Organizzare riunioni di lavoro periodiche può rivelarsi molto utile per discutere progetti, strategie, iniziative o semplicemente fare il punto su programma specifico insieme a dipendenti e collaboratori. Tutti i possibili vantaggi vengono tuttavia vanificati se il meeting ha una durata eccessiva, con il rischio di non raggiungere parte degli obiettivi prefissati e rendere gli ascoltatori poco attenti e impegnati.
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Abbreviare una riunione è sempre possibile, soprattutto se si tengono a mente alcuni consigli semplici da applicare ma potenzialmente molto utili.
Curare la preparazione: significa assicurarsi che la sala sia allestita e tutta la tecnologia da utilizzare sia impostata almeno mezzora prima dell’inizio del meeting.
Programmare un orario insolito: una strategia efficace per limitare il protrarsi di un incontro oltre il tempo stabilito, causato dai possibili ritardi dei partecipanti, consiste nel fissare come inizio un orario inconsueto (10:10 o 14.40, ad esempio) che spinge a garantire una certa puntualità, portando a pensare che un’indicazione così precisa sia dovuta a un motivo importante.
Stare in piedi: evitare di sedersi durante una riunione rende più sintetici e concisi.
Creare un “block-notes”: per essere sicuri che nel corso del meeting siano affrontati solo i temi più urgenti, evitando divagazioni, è utile predisporre una lavagna dove annotare idee, quesiti e dubbi da approfondire ma non strettamente inerenti l’ordine del giorno. Al termine della riunione, inoltre, si potrebbe assegnare ciascuno di questi “punti” a un collaboratore per garantire un approfondimento, eventualmente programmando un incontro di aggiornamento successivo.
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