Rendere l?archiviazione strategica delle email una realtà

di Redazione PMI.it

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Strategie di archiviazione pensando alle esigenze future

Sono ormai lontani i giorni in cui le aziende potevano adottare un approccio progressivo all’archiviazione. Non è più appropriato implementare soluzioni di archiviazione “tattiche” o separate per diverse tipologie di contenuti se si desidera conservare le informazioni per scopi legali o di compliance. Non è possibile ignorare il fatto che la crescita dei dati e le domande di eDiscovery richiedano una strategia di archiviazione intelligente, che soddisfi problematiche quotidiane, pur offrendo una soluzione flessibile e conveniente per una conservazione sul lungo periodo.

Le aziende con budget contenuti e risorse limitate che desiderano gestire l’email archiving devono identificare i dati da conservare, per quale motivo e per quanto tempo. È fondamentale che comprendano che cosa si deve conservare, ma anche perché potrebbe essere necessario accedervi, da chi e con quale frequenza. Un’altra considerazione importante dovrebbero essere le implicazioni legali: vi sono infatti regole e normative specifiche per i periodi di conservazione che non possono essere ignorate per motivi di conformità. Una volta considerati tutti questi fattori, dovrebbe essere più semplice determinare le policy di conservazione per i dati, nonché decidere come devono essere archiviati attraverso il loro ciclo di vita.

Dovendo affrontare esigenze di archiviazione in evoluzione, molte aziende devono gestire anche la complessità legata all’esigenza di tenere in considerazione il processo di backup esistente. Le tecnologie tradizionali non sono necessariamente le più efficaci per archiviare file individuali perché tendono a copiare tutto. L’approccio più valido è quello di utilizzare una piattaforma moderna in grado di identificare, archiviare e recuperare i file individuali velocemente. Questo approccio semplifica il processo di archiviazione da parte dell’IT , riduce gli investimenti in storage costoso e facilita l’applicazione e l’aggiornamento regolari delle policy di conservazione.

Una piattaforma integrata consente di associare diversi processi di backup e archiviazione – dalla deduplica al ripristino complesso – in un’unica operazione. La pressione è sicuramente in aumento per le aziende che devono salvare i dati e questa tendenza molto probabilmente farà diventare ancora più rigidi i requisiti normativi. È quindi fondamentale che i dati siano copiati un’unica volta ma riutilizzati ovunque, per ridurre i requisiti di storage e facilitando al contempo la ricerca delle informazioni. È altrettanto importante che le copie vengano cancellate quando lo specifico periodo di conservazione è trascorso.

Le aziende dovrebbero pensare attentamente ai potenziali problemi che potrebbero nascere dall’implementazione di tecnologie non adatte allo scopo. Una soluzione puntuale – veloce ed economica – può sembrare una buona idea, ma potrebbe dimostrarsi più dispendiosa sul lungo termine. È importante che le imprese investano in tecnologie che indirizzano le esigenze attuali, ma che abbiano anche le potenzialità per soddisfare quelle future. Confrontarsi con realtà che hanno già affrontato e risolto con successo questi temi può essere utile.

Il miglior consiglio che posso offrire è che ogni azienda – desiderosa di adottare un approccio strategico alle esigenze di archiviazione – deve essere in grado di affrontare tutte le tipologie di contenuto, così come considerare e includere una vasta gamma di opzioni di storage (e quindi valutare seriamente i vantaggi del cloud). Farlo come parte integrante di un piano di data management complessivo garantirà che l’investimento sia effettuato su una piattaforma che può organizzare grandi quantità di dati e contribuirà alla riduzione delle problematiche legate alla gestione dell’IT.

Articolo gentilmente concesso da Cristian Meloni, PreSales and Professional Services Manager, CommVault