei messaggi ricevuti verso la casella di un altro dipendente in servizio. A precisarlo è stato proprio il Garante per la protezione dei dati personali  (provvedimento 450/2015), rispondendo alle proteste di alcuni ex dipendenti che lamentavano il fatto che il proprio ex datore di lavoro avesse mantenuto in essere l’indirizzo di posta allora segnato nel corso del lavoro svolto all’epoca per reindirizzare messaggi ricevuti verso la casella di posta di un altro lavoratore attualmente impiegato presso l’azienda.

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Il Garante ha dichiarato illegittimo il trattamento dei dati personali effettuato dalla società in violazione degli artt. 11, comma 1, lett. a) e b) e 13 del Codice, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d), del Codice disponendo, come richiesto dagli ex dipendenti la disattivazione dei menzionati account. Infatti ricorda l’Authority:

“Il datore di lavoro, pur avendo la facoltà di verificare l’esatto adempimento della prestazione lavorativa ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità e, in applicazione dei principi di liceità e correttezza dei trattamenti di dati personali, informare in modo chiaro e dettagliato circa le consentite modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e l’eventuale effettuazione di controlli anche su base individuale”.

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