La geolocalizzazione dei dipendenti che lavorano in smart working è praticabile per le aziende che la impiegano per registrare l’inizio e la fine della prestazione. Il Tribunale ha annullato un ordinanza con cui il Garante Privacy aveva sanzionato un datore di lavoro pubblico per l’uso di un’applicazione di timbratura da remoto, e ha ricondotto quello strumento alla famiglia dei sistemi di rilevazione delle presenze, esclusi dalle garanzie procedurali che lo Statuto dei Lavoratori impone agli apparecchi di controllo a distanza.
In sintesi:
- il Tribunale di Cosenza si è pronunciato con la sentenza n. 972 del 1° luglio 2026;
- l’atto annullato è il provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 135 del 13 marzo 2025, con sanzione da 50mila euro;
- la qualificazione dello strumento poggia sull’art. 4, comma 2, della legge 20 maggio 1970, n. 300;
- il Garante ha annotato la temporanea rimozione del provvedimento dal proprio sito in ottemperanza alla decisione;
- la sentenza non è appellabile ai sensi dell’art. 10, comma 6, del D.Lgs. 1° settembre 2011, n. 150.
Timbratura geolocalizzata fuori dal controllo a distanza
Il Tribunale di Cosenza, con la sentenza n. 972 del 1° luglio 2026, ha qualificato l’applicazione di timbratura geolocalizzata come strumento di registrazione degli accessi e delle presenze ai sensi dell’art. 4, comma 2, dello Statuto dei Lavoratori, sottraendola alle garanzie procedurali che il comma 1 impone agli apparecchi da cui derivi la possibilità di controllo a distanza dell’attività lavorativa.
La distinzione fra i due commi decide l’intera vicenda. Il primo ammette gli strumenti di controllo a distanza soltanto per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, e li subordina all’accordo con le rappresentanze sindacali oppure all’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Il secondo esclude da quelle procedure gli strumenti che servono al lavoratore per rendere la prestazione e quelli di rilevazione delle presenze, dal badge elettronico al tornello. Poiché l’art. 21 della legge 22 maggio 2017, n. 81 richiama espressamente l’art. 4 anche per il lavoro agile, la collocazione dell’applicazione nell’uno o nell’altro comma determina se l’azienda debba negoziare un accordo sindacale oppure no.
Il criterio adottato dal giudice guarda al funzionamento reale dello strumento. L’applicazione acquisiva le coordinate del dispositivo soltanto nell’istante della marcatura, senza consentire la ricostruzione degli spostamenti né la misurazione dei tempi di permanenza, e per questo non è stata assimilata a un sistema di sorveglianza. La qualificazione giuridica discende dalle funzioni che la tecnologia rende disponibili al datore di lavoro, e su quel criterio si misura ogni sistema di controllo dei dipendenti.
Sanzione del Garante sulla geolocalizzazione nel lavoro agile
Il Garante Privacy aveva dichiarato illecito il trattamento e irrogato una sanzione da 50mila euro con il provvedimento n. 135/2025, contestando sei distinti profili di violazione del Regolamento europeo e del Codice Privacy. L’istruttoria era partita dal reclamo di una dipendente e da una segnalazione del Dipartimento della Funzione Pubblica, trasmessa per il tramite dell’Ispettorato per la funzione pubblica.
La procedura contestata andava in realtà ben oltre oltre la timbratura. Il personale, scelto a campione, veniva contattato al telefono dall’ufficio incaricato dei controlli, invitato a effettuare una doppia marcatura in entrata e in uscita con la geolocalizzazione attiva, e subito dopo a dichiarare per email il luogo esatto in cui si trovava. L’ufficio confrontava poi la posizione rilevata con le sedi indicate nell’accordo scritto di lavoro agile e verbalizzava l’esito. Nel caso che ha originato il reclamo, la discordanza fra ubicazione dichiarata e posizione accertata ha fatto scattare una contestazione disciplinare, poi sospesa. Secondo le difese dell’ente, il trattamento ha riguardato circa cento dipendenti su 540, e la funzione di geolocalizzazione è stata disattivata in autotutela nel corso dell’istruttoria.
La posizione dell’Autorità sul merito era netta e conserva rilievo come orientamento del Garante anche dopo l’annullamento.
Le diverse esigenze di controllo dell’osservanza dei doveri di diligenza del lavoratore in smart working non possono infatti essere perseguite, a distanza, con strumenti tecnologici che, riducendo lo spazio di libertà e dignità della persona in modo meccanico e anelastico, comportano un monitoraggio diretto dell’attività del dipendente non consentito dallo Statuto dei lavoratori e dal quadro costituzionale.
Consenso del dipendente e base giuridica del trattamento
Il consenso prestato dal lavoratore non costituisce per il Garante una base giuridica valida nel rapporto di lavoro, e l’Autorità lo ha ribadito anche in questo caso richiamando l’orientamento consolidato in sede europea sull’asimmetria fra le parti del contratto. La sentenza valorizza invece il consenso informato fra le garanzie che accompagnavano la timbratura, e su questo apre una divergenza che il datore di lavoro farebbe bene a considerare prima di riscrivere le proprie procedure.
La differenza ha conseguenze pratiche immediate. Un’azienda che fondasse la liceità della geolocalizzazione sul solo consenso raccolto attraverso l’app si troverebbe con una base giuridica che l’autorità di controllo considera inidonea, esposta quindi a un procedimento sanzionatorio a prescindere dall’esito favorevole ottenuto in questo giudizio. Lo stesso vale per la delibera interna o per il regolamento aziendale sul lavoro agile, dato che il Garante ha escluso che un atto amministrativo generale possa fondare un trattamento che le fonti sovraordinate non consentono.
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Adempimenti privacy cofermatii dalla sentenza
L’annullamento riguarda la qualificazione dello strumento sotto lo Statuto dei Lavoratori e lascia impregiudicati gli obblighi che il titolare del trattamento deve comunque assolvere quando raccoglie dati di posizione dei dipendenti. Dei sei profili contestati dal Garante, la decisione incide su quello relativo alla base giuridica del controllo; gli altri riguardano adempimenti previsti dal Regolamento europeo sulla protezione dei dati che sopravvivono alla pronuncia e che continuano a esporre l’azienda in caso di ispezione o reclamo.
| Elemento della configurazione | Condizione da rispettare |
|---|---|
| Momento della rilevazione | la posizione viene acquisita soltanto all’atto della marcatura, senza tracciamento durante l’orario di lavoro |
| Conservazione del dato | le coordinate non sopravvivono all’attestazione della presenza e la sede di lavoro è l’unica informazione archiviata |
| Informativa | informativa privacy dedicata ai sensi dell’art. 13 del GDPR, che il regolamento aziendale sul lavoro agile non sostituisce |
| Valutazione d’impatto | DPIA ai sensi dell’art. 35 del GDPR svolta prima dell’attivazione della funzione, trattandosi di lavoratori qualificati come interessati vulnerabili |
| Controlli mirati | nessuna verifica a campione della posizione richiesta al dipendente fuori dalla normale timbratura |
| Uso disciplinare | i dati raccolti fuori dai limiti dell’art. 4 sono inutilizzabili per una contestazione, in base all’art. 2-decies del Codice Privacy |
La richiesta di marcare e dichiarare la propria posizione è una procedura diversa dalla timbratura ordinaria e la sua finalità dichiarata era la verifica del rispetto dell’accordo individuale. Un’impresa che oggi replicasse quella procedura di controllo a campione, contando sul precedente di Cosenza, applicherebbe la decisione al di là di ciò che la decisione ha qualificato.
Sentenza non appellabile e ricorso per Cassazione
La decisione è definitiva salvo ricorso per Cassazione, perché le controversie sui provvedimenti del Garante sono regolate dal rito del lavoro e l’art. 10, comma 6, del D.Lgs. 1° settembre 2011, n. 150 stabilisce che la sentenza che definisce il giudizio non è appellabile. L’Autorità dispone quindi di un solo mezzo di impugnazione, per motivi di legittimità.
Nel frattempo, il Garante ha dato esecuzione alla pronuncia e ha annotato sul proprio sito la temporanea rimozione del provvedimento sanzionatorio.
Per le imprese la conseguenza è duplice: la timbratura da remoto con rilevazione della posizione dispone oggi di un precedente giurisdizionale favorevole ma quel precedente riguarda una configurazione ben delimitata, sostenuta da informativa, valutazione d’impatto e assenza di verifiche sulla posizione al di fuori della marcatura.
Chi ha disattivato la funzione dopo il provvedimento del 2025 può riattivarla ripartendo da quei requisiti, con la consapevolezza che l’orientamento dell’Autorità di controllo non è mutato.
