L’aggiornamento 2026 della guida all’uso di CIVIS riporta al centro dell’attenzione uno dei servizi fiscali più usati nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. La piattaforma consente la gestione online di richieste di assistenza su comunicazioni di irregolarità, avvisi telematici e cartelle di pagamento, seguendo la pratica fino all’esito dell’ufficio e, nei casi previsti, caricando chiarimenti e documenti a supporto.
- Cosa è CIVIS e come funziona
- Gli atti fiscali con assistenza online via CIVIS
- Chi può presentare una richiesta CIVIS
- Come compilare la domanda
- Testo della richiesta e chiarimenti al Fisco
- Documenti, allegati e invio file
- Seconda richiesta e riesame pratica
- Consultazione richieste e stato pratica
- Esiti, aggiornamenti e chiusura pratica
- Controlli di sicurezza sui file allegati
Cosa è CIVIS e come funziona
CIVIS è il canale di assistenza online dell’Agenzia delle Entrate per alcune comunicazioni e atti fiscali. La richiesta viene presentata dall’area riservata e permette di dialogare con l’ufficio competente sulla posizione da esaminare, con ricevuta, identificativo della pratica e consultazione dello stato di lavorazione. Il servizio rientra tra gli strumenti in area riservata dell’Agenzia delle Entrate e raccoglie dati fiscali, comunicazioni, servizi di assistenza, deleghe e funzioni digitali per contribuenti, Partite IVA e intermediari.
Il nucleo principale di CIVIS riguarda l’assistenza su comunicazioni di irregolarità, avvisi telematici e cartelle di pagamento derivanti dai controlli automatizzati delle dichiarazioni o dalla liquidazione delle imposte sui redditi soggetti a tassazione separata. L’uso più frequente è per gli avvisi bonari, cioè le comunicazioni con cui il Fisco segnala anomalie, importi dovuti o dati da chiarire prima dell’eventuale fase successiva della riscossione.
La logica di CIVIS è quella della tracciabilità: ogni istanza viene acquisita dal sistema, collegata a un numero di pratica e resa consultabile fino alla chiusura. Per contribuenti e professionisti significa poter seguire la lavorazione senza disperdere richieste tra sportelli, telefonate e canali separati. La piattaforma dialoga anche con altri servizi: dalla richiesta di modifica F24 alle istanze di autotutela sugli avvisi di liquidazione relativi ai contratti di locazione, fino alle comunicazioni sull’imposta di bollo sulle fatture elettroniche.
Gli atti fiscali con assistenza online via CIVIS
La richiesta CIVIS può essere presentata quando il contribuente ha ricevuto una comunicazione, un avviso telematico o una cartella di pagamento collegata a controllo automatizzato o tassazione separata. Il canale di arrivo dell’atto può essere diverso: avviso telematico, PEC, lettera o raccomandata A/R. Per le cartelle, il servizio aiuta a individuare l’atto tramite codici presenti nel documento. Il tema si collega alla cartella di pagamento AdER, che resta l’atto con cui l’Agenzia delle Entrate-Riscossione chiede il saldo di somme affidate dagli enti creditori.
Se l’assistenza su una cartella viene accolta, anche in parte, CVIS può rendere disponibile la comunicazione di sgravio e trasmettere le informazioni all’Agenzia delle Entrate-Riscossione. Il contribuente trova così nella consultazione gli importi aggiornati e l’esito della lavorazione.
Chi può presentare una richiesta CIVIS
Possono usare CIVIS i contribuenti, gli intermediari, i rappresentanti legali delle persone fisiche e le persone di fiducia abilitate. Nel caso dei rappresentanti legali rientrano, tra gli altri, tutori, curatori speciali, amministratori di sostegno e genitori di minori.
Questa impostazione consente di gestire online anche le posizioni di chi opera tramite delega o assistenza professionale. Per studi, CAF e intermediari, CIVIS è quindi uno strumento di lavoro per seguire comunicazioni, cartelle e chiarimenti direttamente dentro l’ecosistema digitale del Fisco.
Come compilare la domanda
Per avviare una richiesta di assistenza CIVIS bisogna indicare il codice fiscale del contribuente e selezionare la tipologia di atto. In base alla scelta, il sistema chiede dati ulteriori per collegare l’istanza alla posizione fiscale corretta.
Per comunicazioni e avvisi telematici serve il numero identificativo di 13 cifre presente sull’atto. Per le cartelle, invece, la ricerca può avvenire con codice atto di 11 cifre, identificativo della cartella di 17 cifre oppure identificativo della partita di ruolo.
Nel modulo devono essere inseriti anche indirizzo email e nominativo di riferimento. Dopo l’invio, il sistema assegna alla pratica un identificativo di 13 cifre, con le prime otto cifre riferite alla data di acquisizione.
Testo della richiesta e chiarimenti al Fisco
Il campo Informazioni relative alla richiesta di assistenza è la parte più delicata dell’istanza. Qui vanno indicati gli elementi utili alla correzione dell’esito, le motivazioni della domanda e le informazioni che aiutano l’ufficio a valutare la posizione. La capienza del campo è di 3.000 caratteri.
Una richiesta efficace dovrebbe riportare atto ricevuto, anomalia contestata, dati dichiarativi interessati, versamenti o comunicazioni già disponibili e correzione attesa dall’ufficio. Per le comunicazioni di irregolarità, CIVIS serve soprattutto a fornire chiarimenti su dati già trasmessi o valutati in modo diverso dall’Amministrazione. La domanda va quindi costruita sul contenuto dell’atto, evitando allegati che replicano documenti già presenti negli archivi fiscali.
Documenti, allegati e invio file
Gli allegati vanno usati quando aggiungono documenti assenti dagli archivi dell’Agenzia o elementi utili richiesti dall’ufficio. Per comunicazioni, avvisi e cartelle collegate ai controlli automatizzati, modelli F24 e dichiarazioni già trasmesse sono di norma già disponibili nei sistemi fiscali.
Durante la lavorazione, l’ufficio può chiedere prospetti riepilogativi, ulteriori elementi informativi o chiarimenti. In questo caso il contatto avviene tramite telefono o e-mail, usando i recapiti indicati nella richiesta.
Per integrare una prima istanza già presentata, l’invio dei file passa dal servizio Consegna documenti e istanze. Nella motivazione dell’invio, la categoria da selezionare è CIVIS e l’oggetto indicato è Documentazione per riesame pratica CIVIS.
Seconda richiesta e riesame pratica
La novità della guida aggiornata riguarda la seconda richiesta di assistenza per comunicazioni e avvisi telematici. Il contribuente o l’intermediario può chiedere una nuova valutazione dopo il primo esito, aggiungendo chiarimenti o informazioni rimaste fuori dalla domanda iniziale.
La seconda richiesta consente anche di caricare documenti elettronici direttamente durante la compilazione. Il limite previsto è di 10 file, con dimensione massima di 20 MB per ciascun documento e formati ammessi secondo le regole documentali dell’Agenzia.
La funzione va letta come parte del servizio Civis, non come tema autonomo. Il valore editoriale sta nel rafforzamento della piattaforma: assistenza, riesame, documenti ed esiti restano dentro lo stesso percorso digitale.
Consultazione richieste e stato pratica
La sezione Consultazione delle richieste permette di seguire lo stato di lavorazione e l’esito delle istanze inviate. La funzione vale per comunicazioni, avvisi, cartelle, modifiche F24, autotutela su avvisi di liquidazione per locazioni e comunicazioni sul bollo delle fatture elettroniche.
La ricerca può essere fatta tramite numero di pratica CIVIS o altri criteri disponibili nella piattaforma. Selezionando la pratica, l’utente può visualizzare il riepilogo dell’istanza, salvare la richiesta o stamparla.
La consultazione mostra anche le richieste che riguardano il contribuente e che sono state presentate da un intermediario delegato. Dal giorno lavorativo successivo all’acquisizione può essere visibile l’ufficio che ha preso in carico la pratica.
Esiti, aggiornamenti e chiusura pratica
Quando la lavorazione si chiude, nella colonna Riepilogo esiti richiesta viene messo a disposizione un file con le attività svolte dall’ufficio e la valutazione finale. Lo stato della pratica passa a CHIUSA.
Se l’ufficio aggiorna la comunicazione, nella colonna Documento aggiornato può comparire la nuova versione dell’atto, consultabile, salvabile e stampabile. In caso di regolarizzazione parziale, il documento può includere anche un modello F24 precompilato con gli importi rideterminati.
Per le cartelle di pagamento, l’accoglimento totale o parziale della richiesta rende disponibile una comunicazione di sgravio. In caso di rigetto, la piattaforma mostra l’esito della lavorazione e la colonna del documento aggiornato resta priva di file.
Controlli di sicurezza sui file allegati
Gli allegati caricati in CIVIS sono sottoposti a controlli di sicurezza per verificare l’assenza di virus, macro e altri elementi attivi. Durante questa fase, lo stato della richiesta può risultare IN VERIFICA. Se un file presenta elementi bloccanti, la pratica viene registrata come SCARTATA e viene generata una ricevuta di scarto nella consultazione. L’utente riceve una comunicazione all’indirizzo e-mail indicato e può presentare una nuova richiesta con documenti corretti o sostituiti.
Il controllo sugli allegati chiude il percorso digitale di CIVIS: invio dell’istanza, eventuale integrazione, consultazione, esito e conservazione della ricevuta restano nella stessa area riservata, con un tracciamento utile sia al contribuente sia all’intermediario.
