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IT e Smart Working: gli strumenti più adatti

di Redazione PMI.it

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Smart Working senza ostacoli: come ottimizzare processi e strumenti, rendere condivisibili i dati aziendali e interconnesse le aree di business.

Nella gestione dei progetti Smart Working, la tecnologia svolge un ruolo fondamentale. E’ inutile negarlo: nessun ambito del moderno business può ritenersi immune dall’influenza fondamentale dell’Information Technology. Tuttavia, quel che notiamo molto spesso in Seedble, nei progetti di innovazione strategica ed organizzativa con i nostri clienti, è l’interpretazione errata del concetto di trasformazione digitale, frainteso con la semplice trasposizione in termini digitali del processo tradizionale.

In più, spesso si nota un eccessivo proliferare di strumenti tecnologici che, nel corso del tempo, vengono introdotti in azienda per rispondere alle varie necessità spot che si presentano. In questo modo con il passare degli anni le aziende si dotano di un ventaglio ampio di strumenti che rischiano di frammentare le informazioni e creare inefficienze nella gestione dei dati aziendali.

Spesso, infatti, sono gestiti da applicativi differenti in diversi aree aziendali, rendendo lo scambio di informazioni – e dunque condivisione della conoscenza – possibile solamente con un impegnativo lavoro di esportazione e condivisione da parte degli operatori. In certi casi limite, addirittura, vi è una totale assenza di scambio di informazioni tra i vari dipartimenti. Come evidenza Gartner, statisticamente l’80% dei dati aziendali non è strutturato e comporta delle inefficienze nei processi che si traducono in maggiori costi di gestione:

  • per i tempi di lavorazione dei dati,
  • per gli errori umani e per le successive rilavorazioni,
  • per il tourn-over dei lavoratori (non c’è da meravigliarsi che attività ripetitive come quelle di data entry spingano di frequente i lavoratori a cercare un’altra occupazione).

Questo deve farci ragionare su come gli strumenti tecnologici debbano rappresentare un mezzo per coadiuvare i processi, non un ostacolo alla fluidità dello scambio delle informazioni.

Ecco perché gli strumenti da adottare sono solo una conseguenza della revisione in ottica “smart” dell’insieme di processi di un’organizzazione, che può essere attuata attraverso una progettualità che abiliti l’organizzazione stessa ad un nuovo modo di lavorare e collaborare. In questo contesto, quindi, gli strumenti sono il mezzo attraverso cui si esprime un piano d’azione più complesso che ha il fine di garantire maggior sicurezza nella gestione dell’informazione e dei dati, facilità di accesso e condivisione della conoscenza, immediatezza e flessibilità nella collaborazione, produttività e creatività tra i team.

Seedble studia da anni il paradigma dello Smart Working e ha individuato un framework di tool di collaborazione che si prefigge l’obiettivo di mettere ordine e fornire il giusto setup all’organizzazione.

Come implementare il giusto framework di collaborazione per la tua organizzazione?

  1. Analisi: La fase di analisi dello status quo di un’organizzazione è lo step necessario e chiave per dare la giusta direzione ad un progetto Smart Working. Analizzare nel dettaglio tutti i flussi ed i processi di collaborazione per valutare le necessità del team è propedeutico per la corretta valutazione degli strumenti utilizzati e per comprendere eventuali lacune nelle competenze e capacità digitali del team.
  2. Esaminare le modalità di gestione dei progetti dei vari dipartimenti è essenziale per comprendere le dinamiche del team e capire quali aspetti possono essere migliorati tramite il giusto strumento per elevare la produttività. Una fase importante soprattutto per valutare eventualmente l’introduzione di strumenti a supporto dei processi (es. Gsuite, Microsoft 365, Odoo ERP, Asana, Perdoo, Miro, Slack per citarne alcuni).
  3. Dopo aver compreso a fondo le necessità dell’organizzazione e analizzato processi, strumenti e metodi organizzativi, si può finalmente mettere a terra la piattaforma di collaborazione, che consterà di i tre livelli:

Livello 0: Questo livello rappresenta le fondamenta degli altri livelli della piattaforma di lavoro, perché, grazie anche alla formazione, si crea l’humus di conoscenze e cultura per ottimizzare i processi aziendali e realizzare una policy aziendale e regole di collaborazione.

Livello 1: In questo secondo livello si vanno ad ottimizzare gli strumenti, si integrano quelli esistenti, se ne sostituiscono alcuni o se ne aggiungono altri in base alle necessità, ma l’aspetto fondamentale è rappresentato dalla interconnessione tra i tool, che, anche se concepiti come separati, devono poter scambiare informazioni in tempo reale.

Livello 2: Il terzo livello è rappresentato da un pannello di controllo che possa riassumere tutte le informazioni basilari per la gestione dei processi di lavoro e fare da cruscotto aziendale. Uno strumento che aiuta il team nella visualizzazione, gestione e mantenimento dei dati e dei flussi di lavoro.

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Con questa configurazione abbiamo una struttura multilivello perfettamente interconnessa che permette un efficiente scambio di informazioni in tempo reale e che ci permette di avere una visione d’insieme di tutti i flussi di lavoro e delle informazioni che ci permettono di focalizzarci sul nostro core business, quell’aspetto veramente essenziale che permette alle organizzazioni di mantenersi sempre efficienti, produttive e con bilanci in utile.

In conclusione, qualsiasi sia il vostro approccio nell’utilizzo delle tecnologie dovete sempre fare attenzione al loro impatto sui flussi di lavoro: uno strumento, per quanto eccezionale possa essere, deve sempre potersi inserire alla perfezione nel vostro flusso di lavoro, come un tassello di un più ampio mosaico.

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