Consigli per meeting più efficaci

di Floriana Giambarresi

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Temete il vostro prossimo meeting? Ecco alcuni consigli per fare incontri di lavoro più efficienti e anche più divertenti.

I dirigenti delle aziende di tutto il mondo sono spessissimo alle prese con i meeting: alcuni sono improvvisati, altri programmati, alcuni più lunghi mentre altri prendono solo pochi minuti di tempo. Si fanno fisicamente, online, offline, in videoconferenza, a pranzo o a cena e sono indispensabili per la pianificazione e la crescita dell’impresa. Di seguito alcuni consigli per fare incontri di lavoro più efficaci e anche più divertenti.

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È innanzitutto indispensabile avere un chiaro leader. Chi è il responsabile del meeting? Chi ha l’ultima parola quando deve esser presa una decisione? Chi decide quando è il momento di prendere una pausa, cambiare il corso della conversazione o passare al brainstorming per decidere un’idea? Tutti dovrebbero sapere chi è che guida l’incontro.

Impostate un obiettivo, anche se spesso è la prima cosa a essere trascurata. È importante perché innanzitutto stabilisce i parametri: se si è a conoscenza di cosa si sta cercando di realizzare, allora sarà più facile raggiungerlo davvero. Come leader del meeting dovrete essere pronti a riconoscere il valore dei pensieri e delle idee altrui, ma è indispensabile aiutare le persone a muoversi verso l’obiettivo fissato. Gli obiettivi devono essere comunicati prima della riunione.

Limitate la lista degli invitati: più persone invitate, più è probabile che il meeting sia meno efficace. Con troppa gente sarà infatti più difficile ascoltare e riconoscere le idee e opinioni altrui, dunque includete nella lista solo quelle persone che desiderate partecipino davvero. No ai PowerPoint: in passato funzionavano, adesso no; meglio usare una lavagna gigante e scrivere le parole chiave, disegnare, fare un diagramma di flusso e figure stilizzate. A fine meeting scattate una foto alla lavagna con lo smartphone e condividetela immediatamente.

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