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CRM in Cloud: guida ai vantaggi, funzionalità e applicazioni in azienda

di Redazione PMI.it

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Tutto quello che c’è da sapere sul CRM in Cloud, soluzione pronta all’uso per semplificare e ottimizzare la gestione delle relazioni con i clienti.

Ottimizzare il rapporto con i clienti e tenere sotto controllo tutte le fasi del ciclo di vendita è l’obiettivo principale di un CRM in Cloud, che vanta una marcia in più rispetto alla versione on premise installata sulle apparecchiature informatiche locali. Il valore aggiunto è dato dalla “sede” del software di Customer Relationship Management, che non risiede all’interno di un hardware ma consiste in una piattaforma online sempre accessibile grazie alla connessione in rete.

Un’opportunità che per le imprese si traduce in un concreto risparmio sulla spesa ICT, non dovendo impiegare risorse economiche per coprire i costi di installazione, gestione e manutenzione.

Cosa cercare in un CRM Cloud based

Finalizzato a supportare in modo ottimale ogni processo commerciale delle imprese, un CRM basato sul Cloud deve semplificare la gestione di tutto ciò che concerne le relazioni con la clientela, effettiva e potenziale. Il software mette a disposizione degli utenti un tool di strumenti sia per gestire i clienti già acquisiti, sia per ingaggiarne di nuovi valorizzando le comunicazioni con prospect e lead. Sfruttare le potenzialità di un gestionale in Cloud significa centralizzare tutte le attività di interazione e renderle accessibili sempre e dovunque, proprio grazie alla condivisione in tempo reale.

È il Cloud provider a fornire una piattaforma completa e scalabile per andare incontro alle necessità aziendali, una soluzione pronta all’uso ed espandibile basata sul modello Cloud SaaS (Software as a Service). Spetta al fornitore, inoltre, occuparsi di implementare gli aggiornamenti del CRM in modo totalmente automatico. All’utilizzatore, invece, non resta che metterne a frutto tutte le potenzialità per promuovere e far crescere il business.

Vantaggi di un CRM online

Perché ogni azienda dovrebbe dotarsi di un CRM in Cloud? Intuitivo e user friendly, questo tipo di gestionale si caratterizza per la rapidità di implementazione che non prevede alcun programma da installare. Altri vantaggi riguardano:

  • accesso da qualsiasi device, anche in modalità mobile, che richiede solo una connessione Internet;
  • utilizzo immediato, successivo a una semplice configurazione online;
  • risparmio economico, basato su una spesa mensile per l’accesso al servizio;
  • scalabilità, grazie alla possibilità di implementare funzioni aggiuntive in tempi molto brevi;
  • aumento della collaborazione tra comparti aziendali differenti (contabilità, Marketing, vendite e altri ancora), i cui addetti possono accedere alla piattaforma in qualsiasi momento e condividerne le risorse;
  • integrazione con tutti i touchpoint aziendali, i punti di contatto e di relazione tra gli utenti e l’azienda stessa che rappresentano una fonte di informazioni fondamentale. Vengono considerati tali le telefonate, le email, le chat, i vari sistemi di messaggistica e il mondo social. L’interazione tra questi sistemi di comunicazione consente di valorizzare il patrimonio di dati in modo ottimale.

Ambiti di applicazione

L’interoperabilità è una caratteristica fondamentale del CRM ospitato sul Cloud, che entra in gioco in tutte le fasi del ciclo di vita del cliente. Gli ambiti di applicazione in azienda sono numerosi:

E-commerce

Sempre più imprese scelgono di affiancare un e-commerce ai canali di vendita tradizionali. Per averne il totale controllo è possibile collegare il portale a un software CRM, in modo da tracciare le abitudini di acquisto, individuare trend particolari, valutare i tassi di conversione e pianificare la lead generation.

Marketing e vendite

Offrendo una visione completa di clienti e lead, un software CRM in Cloud permette di gestire in modo efficace la rete di vendita e pianificare azioni di Marketing ad hoc. È uno strumento utile per organizzare tutte le attività commerciali, stabilire obiettivi e creare strategie personalizzate per ampliare la clientela.

Il patrimonio di dati condiviso, inoltre, rende possibile una valutazione dei risultati indispensabile per ottimizzare le azioni future.

Customer service

Focalizzando l’attenzione sui clienti, un sistema CRM garantisce esperienze di acquisto di qualità e, grazie alla gestione in Cloud, segue ciascun consumatore attraverso tutti i passaggi che caratterizzano il processo di vendita.

Contabilità

Customer Relationship Management e contabilità hanno diversi punti di incontro. Terreno comune, infatti, sono proprio i dati relativi agli acquirenti che possono essere valorizzati, combinati e utilizzati in modo da ampliare la conoscenza della clientela e studiare iniziative mirate. Solo per fare alcuni esempi, analizzando le fatture emesse è possibile definire precisi target di riferimento, diversificando comunicazione e promozioni.

Privacy e sicurezza nei gestionali in Cloud

Il Cloud Computing rappresenta una delle principali tecnologie abilitanti della trasformazione digitale, tuttavia, Il timore di perdere il controllo sulle informazioni coinvolge molte imprese. A frenarne l’adozione, ad esempio, è spesso la preoccupazione relativa agli attacchi informatici e alla privacy dei clienti.

Optare per un gestionale in Cloud, invece, è un’ulteriore garanzia per quanto riguarda la cybersecurity: i sofisticati sistemi di protezione dei dati garantiscono una maggiore difesa rispetto ai tradizionali server locali, più spesso esposti alle minacce.

Come funzionano i CRM in Cloud gratuiti e open source

Dotarsi di un CRM in Cloud è una scelta vantaggiosa per qualsiasi tipologia di impresa, tuttavia, le nuove attività e le aziende di piccole dimensioni hanno spesso a che fare con un budget di spesa IT limitato. In questi casi optare per un CRM open source o gratuito può sembrare la scelta più conveniente, purché si prendano in considerazione le effettive funzionalità e soprattutto i limiti.

Molte di queste risorse mettono a disposizione alcune funzioni base, offrendo un’esperienza spesso poco personalizzabile. Nella maggioranza dei casi è possibile integrare nuove funzionalità passando a una versione più completa, sostenendo i costi dell’aggiornamento.

Altri limiti possono riguardare le opzioni di integrazione e l’assistenza tecnica, che viene invece garantita affidandosi a un provider qualificato. Per trarre vantaggio da un software CRM free, inoltre, sono spesso necessarie alcune competenze tecniche specifiche.