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Tecnologie per risparmiare in azienda: guida Microsoft per PMI

di Alessia Valentini

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Guida al risparmio in azienda grazie all'IT: ecco tutti gli ambiti di intervento migliorabili con la tecnologia.

La spending review di moderna fattura è una pratica importante di valutazione dei costi, individuazione dei correttivi ed implementazione delle necessarie ottimizzazioni, anche in azienda. Per attuarla è bene avvalersi di esperti che effettuino un tailoring della realtà aziendale, ma nelle PMI non sempre è possibile a causa dei costi, con il rischio di effettuare tagli a casaccio.

Per una ottimizzazione fai-da-te delle infrastrutture aziendali, potrebbe essere una buona idea affidarsi ai consigli degli stessi fornitori IT: Microsoft ha realizzato ad esempio una guida  per le PMI che tratta estensivamente tutti gli ambiti di intervento migliorabili con la tecnologia.

Ottimizzazione  comunicazione, stampa e trasferte. Dopo anni di presenzialismo obbligato alle riunioni, è tempo di passare alla videoconferenza VoIP basta un pc collegato a Internet a banda larga ed una soluzione di Unified Communicazion e Collaboration come quelle di Microsoft (ma anche di Avaya o Cisco, solo per citarne alcune). Questi sistemi offrono anche invio e ricezione fax digitali oltre alle classiche telefonate e chat testuali. Il tutto, con risparmio su costi di trasferta, di carta e di bolletta.

Digitalizzazione. Oltre ai benefici in termini di sostenibilità ambientale e di conformità alle nuove polizie della PA, la dematerializzazione consente di abolire la carta per quanto concerne fatture, moduli, contratti e quanto altro. Dai faldoni agli archivi virtuali.

Il cliente prima di tutto. Accogliere le esigenze dei clienti significare produrre incrementando le garanzie di vendita. Per farlo si deve estendere l’ascolto anche ad agenti, venditori e partner grazie a soluzioni di CRM da condividere con l’intero canale. Ad esempio con Microsoft Dynamics CRM o sfruttando anche funzionalità di marketing innovativo per creare campagne ad hoc estese all’ambito Social.

Business in mobilità. La diffusione di dispositivi mobili è una garanzia di business continuity da sfruttare in ottica BYOD: dai meeting virtuali mentre si è in treno all’accesso documenti sul server aziendale in trasferta, sono mille i modi in cui sfruttare reti mobili e cloud computing. Consentire a chi è fuori azienda di essere connesso alle proprie risorse significa risparmiare tempo e denaro, per l’azienda e per il dipendente. Smartphone e applicazioni connesse ai server aziendali devono dunque diventare strumenti di lavoro di cui dotare la forza vendita e  i dipendenti che effettuano attività in esterno.

Sito web aziendale come hub di risorse. Le cloud private consentono di trasformare il sito aziendale in una piattaforma di accesso unico e di condivisione di tutte le risorse, le applicazioni e gli strumenti di lavoro dell’impresa. In questo caso Microsoft strizza l’occhio alle PMI con Office 365  (posta elettronica, progettazione e realizzazione di siti web, applicazioni online del pacchetto Office, integrazione di strumenti audio e video per le riunioni virtuali , ecc.) .

Risparmio energetico. Già i server di classe A abbattono i consumi e implementano funzioni di stand-by e ibernazione in modo ottimizzato. In più, con la virtualizzazione è oggi possibile una gestione selettiva delle macchine virtuali (che possono esser spente nei periodi a basso carico di lavoro). Una soluzione ad hoc la fornisce Microsoft System Center Virtual Machine Manager nella nuova versione 2012, ma certamente anche VMware e tanti vendor hardware, che si stanno attrezzando con prodotti equivalenti.

Misura e migliora. Come nei principi del ciclo di Deming, controllo e ottimizzazione si applicano per risparmiare sui processi, senza però ostacolare la produzione. Quando si valutano i costi che si possono ridurre è essenziale calcolare bene il rischio connesso ai tagli di spesa: il monitoraggio intelligente di queste variabili è gestibile mediante i sistemi di Business Intelligence di consueto usati per la misurazione delle performance aziendali e come cruscotto direzionale.

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