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Sistemi ERP e adozione in azienda

di Redazione PMI.it

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Se si inizia a pensare in termini di efficienza l’ERP entra in scena come naturale protagonista: guida ragionata alla scelta, sfruttando le agevolazioni.

Un software gestionale ERP (Enterprise Resource Planning) è in grado di gestire, in modo integrato, tutti i processi aziendali facendo in modo che dati e informazioni siano condivisibili velocemente internamente.

Tuttavia, in molte aziende ancora oggi si usano ancora piccoli gestionali che aiutano l’azienda in singoli settori o soluzioni artigianali creati ad hoc per le esigenze dei singoli uffici/studi/realtà d’impresa (excel, access, ecc,).In entrambi i casi il sistema informatico è scarsamente integrato, le informazioni spesso ridondanti e senza connessione, con modalità di condivisione di dubbia efficienza.

Un sistema ERP è un invece gestionale esteso e integrato, un insieme di applicazioni software che – avendo lo stesso database – condividono le stesse informazioni e le gestiscono in modo coordinato.

Ad esempio, grazie a moduli nativi un ERP gestisce magazzino, CRM clienti/fornitori, amministrazione, finanza, risorse umane, produzione, distribuzione, pianificazione e marketing. E questa lista si può estendere a quasi ogni settore aziendale.

La differenza principale tra i sistemi gestionali e i sistemi ERP consiste nell’integrazione tra i processi e nella potenza di elaborazione offerta.

  • I software gestionali sono pensati per rispondere alle esigenze di PMI e piccole aziende: solitamente il software è preconfezionato, la personalizzazione e la scalabilità sono difficoltose e dipendono spesso dalle esigenze della singola azienda, spesso è possibile effettuare un numero limitato di parametrizzazioni, soprattutto legate ai documenti ed alle stampe da gestire.
  • Il sistema ERP è un sistema esteso e integrato per definizione, dove ogni funzione è implementata in modo nativo: per questo, quando si parla di ERP non si parla di “pacchetti integrati o integrabili” ma di progetti software, che partono dall’analisi delle esigenze aziendali nel loro complesso, seguendo una visione puntata all’integrazione di tutti i processi e non solo alle singole funzionalità.

L’integrazione di tutte le attività aziendali in un unico sistema è utile anche per supportare il management nelle decisioni aiutandolo ad individuare quali sono i processi che creano valore e quali no, avere in tempo reale, in modo completo e facilmente accessibile tutti i dati e le informazioni permette al management di pianificare le migliori strategie per perseguire gli obiettivi.

Adottare un sistema gestionale ERP nella propria azienda apporta vantaggi:

  • Integrazione del flusso di informazioni. I sistemi ERP aiutano le aziende ad integrare il flusso di informazioni tra i diversi processi aziendali.
  • Migliora l’efficienza operativa e produttiva. I dati e le informazioni di tutti i settori sono disponibili su un’unica piattaforma nel momento e nel luogo giusto, con conseguente riduzione dei costi e un aumento del controllo sulla gestione aziendale.
  • Maggiore funzionalità nei flussi aziendali di processo. Ogni attività viene progettata per rendere minimo il numero di operazioni da fare e la sua durata.
  • Unicità dei dati. Avere un sistema unico ed integrato permette una gestione delle informazioni unificata e medesima per tutte le sedi senza rischi di duplicazioni ed errori.
  • Riduzione dei costi operativi. Il miglioramento dell’efficienza gestionale porta alla definizione di processi aziendali più mirati, definiti e veloci con relativi risparmi di tempo e costi.
  • Migliore gestione delle risorse umane. Il personale viene inserito nei vari reparti e può essere dedicato a più mansioni; inoltre può essere valutato sulla base di risultati certi e misurabili.
  • Maggiore flessibilità. Uno dei maggiori vantaggi del software ERP nelle piccole imprese è l’agilità e la flessibilità per adattarsi alle esigenze del mercato o alle condizioni imposte dagli acquirenti.

Oggi sul mercato c’è un’offerta di software molto vasta. Nello scegliere come orientarsi fra le proposte occorre tenere presente che un sistema ERP deve avere soprattutto quattro caratteristiche essenziali:

  • massima flessibilità di utilizzo
  • grande capacità di automatizzazione dei flussi aziendali
  • disponibilità delle informazioni in tempo reale
  • che il sistema sia anche in grado di adattarsi ad eventuali cambiamenti organizzativi che possono verificarsi nel tempo.

Adottare un sistema ERP è una scelta che comporta costi di software, sviluppo e soprattutto formazione del personale interno: l’apporto del sistema deve quindi compensare queste voci di costo, producendo un aumento di efficienza e un’ottimizzazione produttiva tale da rendere conveniente il passaggio.

=> PMI: come implementare un nuovo ERP in azienda

La scelta di un sistema ERP deve essere dettato da una visione strategica a medio e lungo termine, considerando i futuri sviluppi dimensionali dell’azienda: è chiaro che sostenere un investimento maggiore per l’acquisto di un sistema ERP, rispetto ad una soluzione meno costosa, significa acquisire un alto numero di funzionalità. Questo potrebbe sembrare anche eccessivo al momento dell’acquisto, ma rappresenta, in realtà, un investimento per la futura crescita dell’azienda.

Pertanto, nel momento in cui si vanno a confrontare le diverse soluzioni, bisogna considerare non solo il costo, ma anche le opportunità di sviluppo e gli eventuali investimenti, che si dovrebbero sostenere in futuro, per sviluppare le funzionalità del sistema specifico a quelle che il sistema ERP già contiene, qualora lo sviluppo dimensionale dell’azienda lo richieda.

L’adozione di un sistema ERP all’interno di una azienda può essere agevolato anche utilizzando le agevolazioni messe a disposizione dalla normativa come il super ammortamento sull’acquisto dei beni immateriali, che comprende appunto sistemi software ERP, sistemi MES (Manufacturing Execution System), system integration, piattaforme e applicazioni connesse a investimenti in beni materiali «Industria 4.0».

di Cristiano Montesi, CEO di IDEA Services (servizi per imprese ed enti pubblici su Privacy, ICT, Qualità, Finanza agevolata, Editoria, Marketing e comunicazione, Internazionalizzazione).