Posta elettronica: uso e controllo email aziendale

di Barbara Weisz

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Il controllo della posta elettronica del lavoratore è lecito purché la "consultazione" dell'account aziendale sia di portata limitata: regole e casi particolari.

Una sentenza europea ritiene compatibile l’ingresso del datore di lavoro nell’account (email) aziendale del dipendente con la Convenzione europea dei diritti dell’uomo, purché l’intervento abbia portata limitata: si aggiunge un nuovo tassello alla giurisprudenza relativa all’utilizzo che il datore può fare della posta elettronica di lavoro, con particolare riferimento a poteri di controllo e rispetto della privacy. Sul tema, l’ufficio studi dei Consulenti del Lavoro propone un approfondimento, con tanto di comparazione con le regole in diversi paesi: Stati Uniti, Gran Bretagna, Francia.

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La normativa italiana in materia è contenuta nel Jobs Act, che ha riformato l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori in materia di controllo dipendenti a distanza, mentre le linee guida del Garante Privacy prevedono specifici capitoli sull’email aziendale. In estrema sintesi, il datore di lavoro non è sottoposto a vincoli nella possibilità di ricorrere a tecnologie che servono per la normale prestazione lavorativa su pc o smartphone, tuttavia eventuali software di controllo della navigazione o della posta elettronica vanno considerati alla stregua degli impianti di videosorveglianza, per i quali servono specifiche procedure (accordo sindacale o autorizzazione dalla DTL).

In ogni caso, il dipendente deve essere informato su tecnologie e modalità di controllo aziendali.

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La sentenza europea riguarda un caso particolare, ossia il licenziamento di un dipendente che aveva utilizzato l’email aziendale per scopi privati, con successivo ricorso alla Corte di Strasburgo contro l’impresa che aveva controllato, a suo avviso indebitamente, la posta elettronica. La Corte riconosce che il diritto alla corrispondenza comporta la riservatezza, in base all’articolo 8 della Convenzione, che riguarda anche telefonate ed email dagli uffici. Fra l’altro, nel caso in esame, il datore di lavoro non aveva avvertito il lavoratore del controllo.

L’ingresso nell’account, per reperire comunicazioni dei clienti, non comporta il controllo su altri messaggi. Elemento, questo, considerato decisivo dai giudici comunitari per stabilire la ragionevolezza e la proporzionalità dell’ingerenza. Il lavoratore ha comunque il diritto di rivolgersi ai giudici nazionali per verificare eventuali violazioni della privacy.

Confronto internazionale

  • Stati Uniti: è prevista la responsabilità del datore di lavoro, con relative possibilità di controllato in relazione a specifici temi come il donwload di pornografia, molestie a colleghi via mail, dichiarazioni diffamatorie verso terzi. La Costituzione federale, con il quarto emendamento, difende i dipendenti pubblici da irragionevoli indagini del governo federale e locale.
  • Gran Bretagna: il presupposto giuridico è la proprietà esclusiva dell’imprenditori sui mezzi per l’esercizio dell’attività, che si estende anche a tecnologie e applicazioni come la posta aziendale.
  • Francia: il sistema pone l’attenzione sulla necessità dell’impresa di proteggersi, anche dai dipendenti, per evitare abusi o eventi pregiudizievoli nei confronti del datore di lavoro. 

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