Estrazione dei dati da un software gestionale: come scegliere il giusto ERP

di Paolo Orlando

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Emettere ordini e fatture, registrare scritture di prima nota contabile e inserire movimenti di magazzino: sono tutte operazioni che ormai qualunque software gestionale per Pmi permette di compiere senza grandi problemi.

Queste, perciò, sono funzionalità  standard che non dovrebbero essere utilizzate come metro di giudizio, nella scelta di un software con il quale gestire le attività  della propria azienda.

Risulta invece vincente la scelta orientata verso un software che permetta di poter estrapolare senza grandi problemi, i dati memorizzati per mezzo di esso all’interno di un database.

I dati inseriti nelle tabelle del database sono infatti una fonte preziosa per l’azienda. La possibilità  di estrarre informazioni dai dati inseriti per mezzo del software gestionale, rappresenta un’opportunità  per l’azienda, di migliorare il proprio modo di operare.

Dovrebbero essere scartati a priori i software gestionali con non offrono sufficiente elasticità  nell’elaborazione dei dati inseriti per mezzo di essi. Un dato non utilizzabile non costituisce un vantaggio per l’azienda, essendo invece un inutile spreco.

La scelta deve cadere su software gestionali dotati di semplici interfacce per l’estrapolazione ed elaborazione dei dati.
Il dato può essere ricavato per mezzo di semplici query, oppure inserito in un report più o meno complesso.

Alcuni software gestionali offrono limitate possibilità  di personalizzare la reportistica offerta in dotazione. Altri ancora, non permettono di modificare documenti che non siano quelli “operativi” (es. ordini, fatture, ddt, ecc.).

L’ideale è un software che contenga al suo interno interfacce per la creazione di query, realizzabili anche da soggetti che non hanno grande dimestichezza con la sintassi propria delle interrogazioni di database. Oltre a questo, il software deve essere dotato di uno strumento di reportistica integrato, che permetta autonomia operativa all’utente, che si traduce in semplicità  di realizzazione e modifica di un report.

I dati inseriti per mezzo di un software gestionale sono di vitale importanza per l’andamento dell’azienda.

Ad esempio, il confronto fra le date delle scadenze delle fatture e le date di effettivo incasso, permette di conoscere in modo preciso, l’effettiva dilazione offerta ai clienti. Con una semplice query oppure per mezzo di un report, l’informazione potrà  essere messa a disposizione di chi ne ha bisogno. Dato questo che potrà  essere utilizzato in sede di trattativa commerciale, ovvero per poter pianificare i flussi finanziari dell’azienda e i relativi impegni di natura finanziaria.

Non poter analizzare i dati con semplicità , si concretizza in un decremento delle prestazioni dell’azienda, che si traduce in una redditività  minore.