Live Documents: gestire documenti online

di Marco Mattioli

scritto il

Strumento avanzato per la gestione e la condivisione di documenti tra gruppi di utenti

Le applicazioni e i servizi in linea indirizzati alla gestione e alla condivisione di documenti sono in continua crescita nel Web, favorendo in modo particolare la produttività in ambienti professionali e aziendali.

Live Documents viene presentata come suite Office online dotata di strumenti e funzionalità in grado di renderla flessibile, potente, affidabile e familiare, adattandosi pertanto alle più recenti esigenze. Suo obiettivo primario è infatti di riuscire a offrire specifiche avanzate in stile Microsoft Office e di soddisfare richieste di collaborazione e mobilità tipiche di Google Docs, grazie anche al supporto di un’interfaccia utente intuitiva.

Si ha pertanto la possibilità di creare, modificare e condividere documenti, fogli di calcolo e presentazioni attraverso un’esperienza d’uso amichevole ed efficiente al tempo stesso. L’accesso al servizio è gratuito, ma l’account consente di utilizzare un numero massimo di 60 documenti per complessivi 100 MB di spazio utilizzabile. In ambiti professionali è quindi più opportuno aderire alla versione a pagamento, la quale estende a 1 GB l’area di memorizzazione e abbatte il limite del numero di file gestibili.

La finestra principale di lavoro è chiara ed essenziale, favorendo l’approccio degli utenti sin dal primo accesso. Icone ben individuabili si offrono per la creazione e l’importazione di documenti, operazione eseguibile anche direttamente da Google Docs. Quando si crea un nuovo documento, sia esso un file di testo, un foglio di calcolo o una presentazione, viene richiesta l’assegnazione di un nome, seguita dall’apertura di una finestra di condivisione per decidere quali contatti possano accedervi.

Questi sono importabili ad esempio da un account Google o in alternativa si possono inserire gli indirizzi di posta elettronica di riferimento desiderati, potendo anche contare su una comoda funzione di ricerca. Il passaggio successivo comporta l’inserimento del titolo del documento, eventualmente accompagnato da una descrizione e da tag. Viene quindi avviato il modulo corrispondente al tipo di documento selezionato, con la possibilità di distinguere tra differenti versioni e di far lavorare gli utenti in modo concorrente sul medesimo documento.

Live Writer consente di formattare i testi con i tipici comandi dei programmi di editing, potendo ad esempio ricorrere a formati, stili, tabelle, elenchi e paragrafi. Live Spreadsheets, dotato di un’ampia libreria di funzioni, si occupa dei fogli di calcolo e include opzioni per generare avvisi all’apertura dei file, i quali sono importabili direttamente da Excel mantenendo un’ottima compatibilità con il layout nativo. Live Presentations fornisce strumenti per assegnare diverse priorità agli utenti in fase di creazione dei contenuti da includere nelle presentazioni. Anche in questo caso viene garantita una buona compatibilità con PowerPoint sia in fase di importazione che di esportazione.