La comunicazione scritta sul lavoro deve rispondere ad alcuni requisiti fondamentali: qualsiasi sia l’obiettivo – trasmettere informazioni, inviare consensi, inoltrare richieste – è indispensabile evitare fraintendimenti e assicurarsi che il messaggio sia comunicato in modo chiaro e preciso.
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Nel business writing, infatti, la maggiore difficoltà sta nell’esprimere le proprie intenzioni in modo corretto e coinvolgente, agevolando la lettura e la comprensione del messaggio senza l’ausilio del linguaggio non verbale.
Quali sono i punti chiave della comunicazione scritta in ambito professionale?
1. Chiarezza: il messaggio da comunicare, così come il motivo per cui si sta scrivendo, devono essere specificati in modo inequivocabile evitando inutili giri di parole e senza pretendere che il destinatario legga tra le righe.
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2. Tenere conto del destinatario: la stesura del contenuto deve essere adattata al destinatario del messaggio, cercando di visualizzarlo fisicamente mentre si scrive.
3. Sensibilità: meglio evitare l’uso di termini e toni eccessivamente duri, meglio preferire un tono colloquiale cercando di rispettare la sensibilità del destinatario soprattutto se si affrontano questioni delicate, o se si presume che le informazioni divulgate possano destare preoccupazione nel lettore.
4. Non solo email: non tutte le comunicazioni dovrebbero essere inoltrate via email. Ci sono alcuni argomenti che richiedono un incontro faccia a faccia, evitando così di essere fraintesi o di originare pericolose distorsioni.
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