TeamSystem porta la settimana corta a 32 ore su quattro giorni, dopo un percorso pluriennale di riduzione dell’orario, lavoro per obiettivi e adozione dell’AI. Per una PMI, il modello applicato offre soprattutto un criterio di valutazione: permette di capire se, e in quale misura, la riduzione dell’orario può essere assorbita senza compromettere produttività, continuità del servizio e costi.
- Il modello TeamSystem di settimana corta
- Settimana corta e calcolo produttività oraria
- AI e formazione: il tempo recuperato
- Settimana corta con AI: costo rapportato al risultato
- Come applicare in modello nella propria azienda
- Il test per le PMI: cinque KPI per la settimana corta
- Retribuzione e contratto: schemi di settimana corta
Il modello TeamSystem di settimana corta
Per l’85% dei dipendenti che aveva aderito al Light Friday, la nuova organizzazione TeamSystem riduce l’orario da 36 a 32 ore dopo quattro anni di esperienza con il venerdì pomeriggio libero. Un lasso di tempo che ha permesso la riorganizzazione necessaria a lavorare meno ore. Il percorso avviato nel 2022 si è sviluppato insieme a un modello di smart working tra il 60% e l’80% dell’orario, a seconda delle funzioni, e a una gestione fondata su autonomia e obiettivi.
Settimana corta e calcolo produttività oraria
Una riduzione da 40 a 32 ore elimina il 20% del tempo disponibile; a parità di organico e output, ogni ora lavorata deve produrre il 25% in più. La percentuale deriva dal rapporto fra le ore iniziali e quelle finali: 40 diviso 32 equivale a 1,25.
| Riduzione dell’orario | Produttività oraria richiesta a output invariato |
|---|---|
| da 40 a 36 ore | +11,1% |
| da 36 a 32 ore | +12,5% |
| da 40 a 32 ore | +25% |
Attenzione: si tratta di un calcolo teorico a output invariato: TeamSystem non ha infatti comunicato alcun indicatore equivalente sulla produttività per ora. La gradualità del suo percorso si è comunue tradotto in un salto organizzativo in due riduzioni successive, prima da 40 a 36 ore e poi da 36 a 32, che secondo una semplice proiezione si possono quantificare in questo incremento della produttività oraria a fronte di un calo del numero di ore di lavoro.
AI e formazione: il tempo recuperato
TeamSystem indica un’adozione dell’AI superiore all’82% fra le persone coinvolte nei progetti pilota, con il 99% in R&D, e oltre 70 ore di formazione per persona in nove mesi. Gli strumenti di AI agentica sono impiegati anche per gestione documentale, raccolta e strutturazione dei dati e altre attività ricorsive.
Il guadagno di produttività richiede tuttavia un’altra formula di misurazione: le ore nette recuperate per processo dopo il tempo speso in controllo, correzione e formazione. Per una piccola impresa è questa grandezza che consente di capire se l’automazione libera abbastanza capacità da sostenere una riduzione dell’orario.
Il calcolo può partire dalle ore recuperabili con un agente di intelligenza artificiale sui processi ripetitivi, misurando poi il risultato sui volumi reali dell’impresa. Le stime iniziali servono per scegliere dove sperimentare; la decisione sulle 32 ore richiede dati raccolti sul lavoro effettivo.
Settimana corta con AI: costo rapportato al risultato
Per capire se l’AI può sostenere una riduzione dell’orario, il tempo risparmiato va messo in relazione anche con il costo necessario per ottenerlo. La metodologia proposta da AWS parte dal “costo per risultato”: spesa complessiva per l’AI divisa per l’incremento misurabile della metrica aziendale scelta.
Secondo la formula proposta da Adam Richter, Senior Optimization Solutions Architect presso AWS OPTICS, la misurazione richiede una baseline precedente all’introduzione dell’AI.
Se, per esempio, un team gestiva 100 pratiche alla settimana e dopo l’introduzione degli strumenti AI ne gestisce 125 con lo stesso organico, l’incremento attribuibile alla tecnologia è di 25 pratiche. Il costo dell’AI va quindi rapportato a queste 25 unità aggiuntive, non alle 125 complessive.
Nel calcolo devono entrare anche i costi indiretti: archiviazione e recupero dei dati, trasferimenti, monitoraggio, reporting e servizi utilizzati dagli agenti AI. Per una PMI questo evita di considerare gratuito il tempo liberato quando l’automazione richiede infrastruttura, licenze o attività aggiuntive di controllo.
Applicato alla settimana corta a 32 ore, il criterio consente di affiancare al numero di ore recuperate una seconda misura: quanto costa all’impresa recuperare ciascuna ora o ciascuna unità di output. Solo incrociando produttività, costo per risultato e capacità effettivamente liberata si può valutare se l’AI contribuisce alla sostenibilità economica della riduzione dell’orario.
Come applicare in modello nella propria azienda
Con 20 addetti a 40 ore, la capacità teorica è di 800 ore settimanali; a 32 ore scende a 640. Il divario è quindi di 160 ore, equivalente alla capacità settimanale di quattro posizioni da 40 ore.
Per rifare il conto sul proprio organico si moltiplica il numero di addetti per le ore eliminate a persona. L’aumento di produttività oraria necessario, quando l’output totale deve essere identico, si calcola dividendo l’orario iniziale per quello futuro e sottraendo uno; la tabella precedente mostra il risultato nei tre scenari.
Se, nello stesso esempio, la PMI misura solo 100 ore settimanali tra automazione, eliminazione di attività inutili e capacità già disponibile, avrebbe ancora 60 ore da coprire. Il modello richiederebbe quindi un ulteriore recupero di capacità, una diversa copertura del servizio oppure una revisione dell’obiettivo sulle ore.
Il test per le PMI: cinque KPI per la settimana corta
Prima di ridurre l’orario, un’azienda deve misurare: tempo recuperato, output, qualità, copertura del servizio e costi sullo stesso periodo. La settimana corta “regge” se e quando il miglioramento dei processi assorbe realmente la capacità sottratta al calendario senza spostarla su straordinari, fornitori esterni o tempi di risposta più lunghi.
| Misura | Cosa rilevare durante il test |
|---|---|
| ore nette recuperate | tempo risparmiato dopo controlli, correzioni e formazione |
| output per ora | pratiche, ticket, documenti, ordini o altra unità coerente con l’attività |
| qualità | errori, rilavorazioni, reclami e attività da ripetere |
| copertura del servizio | fasce orarie scoperte, picchi di domanda e tempi di risposta |
| costo per unità di output | straordinari, supporto esterno e costo del personale rispetto al risultato prodotto |
La misurazione dovrebbe precedere la decisione e proseguire durante una sperimentazione su un gruppo circoscritto. In questo modo l’impresa può confrontare periodi omogenei e verificare se il tempo liberato deriva da automazione e organizzazione oppure da un aumento del carico sulle ore residue.
Retribuzione e contratto: schemi di settimana corta
L’articolo 3 del DLgs. 66/2023 fissa l’orario normale a 40 ore settimanali e consente ai contratti collettivi di stabilire una durata minore. La forma scelta per arrivare a 32 ore e il relativo trattamento economico dipendono quindi dal contratto applicato e dagli accordi adottati in azienda.
TeamSystem applica nel suo modello condizioni retributive e di welfare invariate rispetto al modello con 36 ore. Sulle 40 ore la rinuncia è invee pari al 10% della busta paga. Un’azienda potrebbe ad esempio scegliere di replicare tale modello ma con una proporzionalità differente e più consona ai propri calcoli di costo/beneficio.
Per una PMI, dunque, l’elemento davvero interessante nel caso TeamSystem è la gradualità delle fasi di azione: una prima riduzione dell’orario, anni di esperienza, diffusione dell’AI, formazione e nuova riduzione.
In ultima analisi, le 36 o 32 ore diventano sostenibili e applicabili se e quando l’impresa è in grado di stimare in quale misura è in grado di recuperare l’investimento e di metterlo a frutto.
