Due email a settimana per ottimizzare il lavoro

di Teresa Barone

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La comunicazione tra i manager e i dipendenti dovrebbe limitarsi a due email a settimana. Ecco perché.

Ridurre le ore di lavoro trascorse in ufficio ed evitare che i dipendenti debbano fermarsi oltre la fine dell’orario per portare a termine un progetto in corso: non è un obiettivo irraggiungibile se i manager imparano a gestire al meglio il proprio team limitando l’invio di comunicazioni via email a due volte a settimana.

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Una strategia insolita che si basa su una teoria molto diffusa: la lettura di troppi messaggi di posta elettronica rischia di deconcentrare e compromette la produttività.

Per questo motivo, i manager dovrebbero inviare solo due email a settimana, rispettivamente il lunedì e il venerdì. Un primo messaggio finalizzato a illustrare i programmi dei cinque giorni a seguire, e un secondo invio per fare il punto della situazione.

Ma attenzione: l’email del lunedì deve chiarire le aspettative cercando di distribuire i compiti in modo da non “sforare” il numero di ore lavorative stabilito, impostando obiettivi realistici e realizzabili e accennando ai progetti che, invece, saranno spalmati nel tempo.

Il venerdì, invece, il capo deve comunicare quanto completato nel corso della settimana e stilare un elenco di impegni ancora non conclusi, invitando i collaboratori a proporre suggerimenti o commenti.

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In questo modo, l’email che conclude la settimana rappresenta un messaggio positivo che valorizza il lavoro svolto e il contributo di tutti.

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