La WBS (Work Breakdown Structure) è uno strumento per la scomposizione analitica di un progetto. Attraverso un diagramma, o mediante elenchi strutturati e descrittivi, essa mostra tutte le parti di un progetto a diversi livelli di dettaglio, dai primi sotto-obiettivi fino ai compiti specifici.

La rappresentazione gerarchica definisce sottosistemi sempre più piccoli fino all’individuazione di pacchetti di attività (work packages). Quest’ultima operazione è lo scopo fondamentale della WBS, ossia identificare chiaramente, all’ultimo livello gerarchico, compiti attribuibili alla responsabilità di un’unica risorsa, e definirli in modo tale che possano essere pianificati, disposti di budget e infine controllati.

La WBS comprende da un lato gli elementi che formano una consegna al cliente (deliverables), dall’altro i principali compiti necessari per realizzare e consegnare tali elementi. In fondo, la WBS vuole rispondere alla seguente domanda: “A seguito degli obiettivi definiti, cosa occorre fare in concreto?”

Le logiche con cui si destrutturano i progetti sono di vario tipo e dipendono dal tipo di progetto, dalle strutture aziendali e da scelte gestionali. In tutti i casi, le attività da pianificare, eseguire e controllare devono essere largamente condivise e comunicate.

Esempio WBS descrittiva e grafica

Nell’esempio riportato, i tre livelli sono stati chiamati rispettivamente sotto-obiettivo, attività e compito. Tuttavia, come vedremo, il termine e l’oggetto relativo a ogni livello, come il numero di livelli inclusi nella WBS, possono variare notevolmente.

A cosa serve

La WBS stabilisce lo sviluppo del progetto ponendosi come importante punto di riferimento. Da un lato essa specifica nel dettaglio quello che deve essere eseguito, dall’altro delimita i confini del progetto escludendo dalla sua struttura tutto ciò che non occorre al raggiungimento degli obiettivi.

Proprio attraverso la discussione necessaria per realizzare una WBS, gli interessati al progetto raggiungono un accordo sul suo ambito, sugli eventi fondamentali (milestones) e sulla definizione delle attività e responsabilità da assegnare alle risorse. La WBS ha dunque un’origine collaborativa ed è un valido strumento di comunicazione e di intesa.

È importante sottolineare che una WBS ben congegnata è la giusta premessa per una organizzazine efficace ed efficiente.