Pranzare o cenare con qualcuno è il modo migliore per fare conoscenza e instaurare un buon rapporto, anche d’affari. Un incontro d’affari che avvenga fuori dall’ufficio, in un “territorio neutro” e in cui si possa condividere qualcosa di personale con il cliente o con il partner commerciale, deve essere organizzato e portato avanti tenendo determinati comportamenti e seguendo un vero e proprio galateo ad hoc per questo tipo di incontri.
Al manager può capitare di dover organizzare e presenziare ad un pranzo di lavoro. I principali aspetti da curare per la buona riuscita dell’incontro sono:
- la scelta del ristorante ideale: non ha senso individuare un bel ristorante alla moda, ma prenotare una sala molto caotica e poco adatta a parlare di affari;
- il modo per arrivare in orario al luogo dell’appuntamento;
- le regole da seguire riguardo all’uso del telefono cellulare: una per tutte, evitare di lasciar squillare il cellulare, se proprio non si può fare a meno di tenerlo spento, mentre qualcuno sta illustrando un progetto;
- gli argomenti di conversazione da evitare;
- cosa fare e cosa non fare a tavola: quando smettere di parlare, di mangiare e di trattare;
- come comportarsi al momento di pagare il conto.
Un aspetto da non trascurare è la predisposizione dei posti: al cliente o al partner della trattativa deve essere riservato il miglior posto con vista sala e scelte, come vicini, persone con cui si possono avere punti di contatto. In un pranzo di lavoro, come in ogni incontro d’affari, è molto importante la prima impressione, per cui presentarsi sempre puliti e ordinati, con barba e capelli curati, non sono aspetti da trascurare.
Le donne, in particolare, non devono mai esagerare con il trucco o con l’abbigliamento troppo sexy o eccessivamente alla moda e stravaganti, a meno che il settore lavorativo non sia quello della creatività (agenzie di pubblicità, spettacolo). La “busines etiquette” dà consigli molto utili per comportarsi nel modo migliore fin dal momento della presentazione.
Infatti, meglio tendere la mano dicendo semplicemente il proprio nome e cognome, abbandonando espressioni come “Piacere”, ormai desuete, e stando bene attenti al nome di chi si presenta. Non si fa bella figura se non si ricorda il nome della persona con cui dobbiamo trattare. Al momento della stretta di mano, poi, chi la porge deve essere sempre la persona più importante o la donna, mai l’uomo.
Chi decide se darsi del tu o del lei, tra due persone? Non ci si dà del tu automaticamente. Dovrebbe essere la persona più importante, o più anziana, a proporlo. Dopo le presentazioni si passa al cibo. Come ci si comporta all’arrivo delle portate? Non si dirà mai “Buon appetito”, ma si comincerà a mangiare quando tutti gli ospiti sono serviti o quando chi ha organizzato l’incontro fa il primo passo. Sono regole di bon ton che peraltro dovrebbero valere per tutti e in ogni occasione.
Infine, chi paga? Generalmente il pranzo è offerto da chi ha lanciato l’invito o, comunque, dalla controparte interessata all’incontro e che lo ha organizzato. Per facilitare il manager nell’organizzazione di pranzi o cene d’affari sono sempre di più i corsi di business etiquette organizzati da esperti. I manager e i dirigenti d’azienda, seppure con un ottimo background familiare e un’ottima educazione, se desiderano migliorare la loro capacità di relazionarsi con gli altri, soprattutto se si tratta di controparti straniere, possono trarre giovamento da corsi di galateo che illustrino e spieghino come comportarsi quando ci si trova davanti a persone con usi e costumi diversi dai nostri.
