Conservazione Sostitutiva in outsoursing: per liberarsi della carta in azienda

di Nicola Savino

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Ridurre i costi.? E’ il sogno di ogni azienda, soprattutto ora che la crisi economica influisce sul fatturato aziendale. Spesso, però, ci si dimentica dei costi dei processi interni aziendali e si tende esclusivamente ad intervenire sulle vendite e gli acquisti di beni o servizi. Uno dei processi interni aziendali è sicuramente quello della gestione degli archivi cartacei, sia di tipo fiscale e giuridico, sia di tipo pubblicistico o d'informazione.

E' da tempo che la normativa italiana permetta la totale dematerializzazione dei documenti fiscali (se ne è parlato anche in questo post), eppure anche se il processo è già  avviato da parte di moltissime aziende italiane, non sembra incidere più di tanto.

Ricordiamo che è finalmente possibile risparmiare grazie alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell'archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l'eliminazione dell'archivio cartaceo. I costi relativi all'archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività , del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Se si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d'attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l'immagine aziendale, si capisce ancora di più come è rilevante la dematerializzazione della carta.

Inoltre, la possibilità  di avvalersi della Conservazione Sostitutiva in outsourcing e quindi per mezzo di aziende esterne, riduce ancora di più la difficoltà  di implementare internamente una procedura che per qualche azienda risulterebbe troppo complicata e costosa. Infatti l'art. 5 della delibera CNIPA n.11 del 2004, ammette la possibilità  per l'azienda di avvalersi di un soggetto terzo a cui delegare il processo di conservazione sostitutiva.
Il vantaggio per un'azienda di delegare a terzi la gestione di alcuni processi che non hanno un collegamento diretto con il loro core business, permette di risparmiare sui costi produttivi, evitando di sostenere spese notevoli per le implementazioni di nuovi servizi, soprattutto ora che le aziende per restare competitive hanno l'obbligo di semplificare i processi interni organizzativi.

Affidare la realizzazione e l’aggiornamento di un archivio digitale a norma presso un'azienda esterna, consente di affrontare il problema in modo professionale, con realizzazione di un archivio ottico di elevata qualità  e che sia conforme alle ultime normative. L’affidamento di un servizio in outsourcing, consente di eliminare costi di investimento in tecnologie e professionalità  per la gestione dell’archivio e per la realizzazione di un software specifico per la consultazione e la gestione dei documenti archiviati.

Dunque si evince un grosso vantaggio per l’azienda che vuole avvalersi della conservazione sostitutiva in outsourcing, ovvero quello di liberarsi della carta, senza preoccuparsi sul come fare, ma semplicemente riducendone i costi.

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