Antiriciclaggio, dal 1° luglio nuovi obblighi UIF per i professionisti

Dal 1° luglio 2026 i professionisti non sottoposti a vigilanza di settore applicano le nuove Istruzioni UIF sulle segnalazioni di operazioni sospette. Il provvedimento dell’Unità di informazione finanziaria del 18 dicembre 2025 sostituisce quello del 4 maggio 2011 e ridisegna gli adempimenti di avvocati, commercialisti, notai, consulenti del lavoro e studi associati: nomina del referente SOS, procedura interna di segnalazione e valutazione del sospetto fondata su analisi qualitative invece delle soglie quantitative. L’omissione resta sanzionata fino a 300.000 euro. Per il quadro generale degli obblighi antiriciclaggio dei professionisti restano fermi gli adempimenti di adeguata verifica e conservazione.

In sintesi:

• il provvedimento UIF del 18 dicembre 2025, emanato ai sensi degli articoli 6 e 35 del D.Lgs. 231/2007, si applica dal 1° luglio 2026 e sostituisce quello del 4 maggio 2011;
• referente SOS e procedura interna riguardano i destinatari non vigilati da Autorità di settore, tra cui professionisti e studi associati;
• la valutazione del sospetto abbandona gli automatismi quantitativi e va documentata anche quando si decide di non segnalare;
• l’omessa segnalazione è punita con sanzione da 3.000 euro, fino a 300.000 euro nei casi gravi, ai sensi dell’articolo 58 del D.Lgs. 231/2007.

Istruzioni UIF sulle operazioni sospette dal 1° luglio 2026

Le nuove Istruzioni UIF sono state emanate con provvedimento del 18 dicembre 2025, ai sensi dell’articolo 6, comma 4, lettera d), e dell’articolo 35, comma 3, del D.Lgs. 231/2007, e si applicano dal 1° luglio 2026, data dalla quale cessa di avere efficacia il precedente provvedimento del 4 maggio 2011. Il testo si articola in tre parti: principi e regole della collaborazione attiva, adempimenti organizzativi, registrazione al portale Infostat-UIF e compilazione della segnalazione.

Gli obblighi organizzativi più stringenti, su referente e procedura interna, si applicano ai soli destinatari non sottoposti alla vigilanza delle Autorità di settore: avvocati, commercialisti, notai, consulenti del lavoro e studi associati. Per i destinatari vigilati restano ferme le indicazioni delle rispettive Autorità.

Il referente SOS negli studi professionali

Il referente SOS è il soggetto identificato sul portale Infostat-UIF per i rapporti con l’Unità. Quando il destinatario è una persona fisica, coincide con il professionista stesso; negli studi associati e nelle società tra professionisti è il legale rappresentante o un suo delegato. È incaricato di conservare i documenti relativi alle segnalazioni trasmesse, corrispondere tempestivamente e in modo completo alle richieste della UIF o degli Organi investigativi e assicurare la propria presenza in occasione dei controlli previsti dal decreto antiriciclaggio.

Quando si nomina un delegato, l’incarico richiede requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità, oltre ad autonomia di giudizio e risorse adeguate. Il delegato non può essere un soggetto esterno allo studio o al gruppo di appartenenza, può coincidere con il responsabile della funzione antiriciclaggio ove presente, ma non con il responsabile della revisione interna. La nomina va formalizzata in modo espresso dal legale rappresentante e resa nota all’interno della struttura.

Quando serve la procedura interna di segnalazione

La procedura interna di segnalazione non è richiesta a tutti allo stesso modo: dipende dalla forma con cui si esercita l’attività. Per il professionista persona fisica è facoltativa, ma consigliata quando opera con dipendenti o collaboratori; diventa obbligatoria per gli studi associati e per le società tra professionisti tenuti a istituire la funzione antiriciclaggio ai sensi dell’articolo 16, comma 2, del D.Lgs. 231/2007, oltre che per i destinatari diversi dalle persone fisiche.

La procedura ha contenuti proporzionati a dimensioni, natura e complessità dell’attività svolta e alle capacità organizzative, e può confluire nel documento di autovalutazione dei rischi. Deve garantire efficacia e omogeneità dei comportamenti, tempestività e completezza della segnalazione, riservatezza dei soggetti coinvolti. A titolo esemplificativo indica:

• il nominativo del referente SOS;
• il contributo che dipendenti, collaboratori o strutture in contatto con i clienti possono fornire all’individuazione delle anomalie;
• le attività e gli strumenti usati per individuare ed esaminare le anomalie;
• le priorità nell’esame, con gestione urgente delle ipotesi di rischio particolarmente elevato;
• il funzionamento degli eventuali strumenti di selezione basati su regole e parametri quantitativi e qualitativi;
• contenuti e partecipanti degli eventuali partenariati per la condivisione delle informazioni.

Valutazione del sospetto oltre le soglie quantitative

La valutazione delle operazioni abbandona gli automatismi: il sospetto non nasce dal mero superamento di una soglia quantitativa, ma da un’analisi che mette in relazione il soggetto e la sua operatività, le controparti, gli importi e i comportamenti omissivi o riluttanti. Il processo si svolge in tre fasi, individuazione delle anomalie, esame e segnalazione, e la presenza di un indicatore di anomalia non comporta di per sé l’obbligo di segnalare, come hanno ribadito agli iscritti il Consiglio nazionale dei consulenti del lavoro, con nota del 24 giugno 2026, e quello dei commercialisti.

Per il professionista conta un passaggio a propria tutela: l’esame può concludersi legittimamente con l’esclusione del sospetto, anche in presenza di ipotesi astrattamente riconducibili a un indicatore. In quel caso non scatta l’obbligo di segnalazione, ma è opportuno conservare una traccia della valutazione, anche sintetica o con rinvio ai documenti consultati, per ricostruire a distanza di tempo le ragioni della decisione. La stessa giurisprudenza si muove in questa direzione: la Corte d’Appello di Roma, con sentenza n. 765/2026, ha escluso la responsabilità di un notaio per omessa segnalazione perché la valutazione complessiva dell’operazione non rendeva il sospetto fondato.

Intelligenza artificiale ammessa con validazione umana

Le Istruzioni consentono l’uso di strumenti basati su intelligenza artificiale per individuare le operatività anomale, a condizione che siano conformi alle disposizioni applicabili, a partire dal regolamento UE 2024/1689, si basino su dati oggettivi e verificabili e siano accompagnati da valutazioni con intervento umano per controllare e validare le anomalie evidenziate. La tecnologia supporta la selezione, ma la decisione di segnalare resta in capo al professionista.

Divieto di informare il cliente della segnalazione

Resta fermo il divieto di comunicazione al cliente, o a terzi, dell’avvenuta o futura segnalazione, previsto dall’articolo 39 del D.Lgs. 231/2007. Le Istruzioni rafforzano la tutela della riservatezza, imponendo di omettere nella SOS e nelle interlocuzioni con la UIF ogni riferimento, diretto o indiretto, alla persona che ha rilevato il sospetto o ha partecipato alla valutazione, in linea con la protezione del segnalante dell’articolo 38. La riservatezza copre l’intero iter, dalle comunicazioni interne al flusso di ritorno dell’Unità.

Sanzioni per l’omessa segnalazione

L’omessa segnalazione di operazioni sospette è punita, ai sensi dell’articolo 58 del D.Lgs. 231/2007, con una sanzione amministrativa di 3.000 euro nella fattispecie base. Nelle ipotesi di violazioni gravi, ripetute, sistematiche o plurime la sanzione sale da 30.000 a 300.000 euro, con criteri di gravità che tengono conto dell’elemento soggettivo, del grado di collaborazione, della rilevanza dei motivi di sospetto e della reiterazione. È anche per questo che la tracciabilità delle valutazioni, comprese quelle che escludono il sospetto, diventa un presidio a tutela dello studio.

Compiti esternalizzabili e limiti per i professionisti

Lo studio può avvalersi di soggetti esterni per compiti di supporto alla segnalazione, restando comunque responsabile dell’attività affidata. Non possono essere esternalizzate l’approvazione dei criteri per la rilevazione delle operazioni sospette o anomale, la decisione di procedere alla segnalazione e la sua trasmissione alla UIF. L’accordo con il fornitore va redatto per iscritto, messo a disposizione in caso di controlli e deve disciplinare riservatezza, flussi informativi e accesso delle Autorità.

Come e a chi trasmettere le SOS

Le segnalazioni si trasmettono in via telematica attraverso il portale Infostat-UIF, previa registrazione del destinatario con indicazione del referente SOS e dei suoi recapiti; l’eventuale variazione del referente va comunicata entro 30 giorni. I professionisti possono inviare la SOS personalmente oppure, dove possibile, tramite i rispettivi Organismi di autoregolamentazione, usando i sistemi messi a disposizione da questi ultimi; chi opera in forma associata o societaria può segnalare come studio o società.

Come adeguare lo studio alle nuove regole UIF

In vista della scadenza del 1° luglio, l’adeguamento parte dall’organizzazione. I passaggi essenziali per uno studio professionale sono:

• individuare e formalizzare il referente SOS, verificandone i requisiti se si nomina un delegato;
• adottare o aggiornare la procedura interna di segnalazione, se obbligatoria per la forma dello studio;
• impostare un metodo di valutazione del sospetto che superi gli automatismi e documenti le decisioni, anche di non segnalazione;
• definire chi conserva le evidenze e come è garantita la riservatezza del segnalante;
• verificare la registrazione al portale Infostat-UIF e l’aggiornamento dei recapiti;
• formare dipendenti e collaboratori sulle anomalie e sul divieto di comunicazione al cliente.