La conservazione a norma delle fatture elettroniche è un obbligo fiscale che riguarda tutte le Partite IVA, compresi i contribuenti in regime forfettario. Non si tratta di un semplice archivio digitale ma di una procedura regolata da norme precise, necessaria per garantire nel tempo autenticità, integrità e leggibilità dei documenti fiscali.
Si tratta di un adempimento strutturale e permanente, con effetti che si estendono su più anni, ma che torna al centro dell’attenzione in prossimità della scadenza annuale del 31 gennaio.
Cos’è la conservazione a norma delle fatture elettroniche
Tra i diversi adempimenti fiscali con impatto sulle Partite IVA e su contribuenti in regime forfettario, la conservazione a norma dei documenti fiscali in formato digitale è il processo che consente di mantenerli validi secondo quanto previsto dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale (Dlgs 82/2005) e dalla normativa tributaria. Per le fatture elettroniche, la conservazione non coincide con la semplice memorizzazione del file XML ma richiede l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi e l’inserimento dei documenti in un sistema che ne garantisca la non modificabilità.
Conservazione fatture elettroniche: chi è obbligato
L’obbligo di conservazione riguarda tutte le Partite IVA in regime ordinario ed contribuenti in regime forfettario che emettono fatture elettroniche, nonché chi riceve e-fatture tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Dal momento in cui la fatturazione elettronica è obbligatoria anche per i Forfettari, l’adempimento della conservazione si applica senza eccezioni, indipendentemente dal volume d’affari.
Quali documenti vanno conservati
Devono essere portati in conservazione:
- le fatture elettroniche emesse;
- le fatture elettroniche ricevute;
- le note di credito e di debito elettroniche;
- gli altri documenti fiscali informatici rilevanti ai fini IVA.
I documenti devono restare conservati per dieci anni, come previsto dall’articolo 39 del DPR 633/1972.
Tempistiche di conservazione: la scadenza annuale
La normativa prevede che la conservazione venga completata entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Poiché il termine ordinario per la dichiarazione è fissato al 31 ottobre, la conservazione delle fatture relative all’anno precedente deve essere completata entro il 31 gennaio dell’anno successivo.
Questa scadenza riguarda anche i contribuenti forfettari e si rinnova ogni anno, indipendentemente dalla modalità di emissione delle fatture.
Come effettuare la conservazione sostitutiva delle fatture
La conservazione può essere gestita:
- tramite il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate disponibile nel portale “Fatture e Corrispettivi”;
- affidandosi a un intermediario accreditato che offra servizi di conservazione conformi al CAD.
Requisiti di conservazione a norma
Le regole per effettuare correttamente la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali elettronici sono indicate nel DM Finanze 17 giugno 2014 nel rispetto del codice civile, del CAD e delle regole tecniche che riguardano la tenuta della contabilità.
La conservazione a norma deve permettere la ricerca da un archivio informatico in relazione almeno a: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche. Deve prevedere anche l’apposizione di una marca temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Conservazione retroattiva con il servizio AdE
Il servizio online sul portale “Fatture e Corrispettivi” (raggiungibile al percorso: “Fatturazione elettronica e Conservazione > Conservazione > Accedi alla sezione conservazione”) permette anche la conservazione retroattiva dei documenti precedenti alla data di attivazione del servizio.
Il contribuente può aderire attivando questa formula e procedere con l’adempimento nel rispetto della scadenza annuale, indicando la data a partire dalla quale le fatture transitate sullo SdI devono essere portate in conservazione. Il limite massimo è il 1° gennaio del secondo anno precedente a quello dell’adesione.
Se non viene indicata una data retroattiva, sono portate in conservazione le fatture inviate a SdI dal giorno successivo alla data di adesione.
Sanzioni in caso di mancata conservazione
L’omessa o irregolare conservazione dei documenti fiscali può comportare sanzioni amministrative fino a 8.000 euro, come previsto dall’articolo 9 del Dlgs 471/1997.
Oltre alla sanzione, l’assenza di documenti conservati correttamente può avere effetti negativi in caso di controlli fiscali, rendendo più complessa la difesa della propria posizione.
