Sull’efficacia e importanza delle riunioni di lavoro sono stati scritti fiumi di testi, e non mancano le teorie che mettono in evidenza gli aspetti negativi dei meeting fino a sottolinearne molteplici conseguenze negative, dal calo della produttività fino all’inibizione delle facoltà mentali e delle capacità di problem solving.
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Uno studio condotto da un team di ricercatori dell’University of Alabama di Huntsville, invece, focalizza l’attenzione sulle caratteristiche che una riunione di lavoro deve per essere realmente efficace. Il segreto risiede sia nell’organizzazione del meeting sia nella comunicazione tra i membri dl team, qualunque sia la finalità della riunione stessa (decisionale, analitica o di mero coordinamento tra i membri di uno stesso staff).
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Per far si che una riunione sia veramente utile è necessaria una solida struttura organizzativa di base, facendo in modo che ciascun membro del team svolga un ruolo ben definito. La comunicazione tra i partecipanti è fondamentale, ma solo se i compiti sono ben ripartiti e ognuno conosce al meglio la sua funzione nel gruppo sarà potenziata la capacità di lavorare insieme e raggiungere l’obiettivo prefissato.
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Lo studio mette anche in evidenza come l’organizzazione del meeting non debba tralasciare un aspetto decisivo, vale a dire la redazione di un verbale che sintetizzi i dettagli emersi dalla riunione e le eventuali decisioni prese.
