Contabilità gestionale: perché è utile e come ottimizzarla senza errori

di Redazione PMI.it

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Come rendere la contabilità gestionale una leva per far crescere il business? Consigli pratici per scegliere un software efficace e passi falsi da evitare.

La contabilità gestionale svolge un ruolo fondamentale in ogni azienda e in molti ambiti professionali. Indipendentemente dal settore di attività, riuscire a impostare una gestione contabile e amministrativa basata su procedure innovative, snelle e veloci è il primo step per costruire il successo del business.

La gestione contabile è funzionale a tutti i processi che influiscono sulla crescita di un’impresa, tanto che un insieme di operazioni lente e macchinose rischia di generare ritardi ed errori. Oggi imprenditori e professionisti hanno davanti a sé una strada già spianata: affidarsi a soluzioni basate sulla digitalizzazione e sull’automatizzazione per efficientare e semplificare tutto ciò che concerne l’amministrazione della contabilità.

Gestionale contabilità: definizione e obiettivi

La contabilità aziendale comprende l’intera serie di procedure e metodologie impiegate per avere il pieno controllo economico di un’attività. È un sistema complesso che permette di misurare e analizzare costi e ricavi, di monitorare l’andamento e la redditività supportando le decisioni a breve e lungo termine.

Quando si parla di gestionale contabilità, nello specifico, si fa riferimento alla tecnologia abilitante che rende possibili tutte queste procedure. Un insieme di attività automatizzate che permette una gestione semplice di tutti i processi aziendali, declinato in vari strumenti che svolgono una precisa funzione.

Indipendentemente dal regime fiscale adottato, che può essere ordinario, semplificato o forfetario solo per fare alcuni esempi, un buon software contabilità deve essere in grado di rispondere a tutte le esigenze aziendali. Gli obiettivi possono essere sintetizzati come segue:

  • garantire la massima semplificazione delle pratiche amministrative;
  • consentire un notevole risparmio di tempo, grazie all’automatizzazione delle procedure che concede maggiore libertà agli addetti ai lavori;
  • ottenere risparmio economico, sfruttando la digitalizzazione dei documenti per limitare le spese.

Principali funzioni dei software contabilità

L’efficienza di un software contabilità risiede nella capacità di facilitare la gestione di tutti i processi aziendali, limitando i costi dovuti all’amministrazione analogica dei dati. Le funzioni abbracciano numerosi comparti aziendali, spaziando dalla contabilità generale alla fatturazione, comprendendo anche le attività di report e magazzino.

Gestione contabile generale

Un programma per la contabilità aziendale si occupa delle operazioni relative alla gestione della scrittura in prima nota, delle anagrafiche dei cespiti, della gestione dei registri IVA e delle liquidazioni IVA. Gestisce tutto ciò che riguarda le fatture, la riconciliazione bancaria e la gestione degli incassi e dei pagamenti.

Vendite e acquisti

Anche la creazione degli ordini, dei preventivi e delle note di credito può essere semplificata dotandosi di un software contabilità. L’obiettivo, infatti, è consentire un controllo completo del flusso commerciale.

Stampe e reportistica

La produzione di report e riepiloghi inerenti alla gestione contabile è un’altra funzione dei programmi per contabilità. Possono essere generati mastrini, bilanci di verifica, libro giornale, anagrafiche, scadenzario, al fine di tenere sotto controllo l’andamento dei costi e ricavi in modo ottimale.

Magazzino

Un gestionale contabilità completo ed efficiente integra anche la gestione del magazzino, che comprende inventario, creazione di ordini di acquisto e DDT monitorando giacenze e disponibilità.

Fatturazione elettronica

L’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria ha reso ancora più indispensabile l’utilizzo di un software contabilità da parte di professionisti e imprese.

Entrata in vigore il 1° gennaio 2019, la normativa impone l’abbandono del cartaceo e il ricorso a un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture interamente digitale in formato XML (eXtensible Markup Language).

Tra le funzioni dei gestionali contabili sono comprese tutte le attività legate al nuovo sistema di fatturazione:

  • emissione e invio al destinatario della fattura elettronica in formato XML, tramite SDI (Sistema di Interscambio);
  • ricezione delle e-fatture;
  • consultazione e conservazione a norma delle fatture elettroniche;
  • registrazione in contabilità delle fatture elettroniche emesse e ricevute.

Come scegliere il software contabilità più efficace

Quali sono i requisiti che un buon software di gestione contabile deve possedere? Le esigenze operative e amministrative possono variare in base alla tipologia di attività, differenziandosi ad esempio per le imprese e per i liberi professionisti.

La scelta del gestionale da adottare deve tenere conto delle effettive necessità, tanto che analizzare i vari processi interni e avere una panoramica precisa delle priorità è certamente il primo step da compiere. Una piccola impresa, ad esempio, potrebbe aver bisogno solo di alcune funzionalità base, mentre per le aziende più grandi è sempre indispensabile poter usufruire di un gestionale più completo che supporti ogni area del business.

Una relazione abbastanza stretta intercorre tra la contabilità e il CRM, il Customer Relationship Management che si occupa di automatizzare tutti i rapporti con la clientela: una gestione contabile efficiente consente di valorizzare alcune informazioni importanti, come la tipologia di prodotti acquistati da un utente e le modalità di pagamento utilizzate, delineando un profilo economico del cliente.

Proprio per soddisfare tutte queste richieste, i migliori gestionali contabili messi a disposizione da fornitori specializzati offrono soluzioni modulabili e flessibili. Gli aspetti da esaminare sono numerosi:

  • determinare se il gestionale deve essere utilizzato in una o più sedi aziendali e, soprattutto, se garantisce l’accesso da luoghi e dispositivi diversi;
  • prendere in considerazione le necessità del team di lavoro;
  • valutare le esigenze dei clienti, pensando a una eventuale condivisione delle informazioni (esigenza che tocca da vicino gli studi professionali che si occupano di elaborazione dati o gli stessi commercialisti, ad esempio);
  • analizzare le funzionalità e l’accessibilità di ciascuna soluzione, anche facendo riferimento alle recensioni e alle opinioni di altri imprenditori o professionisti che utilizzano la medesima risorsa.

Contabilità gestionale facile e veloce: errori da evitare

Un valido software di contabilità aziendale deve semplificare il lavoro, velocizzare i processi e ottimizzare le risorse. Solo in questo modo può contribuire alla crescita del business. A frenarla, tuttavia, sono spesso alcuni errori di fondo che rischiano di rallentare la gestione amministrativa:

  • gestire anche le più complesse operazioni contabili con software obsoleti e datati;
  • non rivolgersi a un provider qualificato, che possa offrire soluzioni innovative e su misura, assicurando supporto e consulenza mirata;
  • trascurare i vantaggi che derivano dall’implementazione di una gestione contabile in Cloud, una risorsa accessibile sempre e dovunque attraverso un collegamento alla rete Internet, anche dai dispositivi mobili. Un software Cloud based rappresenta la più efficace strategia di semplificazione della contabilità gestionale.