E-mail personali, perché no

di Chiara Basciano

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I rischi legati alla gestione delle e-mail personali in ambito aziendale

Quando si parla della sicurezza virtuale bisogna sempre valutare ogni possibile rischio. L’utilizzo della mail personale è uno dei temi più cadi del settore. Capire come gestirla e se utilizzarla in ambito aziendale è molto importante. Per questo Barracuda Networks parte dal presupposto che la mail non dovrebbe mai essere utilizzata ma questo spesso non accade e stila una lista di possibili problematiche legate al suo utilizzo.

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Prima di tutto il comparto IT non ha il potere di controllare gli account personali, per cui non è possibile effettuare backup, archiviazione, sicurezza o governance. Inoltre non vengono memorizzate sui server aziendali generando rischi legali per l’organizzazione, ciò potrebbe portare alla memorizzazione di informazioni aziendali su server al di fuori del controllo dell’impresa e quindi impossibili da tracciare. Le politiche di sicurezza aziendali spesso non sono rispettate dai lavoratori, anche se inconsapevolmente, causando possibili furti di indirizzi IP.

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Esistono inoltre problematiche legate alla privacy, infatti le e-mail personali non possono essere analizzate per ricercare possibili violazioni anche perché alcuni provider vietano la scansione esterna della posta degli utenti, pertanto l’azienda è tenuta a chiedere all’utente stesso di eseguirla da solo, correndo comunque il rischio di sanzioni per non aver rispettato le normative in vigore.

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Ricordando il caso di WikiLeaks è bene rendersi conto del fatto che ogni mail personale può rivelarsi il modo migliore per svelare i segreti aziendali. Nel caso poi il dipendente lasciasse il posto di lavoro molta parte della sua vita virtuale se ne andrebbe con lui, e in alcuni casi si tratta di azioni aziendali critiche come l’acquisto di un dominio o di un servizio di rete. Per finire le mail personali non danno mai l’aria di essere molto professionali agli occhi del cliente.

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