Nomina dei responsabili del trattamento, gestione dei rischi, buone pratiche di sicurezza informatica, formazione adeguata del personale: sono tutti aspetti per la gestione privacy in uno studio professionale, da presidiare per rispettare le norme di conformità al GDPR. Su questi adempimenti il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha pubblicato un documento di sintesi pensato come riferimento per la programmazione e per la gestione quotidiana dei dati personali.
Il vademecum si basa sullo standard ISO/IEC 27701:2025 e adotta un modello di Privacy Information Management System (PIMS), che integra la compliance alle regole italiane sulla privacy nell’organizzazione dello studio stesso, collegandola a governance, controlli interni e sicurezza delle informazioni.
Privacy negli studi professionali e conformità al GDPR
La guida del CNDCEC, “La gestione della privacy negli studi professionali alla luce della normativa ISO/IEC 27701:2025”, analizza la tempestività nelle risposte agli interessati, la formazione del personale, la resilienza tecnica e la capacità di prevenire le criticità, in una logica coerente con i percorsi di conformità al GDPR.
In base al documento, spetta ai vertici definire obiettivi chiari e misurabili e, se emerge una mancata conformità, individuare la causa, definire un piano d’azione e aggiornare processi, istruzioni o strumenti utilizzati. Se, ad esempio, la procedura interna prevede che il tempo di risposta alle richieste relative ai dati personali debba restare sotto una determinata soglia, lo studio può essere chiamato a rivedere l’organizzazione interna o a introdurre strumenti di automazione per rispettarla.
Le figure responsabili
Il primo passaggio riguarda la corretta individuazione dei soggetti che intervengono nel trattamento dei dati. Le figure principali richiamate dal GDPR sono quattro: il titolare, il responsabile, gli autorizzati e il Data Protection Officer.
- il titolare del trattamento determina finalità e modalità del trattamento dei dati personali, cioè decide perché e come i dati devono essere trattati. In uno studio con un solo professionista il titolare coincide di regola con il professionista stesso, mentre nello studio associato o nella società tra professionisti il titolare è l’organizzazione;
- il responsabile del trattamento è il soggetto che tratta i dati personali per conto del titolare. La nomina richiede un atto specifico che definisca compiti, istruzioni e limiti;
- gli autorizzati al trattamento sono dipendenti, collaboratori o praticanti che operano sotto l’autorità del titolare o del responsabile. Devono ricevere istruzioni adeguate, essere vincolati alla riservatezza e contribuire all’attuazione delle misure di sicurezza;
- il responsabile della protezione dei dati svolge una funzione di supporto, consulenza e sorveglianza sulla disciplina privacy. La sua nomina non è sempre obbligatoria: nello studio individuale, in linea generale, non è automatica, mentre negli studi associati o nelle società tra professionisti va valutata in base alla natura, alla scala e alla tipologia dei trattamenti effettuati.
Gli obblighi di formazione
La formazione del personale occupa un ruolo centrale, perché molte violazioni nascono da errori umani, negligenze o scarsa conoscenza delle regole applicabili. Per questa ragione, il GDPR richiede che chiunque tratti dati personali sotto l’autorità del titolare o del responsabile sia adeguatamente formato.
La formazione, però, non può essere uguale per tutti. Deve essere calibrata sulle mansioni svolte nello studio. Chi gestisce i rapporti con i clienti deve conoscere informativa, basi giuridiche, raccolta e conservazione dei dati. Chi segue assunzioni o amministrazione del personale deve invece essere formato su curricula, categorie particolari di dati, tempi di conservazione e cautele richieste dai trattamenti più delicati.
Sono il titolare e il responsabile del trattamento a scegliere le modalità più adatte, che possono comprendere corsi, aggiornamenti periodici, circolazione interna di istruzioni e momenti di verifica. Negli studi di dimensioni ridotte, dove i ruoli sono meno distinti, il piano formativo può anche avere contenuti comuni, purché resti coerente con i trattamenti realmente svolti.
Gestione dei dati e cybersecurity
La guida del CNDCEC dedica spazio anche alla gestione dei dati in tutte le sue fasi, dalla raccolta alla conservazione, e alla sicurezza informatica, letta come parte integrante della compliance privacy. Il riferimento non riguarda solo i controlli tecnici, ma anche le procedure interne, la prevenzione degli errori, la tenuta documentale e la capacità di intercettare le criticità prima che si trasformino in violazioni.
In questa impostazione assume rilievo il miglioramento continuo. Lo studio è chiamato a monitorare periodicamente il sistema, riesaminare ruoli, informative, registro dei trattamenti, misure di sicurezza e non conformità emerse, adottando le correzioni necessarie. In quest’ottica, strumenti come gli audit interni periodici diventano utili non solo per verificare la conformità, ma anche per rendere più solido l’assetto organizzativo dello studio.
