Il punto di partenza per organizzare meeting di lavoro realmente produttivi e utili è rappresentato dall’osservazione accurata delle riunioni svolte nel tempo, un monitoraggio costante che aiuta a individuare errori, best practice da replicare e migliorare la pianificazione degli incontri.
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Una strategia che si basa su una serie di quesiti da porsi al termine di ciascun meeting, domande da rivolgere alla maggior parte dei soggetti coinvolti (possibilmente entro 24 ore dal termine dell’incontro) per assicurarsi punti di vista diversi.
1. Lo scopo della riunione era chiaro? Una risposta positiva, seguita da una descrizione molto sintetica dell’obiettivo individuato, rappresenta un punto a proprio favore.
2. La riunione era veramente necessaria? I partecipanti possono aver individuato il fine del meeting ma, allo stesso tempo, considerarlo un motivo futile e non sufficientemente importante da indire un incontro sul tema.
3. La conversazione è stata equilibrata? Capire se il dialogo tra i presenti è stato strutturato in modo da lasciare a tutti la possibilità di parlare, e farsi ascoltare, è fondamentale per capire se la riunione ha avuto il successo sperato.
4. Gli esiti del meeting possono offrire un contributo evidente all’azienda? Anche se lo scopo è stato compreso e giustifica la convocazione, non è detto che per i partecipanti sia stata una mera “perdita di tempo”.
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5. Come avremmo potuto organizzare la riunione meglio di così? Le risposte saranno molto utili per rendere ancora più efficaci gli appuntamenti futuri.
