Email: risposte per ogni occasione

di Teresa Barone

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Ottimizzare la comunicazione sul lavoro preparando risposte evergreen da inviare via email.

Se è vero che a porre un freno alla produttività è spesso la tendenza a controllare le email sempre e dovunque, limitando la concentrazione e rappresentando una fonte di distrazione difficile da gestire, può rivelarsi molto utile preparare una serie di risposte standard da utilizzare in caso di necessità.

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Ecco cinque “modelli” da usare per rispondere velocemente alle email che riempiono la casella di posta a cadenza praticamente quotidiana.

Quando non si ha abbastanza tempo per rispondere a un’email importante, ad esempio, è sempre meglio scrivere una nota per avvisare del successivo invio di una risposta più precisa: il contenuto è semplice, dopo aver ringraziato per le domande è necessario indicare il tempo di attesa per ottenere  le informazioni richieste.

Potrebbe capitare di dover rispondere  a un’email che segnala una lamentela, un contrasto, una situazione di difficile gestione che viene sottoposta al responsabile: in casi come questi è sempre preferibile rimandare la replica per riordinare le idee ed evitare di dire cose avventate.

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Nell’immediato, tuttavia, è utile ringraziare per il feedback critico ricevuto e invitare a un incontro oppure organizzare una conversazione futura per discuterne meglio.

Altri moduli semplificati da tenere sempre a disposizione riguardano l’invio di allegati e la condivisione di istruzioni.

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