Una gestione della contabilità precisa, puntuale e corretta rappresenta un notevole vantaggio per ogni impresa, una risorsa che permette di tenere traccia delle operazioni finanziarie ed economiche e di affrontare eventuali accertamenti. Tutto questo è possibile grazie alle scritture contabili, l’insieme di registrazioni che documentano la situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell’azienda relativamente a uno specifico periodo di esercizio dell’attività.
Si tratta di documenti redatti periodicamente che consentono di registrare i dati economici e gli avvenimenti inerenti all’attività svolta dall’impresa, semplificando il lavoro contabile e la gestione degli adempimenti IVA rendendo facilmente consultabili le informazioni relative ai movimenti.
Per le imprese, quindi, le scritture contabili svolgono un ruolo cruciale per monitorare l’attività economica giorno dopo giorno, rivelandosi indispensabili anche per assicurare la conformità alle normative fiscali.
Scritture contabili: regole, obblighi e tipologie
Le registrazioni contabili sono determinanti per fornire una base utile alla redazione del bilancio d’esercizio, obbligatorio per legge e composto da stato patrimoniale e conto economico. Dal punto di vista giuridico è l’articolo 2214 del Codice Civile a dettare obblighi precisi, stabilendo regole formali per la redazione e per la conservazione.
Sono soggetti obbligati a compilare le scritture contabili, precisamente, tutte le imprese commerciali, mentre sono esenti dalla redazione solo i piccoli imprenditori e gli imprenditori agricoli. Per quanto riguarda la tipologia, invece, tra le principali registrazioni rientrano:
- libro giornale, stilato in ordine cronologico per registrare ogni giorno i movimenti contabili dell’impresa utilizzando il metodo della partita doppia. Sono annotate tutte le transazioni in entrata e in uscita, tra cui l’incasso delle fatture, i pagamenti ai fornitori e il versamento degli stipendi;
- libro mastro, che raggruppa le registrazioni riportate sul libro giornale prendendo in considerazione il singolo conto;
- libro degli inventari, che annota i beni materiali, immateriali e finanziari di cui dispone un’azienda, evidenziandone la situazione patrimoniale;
- registri IVA, necessari per documentare le operazioni relative all’imposta sul valore aggiunto, tra cui rientrano i registri fatture emesse, acquisti e corrispettivi.
- registro dei beni ammortizzabili, riferito alle immobilizzazioni e ai dati sull’ammortamento, la cui compilazione è obbligatoria per le imprese che possiedono beni strumentali;
- scritture ausiliarie di magazzino, utilizzate per monitorare le movimentazioni di magazzino per quanto concerne entrate e uscite di materie prime, semilavorati, prodotti finiti, imballaggi e merci destinate alla vendita.
Anche per quanto riguarda la conservazione delle scritture contabili esistono precisi vincoli da rispettare, norme che impongono agli imprenditori di archiviare sia gli originali di lettere, telegrammi, e-mail e fatture ricevute, sia copie di lettere, fax, e-mail e fatture inviate. La tempistica è ugualmente soggetta a precisi obblighi:
- conservazione per almeno 5 anni dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini fiscali;
- conservazione per almeno 10 anni dalla data di chiusura dei registri ai fini civilistici.
Come tenere le scritture contabili in modo efficiente
Considerando l’insieme degli adempimenti e l’importanza di rendere le registrazioni sempre verificabili in caso di controllo, quindi, è facile intuire come per le imprese sia fondamentale avere a disposizione un sistema di gestione delle scritture contabili efficiente, ordinato e preciso che non lasci spazio ad alcun margine di errore.
La risposta a questa esigenza è data dai software di contabilità digitale, come Contabilità in Cloud di TeamSystem, soluzione efficace per trasformare un obbligo normativo in un alleato strategico per garantire la conformità e, allo stesso tempo, rendere la gestione aziendale trasparente ed efficiente.
Contabilità in Cloud semplifica la gestione delle scritture contabili
Contabilità in Cloud è il software per la contabilità che semplifica la contabilità aziendale automatizzando le registrazioni contabili, consentendo la reportistica personalizzata in tempo reale, riducendo gli errori manuali e rendendo possibile la conservazione digitale dei documenti.
Offrendo una visione completa della gestione aziendale, dai bilanci alla fatturazione elettronica compresa la gestione dell’intero flusso delle vendite, dai progetti alla pianificazione delle attività dei collaboratori e del magazzino, Contabilità in Cloud genera numerosi vantaggi anche per creare e registrare i fatti contabili:
- il software può essere utilizzato in qualsiasi momento e in qualunque luogo grazie alla disponibilità del software in Cloud, contando sui più elevati standard di sicurezza e affidabilità;
- i fatti contabili possono essere registrati in sezioni specifiche e dedicate a fatture di vendita e note di credito, alle fatture d’acquisto, ai movimenti generici come giroconti, salari e stipendi;
- è possibile memorizzare un modello da utilizzare per nuove registrazioni, dopo aver inserito i dati su codici IVA, conti di contropartita e note;
- le operazioni possono essere registrate in valuta straniera ottenendo in automatico il valore di cambio corrente;
- è possibile creare scadenze automatiche in fase di registrazione di una fattura di vendita o di acquisto;
- si possono registrare facilmente le operazioni contabili Reverse Charge utilizzando codici IVA specifici.
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