Nella realizzazione di un progetto, il punto focale nella fase di avvio è la realizzazione della pianificazione. Ma cosa si intende con il termine di pianificazione e quando ha inizio? Istintivamente viene da pensare a una semplice sequenza dell’attività da realizzare in parallelo all’avvio del progetto, tuttavia l’attività di pianificazione riveste un ruolo talmente importante che richiede un’analisi dettagliata di tutte le varie fasi in cui si struttura.

Forse, bisognerebbe innanzitutto capire quando ha inizio il progetto. per alcuni nel momento in cui si discutono i requisiti con il possibile committente, per altri contestualmente alla firma dell’ordine. La pianificazione, invece, prende il via in quella fase propositiva che consente di identificare le caratteristiche del progetto sulla base delle quali si conforma un preventivo.

In questa primo momento, che definiremo “pianificazione di proposta“, è necessario svolgere tutta la fase di analisi che consente di identificare, sulla base dei requisiti espressi, i punti cardine su cui ruota l’intero progetto nelle sue componenti.
È adesso che vengono individuate quelle che tecnicamente si chiamano WBS (Working Breakdown Structure) o FBS (Features Breakdown Structure) in conseguenza della metodologia diProject Management che si intende adottare.
Parleremo di WBS se la metodologia che verrà seguita si conforma ai dettami del PMI (Project Management Institute), mentre si userà il termine FBS qualora si utilizzino gli strumenti definiti nella metodologia PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments).

Successivamente, si passa alla stesura del cosiddetto “piano operativo di progetto“, che consiste nell’individuazione delle risorse materiali e di lavoro necessarie per poter “far andare in porto” con successo quanto richiesto dal committente.
Di fatto, si tratta di redigere in queste due fasi una prima strutturazione, tale da consentire una valutazione in termini di impegno finanziario e temporale per la realizzazione del progetto in esame.

A questo punto si arriva al terzo livello di pianificazione: la realizzazione del piano operativo di dettaglio, che presuppone l’acquisizione della commessa e quindi il vero è proprio kick-off del progetto.

Ma ricapitoliamo le fasi in sintesi, per poi dettagliarle singolarmente: identificazione delle attività necessarie (WBS/FBS); stima delle durate e delle risorse (lavoro/materiale); definizione della successione logica delle attività; determinazione del cammino critico; determinazione del budget di progetto; identificazione delle responsabilità per le singole attività.

Identificare le attività necessarie significa soprattutto riuscire a definirne, con la massima precisione, i confini. Indipendentemente dal modello adottato si richiede la massima precisione nello scegliere le componenti e nel definire i punti di contatto che collegano ciascun elemento agli altri. Non esiste un solo criterio per identificare tali componenti, ciascuno si basa sul proprio vissuto professionale, percorrendo uno dei differenti cammini che conducono alla definizione degli elementi costitutivi del progetto.
Un errore nell’identificazione delle componenti si riflette in modo devastante sui successivi passi di pianificazione con effetti non misurabili che possono compromettere l’intero progetto.

Una volta note le componenti del progetto, dovrebbe risultare relativamente semplice effettuare una stima della durata delle attività produttive necessarie e delle risorse da impiegare, in termini di lavoro ma anche e soprattutto finanziari.