La stima inizale della durata per le attività di un progetto ipotizza l’accesso a tutte le risorse necessarie per compiere, in modo ideale e nel periodo più breve, il lavoro richiesto. Tuttavia, la pianificazione dei tempi deve presto considerare la reale disponibilità delle risorse. Come è immaginabile, queste disponibilità hanno dei limiti, d’altra parte non è possibile accedere a nuove risorse senza fare i conti con il budget di riferimento. La programmazione, dunque, deve badare ai tempi di consegna come alla necessità di pianificare e ottimizzare al meglio l’impiego di risorse limitate.

Per ottenere una schedulazione sostenibile occorre valutare il rapporto di reciproca dipendenza tra durate e risorse. È bene quindi considerare la successione delle attività e la loro durata come strettamente legate alla pianificazione delle risorse. Infatti, spostare un pacchetto di lavoro sulla scala temporale può significare incontrare o non incontrare la disponibilità di una risorsa. E ancora, variare il tempo di esecuzione di un’attività può richiedere un diverso carico di risorse. Viceversa, il cambiamento del livello d’impegno di una risorsa provocherà effetti sui tempi di svolgimento dell’attività.

Con il termine risorsa non si intende unicamente la risorsa uomo che compie lavoro. Si può fare riferimento anche a risorse informative o risorse materiali, come macchine, infrastrutture e materie prime. Anche queste entità, apparentemente meno implicate con lo svolgimento temporale del lavoro, hanno uno stretto legame con le durate. Ad esempio, il periodo di disponibilità delle materie prime da lavorare non può che condizionare le date e le durate della produzione.

Equilibrare i tempi di progetto con le risorse a disposizione non è un’operazione semplice. Anzitutto, c’è da chiedersi quali delle due variabili deve prevalere sull’altra. Possiamo scegliere che sia l’impegno delle risorse a determinare le durate delle attività (resource driven). Oppure, possiamo optare perché siano i tempi a vincolare l’uso delle risorse (time driven). La scelta può essere applicata al progetto o su ciascuna attività, ed è suggerita dalla peculiarità del lavoro e dalle aspettative.

In situazioni limite, un progetto può essere interamente time driven quando la data finale è un vincolo stabilito dal cliente, ad esempio per ragioni di stagionalità del prodotto o di penali sui ritardi di consegna. In tal caso, tutte le risorse richieste dovranno essere a disposizione per assicurare le consegne stabilite. D’altro canto, un progetto è interamente resource driven quando la disponibilità delle risorse guida le decisioni del progetto e diventa la variabile prevalente. La carenza di attrezzature causata dalla mancata approvazione di nuovi investimenti, ad esempio, può dilatare consapevolmente i tempi di progetto.