Bilancio XBRL con Excel: l’istanza

di LavoroImpresa

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Depostare il Bilancio XBRL al Registro Imprese con il software gratuito di Infocamere integrato ed Excel. Seconda parte: la realizzazione dell'istanza

*Seconda parte

Completata la struttura del piano dei conti, dovrà essere creato un nuovo foglio chiamato “Scritture” e composto da sette colonne colonne: Esercizio, Data, Conto, Codice, Descrizione, Dare e Avere.

La colonna Esercizio serve a poter comparare l’esercizio corrente con quello precedente, come richiesta dall’istanza XBRL. Da qui la necessità di predisporre un file che permetta di poter lavorare su più esercizi.

La colonna permette esclusivamente l’inserimento delle quattro cifre dell’anno. Per questo sarà necessario utilizzare la funzione Convalida (accessibile dal menu Dati) e consentire l’inserimento di un numero intero il cui valore minimo corrisponde a 2000.

In alternativa potremmo permettere la compilazione automatica del campo Esercizio sulla base della data che sarà inserita. Per fare questo utilizzeremo la funzione DESTRA(), che restituirà il carattere o i caratteri più a destra di una stringa di testo: è composta da un valore che indica la stringa di testo che contiene i caratteri da estrarre e dal numero dei caratteri da estrarre. Inserire nella cella A2 la seguente formula
=DESTRA(B2;4) e ricopiarla in tutta la colonna Esercizio.

La colonna Conto dovrà consentire la scelta di un conto fra quelli inseriti nel foglio Piano_dei_Conti. Sarà possibile ottenere questo risultato utilizzando la funzione Convalida dati. Nella casella Consenti selezioneremo Elenco; nella casella Origine scriveremo la formula =piano_dei_conti. Infine confermiamo con il pulsante Ok.

La colonna Codice dovrà riportare il codice del conto selezionato. Utilizzando la funzione CERCA.VERT() è possibile cercare un valore nella prima colonna sinistra di una tabella, avendo in risposta un valore nella stessa riga da una colonna specificata.

Qualora non venga indicato un valore da cercare, la funzione restituisce l’errore #N/D. Per questo motivo inseriremo la funzione CERCA.VERT() all’interno di un’istruzione SE(). Il risultato finale della formula sarà il seguente:
=SE(C2″”;CERCA.VERT(C2;Piano_dei_Conti!A:B;2;FALSO);””)

La colonna Descrizione permette l’inserimento di una breve descrizione dell’operazione che si intende registrare in prima nota.

L’ultimo foglio che andremo a inserire si chiamerà Verifica e consentirà di mettere a confronto il consuntivo di due esercizi. La struttura del foglio dovrà essere speculare a quella del foglio Piano_dei_Conti ed ereditarne tutte le proprietà. Per questo, relazioneremo i due fogli collegando le celle del foglio Verifica con le medesime celle del foglio Piano_dei_Conti.

La formula da utilizzare per collegare la descrizione dei conti è la seguente:
=SE(Piano_dei_Conti!A2″”;Piano_dei_Conti!A2;””). Lo stesso sarà fatto per collegare il codice e l’indice di conversione. Le celle D1 ed E1 sono destinate a indicare gli esercizi che si vogliono mettere a confronto. Faremo in modo che, scrivendo gli esercizi, la tabella visualizzi il saldo di ogni conto. Per fare questo inseriremo nella colonna D la seguente formula:

=SE(A2=””;0;(MATR.SOMMA.PRODOTTO((Scritture!$A$2:$A$5000=$D$1)
*(Scritture!$C$2:$C$5000=A2)*
(Scritture!$E$2:$E$5000 – Scritture!$F$2:$F$5000)))*C2)

mentre nella colonna E sarà inserita la seguente formula:

=SE(B2=””;0;(MATR.SOMMA.PRODOTTO((Scritture!$A$2:$A$5000=$E$1)
*(Scritture!$D$2:$D$5000=B2)*
(Scritture!$E$2:$E$5000 – Scritture!$F$2:$F$5000)))*C2)

La cartella Excel per la gestione della prima nota e del riepilogo dei conti è completa. Non resta che relazionare le celle dei fogli SP, CO e CE del file IstanzaXBRL con le omonime celle del foglio Verifica del file Contabilità.

Apriamo, quindi, il file IstanzaXBRL. Le strutture di Stato Patrimoniale, Conto Economico e Conti d ‘ Ordine prevedono una colonna contenente i conti secondo la struttura dettata dal codice civile e una colonna per ogni esercizio dedicata alla digitazione dei valori (input).

Ogni cella di input del file IstanzaXBRL deve essere collegata alla cella del foglio Verifica del file Contabilità contenente il valore ascrivibile al medesimo conto. Ad esempio, la cella G14 del foglio SP della cartella IstanzaXBRL che si riferisce al conto Costi di impianto e ampliamento dovrà essere legata alla cella D4 del foglio Verifica del file Contabilità poiché anch ‘ essa si riferisce al medesimo conto. La formula da utilizzare, pertanto sarà la seguente:

=[Contabilità.xls]Verifica!$D$4

Questa operazione dovrà essere fatta per tutti i conti. Al termine dovranno essere inseriti i totali. Procedendo con l’immissione dei dati nei prospetti, il tool applica le regole di calcolo definite dalla tassonomia ed evidenzia eventuali incongruenze dei valori con un colore rosso. Per evitare incongruenze dovute agli arrotondamenti, il file evidenza esclusivamente le differenze dal valore assoluto superiore o uguale a dieci euro. I valori calcolati vengono riportati automaticamente nella colonna calc.

Verificata l’esattezza dei dati inseriti occorre compilare i fogli Indice e Anagrafica del file IstanzaXBRL. In particolare, nel foglio Indice occorre selezionare la tipologia di bilancio che si deve compilare, le date di inizio e fine dell’esercizio di riferimento e dell’esercizio precedente. Nel foglio Anagrafica, invece, occorre inserire le informazioni anagrafiche della società. La denominazione e il codice fiscale sono dati obbligatori.

Terminata la compilazione dei prospetti si può procedere alla generazione del file di istanza in formato XBRL. Per fare questo è necessario ritornare nel foglio Indice e premere il pulsante Genera istanza.

Per procedere alla visualizzazione dell’istanza in formato html premere il pulsante Visualizza istanza nel foglio Indice.

La presentazione del bilancio XBRL potrà avvenire secondo due diverse modalità:

  1. Bilanci online, in grado di garantire una più veloce ed agevole predisposizione e spedizione della pratica senza installare alcun software, permette l’invio di un bilancio con riconferma dell’elenco soci dell’anno precedente o di un bilancio che non necessita di presentazione dell’elenco soci;
  2. FedraPlus, da utilizzare sia per il deposito di un bilancio con presentazione di un nuovo elenco soci, sia per l’invio di un bilancio con riconferma dell’elenco soci dell’anno precedente o di un bilancio che non necessita di presentazione dell’elenco soci.

In ultima analisi, possiamo dire che l’adozione del linguaggio XBRL presenta vantaggi di costo e di di efficienza nella trasmissione e gestione delle informazioni: il bilancio d’esercizio – trasformato in un file chiamato istanza – contribuirà a creare una banca dati in grado di fotografare dell’economia del nostro Paese. Chi vi avrà accesso? Sicuramente il Fisco e gli istituti di credito. In ultimo i privati, previo pagamento di un corrispettivo ancora da determinare.

Concludiamo ricordando che, al momento, resta ancorata al tradizionale PDF la presentazione della nota integrativa e di tutti gli allegati al bilancio (Relazione sulla Gestione, Relazione del Collegio Sindacale, giudizio del revisore contabile e Verbale di Approvazione dell’Assemblea).