Gestire la posta elettronica

di Francesca Vinciarelli

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Gestire la propria posta elettronica evita di perdere tempo e concentrazione preziosa, ecco allora come farlo al meglio.

l tempo è qualcosa di essenziale, dà la possibilità di occuparsi e concludere i propri impegni durante la giornata.

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Purtroppo però spesso, soprattutto nei periodi più difficili e complessi, sembra che il tempo non sia mai sufficiente. Ovviamente non si può fare nient’altro che modificare in qualche modo le proprie azioni, perché di certo il tempo non si può fermare. Sul lavoro la comunicazione è importante, oltre a quella reale anche quella virtuale. Che sia per contattare il capo, che sia per inviare un curriculum ad un’azienda o altro, le email hanno invaso la vita dei lavoratori, vengono usate di continuo, per ogni evenienza e problematica. L’email rischiano però, se non utilizzate correttamente, di far perdere tempo prezioso e inoltre si rischia di usarle anche male e troppo.

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Questo perché spesso si perde di vista anche la vera essenza della comunicazione, spesso ciò che si è scritto per email, era meglio dirlo al capo di persona. L’uso delle email ha realmente ridotto le distanze, ed ha anche messo a disposizione, elementi aggiuntivi  per l’organizzazione lavorativa di uno o più lavoratori in contemporanea. Non si è arrivati ancora ad un email in grado si essere auto scritta, se esistesse si eviterebbero email con testi incomprensibili e troppo lunghi. Anche scrivere una buona email ha le sue regole, la più semplice ma anche la più importante è quella di capire la differenza tra, email ad amici/parenti e le email di lavoro.

=> Email di lavoro: istruzioni per l’uso 

Se si ha ben chiara questa differenza è già un traguardo importante, dopo di che non bisogna mai dimenticare la formalità. L’email deve essere chiara e possibilmente diretta, in quanto i giri di parole e email troppo lunghe potrebbero portare il destinatario a inserirle direttamente nel cestino. Infine è importante evitare gli errori e fare attenzione anche al proprio nickname, anch’esso come tuta l’email deve essere professionale. Scrivere un email non è un compito difficile, ma quando si tratta di un email di lavoro lo diventa improvvisamente. L’email di lavoro deve essere chiara, diretta ed efficace, ma non sempre si riesci a scriverne una perfetta.

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Ecco allora alcune regole per mandare email di lavoro da professionisti. Se l’email in questione è un email di risposta, la prima regole è rispondere il più velocemente possibili, un segno già di per se professionale. Ciò non significa che bisogna rispondere immediatamente alle eventuali domande dell’email, ma basta confermare che l’email è arrivata ed è stata letta, un semplice “Ok, ho letto al più presto procedo” può bastare. Successivamente è essenziale essere chiari e sintetici, l’email troppo lunghe vengono spesso scartate, sopratutto se è indirizzate al capo.  Tra i divieti quando si scrive un email di lavoro, si trova l’arroganza e l’aggressività, se siete arrabbiati per un qualsiasi motivo è meglio chiamare o bussare alla persona interessata. 

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Infine se un email è importante ma non ricevete risposta non serve a nulla inviarla più volte, la maggior parte delle volte c’è sempre un motivo se la risposta non arriva, se le tempistiche si prolungano troppo è preferibile chiamare l’interessato. Anche in questo caso non bisogna correre subito a disturbare il destinatario, sopratutto quando è passato troppo poco tempo. Per un email professionale ci vuole quindi chiarezza, sintesi e anche tanta pazienza, così facendo si invierà un email perfetta e si eviteranno perdite di tempo.