To do list per i tempi di lavoro

di Francesca Vinciarelli

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Come gestire in maniera produttiva il proprio tempo, soprattutto in caso di telelavoro: ecco come stilare una “to do list” efficiente.

Una delle difficoltà maggiori che incontrano i telelavoratori è quella di imparare a gestire il proprio tempo. In realtà un’efficiente gestione del tempo è un vantaggio per qualsiasi lavoratore, sia da casa sia in ufficio, in termini di produttività e motivazione, ma tra le mura domestiche può essere più complesso gestire le interferenze della vita privata. Un’ottima soluzione è quella di stilare una lista delle cose da fare e degli obiettivi da raggiungere.

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Si tratta di una sorta di tabella di marcia giornaliera (ma anche settimanale e mensile) che può essere buttata giù su anche un pezzo di carta, o ancora meglio in formato elettronico con tanto di notifiche via smartphone, pop-up sul computer o email. Ovviamente, a seconda delle proprie esigenze, la “to do list” può anche essere settimanale o mensile.

Priorità

Una “to do list” ben fatta prevede una classificazione degli impegni per ordine di importanza. Per farlo può essere utile buttare giù la lista delle cose da fare in ordine casuale, quindi associare ad ogni voce un punteggio basato sulla sua importanza, quindi riordinare la lista a partire dalle attività inderogabili. Altrettanto utile può risultare una suddivisione delle attività in:

  • impegni da portare a termine entro la giornata;
  • impegni da svolgere al più presto ma non necessariamente entro la giornata;
  • impegni a più ampio respiro.

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Tempistiche

Ad ogni attività va poi associata una tempistica, sarà quindi utile aggiungere al proprio elenco una colonna che riporti il tempo stimato per svolgere le attività, anche per avere una visione del totale cumulativo giornaliero. Le prime volte è consigliabile tenere sotto controllo il proprio tempo, scrivendo a che ora si inizia un’attività e a che ora si termina la stessa (anche le eventuali pause). Nel giro di un paio di settimane si ottiene una visione chiara dell’utilizzo del proprio tempo.

Ottimizzazione

Il segreto per diventare realmente efficienti è quindi quello di ottimizzare tale lista, correggendo il tiro nel caso in cui ci si accorga di non riuscire a rispettarla perché si è sottovalutato, o sopravalutato, qualche punto. Fondamentale è inoltre limitare al minimo le “emergenze”, così da avere sempre tutto sotto controllo. Insomma con il tempo la lista va adeguata fino a renderla completamente aderente alle proprie necessità e potenzialità.