Controlli informatici sul dipendente

Limiti di legge al monitoraggio informatico delle attività dei dipendenti: normativa e opzioni possibili.

I dipendenti delle aziende che dispongono di una rete IT aziendale e di connettività web, in genere hanno libero accesso a Internet dal proprio pc fisso o portatile della società e, solitamente, la responsabilità di non abusarne per scopi personali o illeciti sta alla responsabilità del singolo lavoratore.

I controlli informatici sul traffico web che il datore di lavoro può implementare non possono eccedere il limite imposto dalle normative e, soprattutto, non possono essere utilizzati per controllare il dipendente o per giustificare un eventuale licenziamento.

Alcune recenti sentenze, inoltre, hanno giudicato iniquo e illecito il mantenimento dei dati della cache dei proxy aziendali a scopo di monitoraggio del dipendente, spesso utilizzato dalle aziende come prova di “perdita di tempo” del lavoratore verso i propri obblighi lavorativi.

La normativa

In ambito IT, i provvedimenti riguardano il monitoraggio “all’insaputa dei lavoratori” della posta elettronica e delle pagine visitate via Internet.

Il datore di lavoro ha l’obbligo di indicare chiaramente e in modo particolareggiato quali usi sono consentiti per questi strumenti, se vengono effettuati controlli e con quali modalità, in che orari vigono divieti e o permessi, in quale misura ne è consentito l’uso, quali informazioni sono memorizzate e per quanto tempo, chi ha accesso a tali dati e in quale misura e per quali ragioni possono aver luogo delle verifiche.

In ogni caso, vige su tutto il divieto di ricostruire l ‘ attività del lavoratore, anche tramite apparecchiatura software: è dunque illecito:

  • lettura e registrazione dei messaggi di posta elettronica del lavoratore;
  • riproduzione ed eventuale memorizzazione delle pagine web visualizzate dal lavoratore (usando la cache dei proxy);
  • lettura e registrazione dei caratteri inseriti tramite la tastiera o analogo dispositivo;
  • analisi occulta di computer portatili affidati in uso.

Uniche consentite, le misure preventive, che limitano alla fonte un uso improprio dei mezzi informatici. In ambito web si tratta dell’accesso limitato ad alcune categorie di siti (social network, porno, musica altro) e la dimensione dei file scaricabili. Per la posta, il datore di lavoro – nell ‘ ambito di particolari attività lavorative – deve prevedere indirizzi postali che siano accessibili senza ricorrere alla posta elettronica del singolo dipendente, nel caso in cui questo non sia presente in azienda (malattia, ferie).

Vale in generale il principio della liceità del controllo solo se sono rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza. Sono quindi giudicati inammissibili i controlli prolungati, costanti o indiscriminati. In particolare, in ambito di conservazione dei dati i sistemi software, devono essere programmati e configurati in modo da cancellare periodicamente e automaticamente (attraverso procedure di sovra-registrazione come, ad esempio, la rotazione dei log file) i dati personali relativi agli accessi a Internet e al traffico telematico, la cui conservazione non sia ritenuta necessaria.

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