Ogni sistema di protocollo informatico deve ottemperare alle specifiche indicazioni riportate nel dpr 445-28/12/2000 e nel regolamento attuativo dPCM 31/10/2000. Le Pubbliche Amministrazioni dal 1° gennaio 2004, ai sensi dell’art. 50, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, devono pertanto:
- definire un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati
- individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici
- istituire i servizi per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi
- nominare i responsabili di tali servizi
- redigere e adottare il manuale di gestione del sistema documentario
- introdurre un sistema informatico per la gestione documentale che preveda almeno il nucleo minimo del protocollo informatico
Per nucleo minimo si intende la componente del sistema di protocollo informatico in grado di effettuare le operazioni di registrazione, segnatura, classificazione e fascicolazione dei documenti. Sono tenute a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati le pubbliche amministrazioni indicate nell’art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e cioé:
- le amministrazioni dello Stato
- le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo
- le regioni, le province, i comuni, le comunità montane
- i consorzi e le associazioni dei predetti enti
- gli istituti autonomi case popolari
- le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni
- gli enti pubblici non economici
- gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative
- le istituzioni universitarie
- le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale
Di cosa stiamo parlando
Il manuale di gestione è uno strumento introdotto dalla normativa emanata in applicazione del dpr 428/1998 poi confluita nel decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e ribadito nel successivo dPCM 31/10/2000 (artt. 3 e 5). Lo scopo del manuale di gestione è realizzare uno strumento di supporto organizzativo modulare, flessibile e completo per la gestione documentale, al fine di:
- mettere a norma la gestione documentale dell’Ente
- fornire regole chiare nella gestione dei documenti
- diminuire la movimentazione dei documenti cartacei
- ridurre i rischi connessi alla perdita dei documenti
- abbassare i tempi di ricerca degli originali cartacei e delle copie digitali all’interno del sistema Informatico
- tracciare il disegno evolutivo del sistema informatico e organizzativo dell’Ente
