Strumenti di collaborazione e condivisione in linea: Acrobat.com

di Marco Mattioli

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Acrobat.com rappresenta un insieme di strumenti di collaborazione per avere documenti di vario genere e comunicare a 360° con il proprio gruppo di lavoro

I servizi web sono in continua evoluzione e si rendono così disponibili strumenti sempre più avanzati rivolti anche all’organizzazione di attività aziendali, senza perdere di vista gli indispensabili aspetti legati a sicurezza e privacy. Vengono soprattutto favorite mobilità e reperibilità, che rappresentano elementi di rilievo per migliorare la produttività. Adobe offre Acrobat.com un servizio gratuito di comunicazione in tempo reale, rivolto alla gestione, archiviazione e condivisione di documenti di diverso tipo.

Gli strumenti sono in particolare costituiti da un elaboratore di testi, un’utility per conferenze ed un convertitore PDF. L’interfaccia utente appare amichevole e facilita l’organizzazione dello spazio disponibile. I file sono suddivisibili per autore, data di creazione, estensione o versione. Buzzword è un word processor che risulta adatto per definire proposte, prendere nota di idee o redigere rapporti da sottoporre al team. Le sue specifiche richiamano in parte quelle dei tipici programmi desktop, ma occorre tenere presente che in questo caso l’interfaccia è Web e quindi non è necessaria alcuna installazione.

Il suo funzionamento è basato sul WYSIWYG e quindi ciò che viene rappresentato nella finestra di editazione viene riprodotto esattamente allo stesso modo durante la stampa, sia che si tratti di elementi grafici che testuali. Vi è la possibilità di aggiungere note e commenti, distinguendoli facilmente mediante l’assegnazione di diversi colori. Alla stesura dei documenti possono ovviamente contribuire più persone, debitamente autorizzate.

Per ciascun file, in ogni momento si possono acquisire informazioni su stato, autore, ora e data dell’ultima modifica apportata. Il salvataggio avviene in automatico e per evitare spiacevoli sorprese resta traccia di ogni revisione per richiamare versioni precedenti. La formattazione comprende diversi elementi, come gli elenchi numerati e puntati e vi è il supporto di immagini nei formati GIF, JPEG e PNG, che sono ridimensionabili e posizionabili tra il testo. Vi è la compatibilità con i formati più diffusi in importazione ed esportazione: Microsoft Word (DOC e DOCX), Rich Text Format (RTF), testo puro (TXT), PDF e HTML.

ConnectNow favorisce la condivisione di idee e progetti mediante la discussione con altri collaboratori in linea. Si riesce così ad usufruire di un tool per la condivisione immediata di strategie e concetti, con conseguente riduzione dei costi. I supporti di comunicazione disponibili sono note grafiche e di testo, chat audio/video e schermate condivise. Il numero massimo di partecipanti per ciascuna sessione è tre, valore che limita le conferenze di gruppo. Gli spazi virtuali sono assegnati univocamente per agevolare l’accesso ai partecipanti.

Utili le funzioni di connessione desktop remoto e di invio di un collegamento univoco ad una risorsa (URL) per evitare di dover ricorrere al classico allegato. Acrobat.com è un tool potente, sicuro, affidabile e versatile per il lavoro di gruppo, che ha nell’immediatezza d’uso una delle specifiche più interessanti, in quanto è sufficiente avere disponibile un collegamento Internet per accedere ai documenti, in qualsiasi parte del mondo ci si trovi.