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Al fianco delle aziende per la gestione dei documenti

di Redazione PMI.it

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Il passaggio da una soluzione di gestione dei documenti e dei dati inefficiente ai Content Services consente la transizione da una semplice archiviazione dei contenuti a un loro utilizzo attivo.

Oggi le aziende si trovano a dover far fronte a una mole di dati inimmaginabile fino a pochi anni fa, che spesso vengono generati da luoghi di lavoro sempre più distribuiti.

Mediamente i dipendenti perdono 7,4 ore settimanali a cercare informazioni tra gli innumerevoli dati a disposizione e risulta pertanto determinante ai fini del successo di un’azienda dotarsi di sistemi che rendano tali informazioni facilmente fruibili e condivisibili, considerando le differenti tipologie di piattaforme e device esistenti all’interno dell’intera organizzazione.

I dati alimentano inoltre tecnologie emergenti, come Internet of Things, AI e 5G, ma per capitalizzare le opportunità che queste offrono è necessario padroneggiare i dati e trasformarli in informazioni avanzate, rendendo i processi decisionali più rapidi e precisi.

A queste esigenze di gestione efficiente dei dati si aggiungono le normative sempre più severe per la gestione dei dati stessi. Tante sfide di cui le aziende sono consapevoli, viste anche le difficoltà che emergono quotidianamente nel tracciare, rimuovere e aggiornare i documenti sensibili, inclusi i dati personali dei dipendenti, i registri di malattia/assenza e le informazioni sull’approvvigionamento e acquisto. Alla necessità di una maggiore visibilità e fruibilità dei documenti, si aggiunge quindi l’esigenza di gestire la conservazione dei dati distruggendoli quando non sono necessari, garantendo la sicurezza attraverso restrizioni e crittografia basate sui ruoli.

Niente più caos di dati

Per evitare il rischio di rimanere impantanati nel ‘caos dei dati’ è di enorme vantaggio per le organizzazioni consentire agli utenti autorizzati di accedere istantaneamente ai contenuti. Per questo motivo le aziende cercano soluzioni di Content Services che consentono di acquisire, archiviare, analizzare e automatizzare contenuti non strutturati e di difficile accesso. Se gestito in modo efficace all’interno di un’organizzazione, l’accesso a documenti digitali, immagini o file audio diventa sicuro, conforme ed efficiente. I Content Services non fanno altro che rendere possibile la rimozione dei processi manuali e la loro sostituzione con un flusso di lavoro digitalizzato semplificato, che si integra con altri sistemi, come CRM o Enterprise Resource Planning (ERP).

Il passaggio da una soluzione di gestione dei documenti e dei dati inefficiente, spesso casuale e cartacea, ai Content Services consente la transizione da una semplice archiviazione dei contenuti a un loro utilizzo attivo da parte di individui e gruppi estesi, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Le soluzioni documentali Kyocera permettono di dematerializzare e archiviare grandi volumi di documenti aziendali garantendo allo stesso tempo la massima sicurezza dell’intera infrastruttura documentale.

La filosofia Kyocera sui Content Services

Kyocera Document Solutions, uno dei principali partner tecnologici al mondo nell’ambito delle soluzioni documentali per l’ufficio, adotta una metodologia consulenziale che inizia con una fase importante di “scoperta”, in cui gli esperti aziendali identificano e definiscono le informazioni, i flussi di lavoro e i processi che si nascondono dietro le operazioni di business. Una volta completata questa analisi, la metodologia di Kyocera Document Solutions prevede interventi sui seguenti ambiti:

  • Cattura: i contenuti provenienti da varie fonti vengono trasformati in informazioni preziose. I dati vengono letti in modo intelligente e inoltrati automaticamente alla destinazione corretta.
  • Gestione dei documenti: gestione e controllo di tutte le informazioni e documenti in una posizione sicura e centrale.
  • Flusso di lavoro e processo: le informazioni chiave di un’organizzazione vengono inserite in un processo in più fasi pianificato e gestito, che viene monitorato passo dopo passo, garantendo la consegna e il coinvolgimento di persone e/o altri sistemi specificati.
  • Reporting: creazione e distribuzione di report che forniscano le informazioni in modo facilmente assimilabile, ad esempio rappresentazioni visive di set di dati specifici.