Limiti al controllo email dei dipendenti

di Teresa Barone

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No al controllo illimitato e alla conservazione prolungata delle email dei dipendenti: il Garante per la Privacy chiarisce i limiti.

Le aziende non sono legittimate a conservare illimitatamente le email dei dipendenti, applicando un controllo massivo che viola la normativa ufficiale basata sulla protezione dei dati in ambito lavorativo.

Il Garante per la Privacy ha fissato nuovi limiti intervenendo in merito al reclamo di un dipendente contro il datore di lavoro, reo di aver trattato in modo illecito le informazioni personali contenute nelle comunicazioni via email dei lavoratori, scritti anche di natura privata. L’Autorità precisa che ogni società è tenuta a informare i lavoratori riguardo il sistema di trattamento dei dati e le operazioni che possono svolgere gli amministratori di sistema.

La violazione contestata, inoltre, riguarda la pratica di conservare in modo sistematico il contenuto di tutte le email in entrata e in uscita scambiate dai dipendenti, per un periodo di tempo che copre l’intera durata del rapporto di lavoro: in particolare, il Garante sottolinea come le aziende non possano memorizzazione a tempo indeterminato le email, un comportamento che non può essere giustificato dal tentativo di raccogliere informazioni in vista di possibili futuri contenziosi.

A essere condannato, inoltre, è il controllo delle email del dipendente anche dopo il licenziamento:

Al cessare del rapporto di lavoro la casella di posta elettronica deve essere disattivata e rimossa e al suo posto di devono attivare eventuali account alternativi.