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Gestione delle fatture attive con Access

di LavoroImpresa

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Come creare un database Access per gestire e stampare le fatture attive in azienda, evitando gli errori più comuni della fatturazione manuale.

Alcune piccole imprese nell’esercizio della loro attività emettono fatture attive compilando manualmente formulari prestampati. Quelle più informatizzate, invece, utilizzano mezzi alternativi quali Excel, Word o Blocco Note di Windows. In tutti i casi, il risultato è una caotica gestione documentale che si traduce nella generazione di numerosi file che, a lungo andare, diventeranno difficili da gestire soprattutto durante la fase di ricerca. Il metodo più indicato e che offre un buon rapporto semplicità di realizzo/funzionalità è sicuramente Access, il database Microsoft. Il nostro nuovo database si chiamerà Fatture (scarica l’esempio).

Tutorial

Creiamo una nuova tabella che nomineremo Clienti nella quale saranno contenute tutte le informazioni dei clienti e conterrà i seguenti campi: Ragione_Sociale, Indirizzo, Citta. Al fine di poter relazionare la tabella con le altre tabelle del database occorre creare la chiave primaria che chiameremo IdCliente. Fatturazione=> come numerare le nuove fatture dal 2013Per chiave primaria si intende la definizione di uno o più campi il cui valore identifica in modo univoco ciascun record della tabella (per inserire la chiave primaria, durante la visualizzazione struttura, selezionare il campo e richiamare il menu a comparsa con il tasto destro del mouse). Le caratteristiche della chiave primaria sono di tipo Contatore, dimensione campo Intero lungo, Indicizzato con i duplicati non ammessi (l ‘ indice univoco non consente di inserire voci duplicate nel campo indicizzato). Con il termine “Relazione di un campo” si intende un’associazione stabilita tra due campi comuni contenuti in due tabelle diverse. In breve, la possibilità di fare riferimento ad alcuni specifici record contenuti in un’altra tabella. Utilizzando una tabella destinata a contenere l’elenco di tutti i clienti, non saremo, quindi, costretti a digitare nuovamente l’anagrafica completa del cliente ogni volta che viene emessa una fattura. In questo modo, il rischio di errore verrà inevitabilmente ridotto al minimo. Completeremo la tabella Clienti con i seguenti ulteriori campi: CAP, Prov, PartitaIva, Telefono e Email. La tabella dei clienti è completa. Per l’inserimento delle fatture abbiamo bisogno di due tabelle. Occorre, infatti, considerare la fattura come l’unione di due elementi: la testata e il dettaglio. La testata è destinata a contenere le informazioni relative al cliente e alla fattura stessa, quali data e numero ad esempio. Il dettaglio, invece, è necessario a contenere l’elenco dei prodotti ceduti o dei servizi prestati e il relativo prezzo. Avendo chiaro questo schema provvederemo a creare la tabella della testata che, convenzionalmente, chiameremo Testata_Fattura. In essa saranno contenuti i campi Numero e Data. Per permettere la relazione del cliente con la fattura inseriremo anche il campo IdCliente, le cui caratteristiche saranno di tipo Numerico, dimensione campo Intero lungo e Indicizzato con duplicati ammessi. => Leggi come automatizzare un archivio fatture con Access

Nella scheda Ricerca delle proprietà del campo faremo in modo di visualizzare il controllo Casella di riepilogo, Tipo origine riga Tabella/query. Nel campo Origine riga selezioneremo dall’elenco la tabella Clienti precedentemente creata, Colonna associata 4, Numero colonne 4. Infine, anche in questo caso, andremo a creare la chiave primaria della tabella chiamata IDTestataFattura. L’ultima tabella che occorre creare è il Dettaglio_Fattura, i cui campi sono Descrizione (di tipo Testo è destinato a contenere la descrizione del bene ceduto o della prestazione eseguita), Quantita e Prezzo (di tipo Numerico, dimensione campo Precisione doppia) e infine IVA (di tipo Numerico, dimensione campo Intero lungo, conterrà l ‘ aliquota IVA). Fattura differita: come emetterla e in quali casiLa tabella Dettaglio_Fattura dovrà essere relazionata con la tabella Testata_Fattura, per questo motivo inseriremo il campo IDTestataFattura, le cui caratteristiche saranno di tipo Numerico, dimensione campo Intero lungo e Indicizzato con i duplicati ammessi. Per completare creiamo la chiave primaria IDDettaglioFattura. Provvediamo, adesso, a relazionare le tabelle. Se infatti osserviamo il database ci accorgiamo che le tre tabelle hanno in comune un campo: tra la tabella Clienti e la tabella Testata_Fattura c’è il campo IDCliente mentre tra la tabella Testata_Fattura e la tabella Dettaglio_Fattura il campo di join è rappresentato da IDTestataFattura. E sono proprio questi i campi che andremo a relazionare. Dal menu “Strumenti” accedere alla voce relazioni. Dalla finestra “Mostra tabella” inseriremo le tre tabelle appena create. Lo schema proposto è un aspetto grafico del nostro database con le tabelle rappresentate come finestre e i campi all’interno di esse. Le chiavi primarie sono evidenziate in grassetto. Trascinare il campo IDTestataFattura della tabella Testata_Fattura sull’omonimo campo della tabella Dettaglio_Fattura e successivamente il campo IDCliente della tabella Clienti sull’ omonimo campo della tabella Testata_Fattura. In entrambi i casi comparirà la finestra Relazione che ci comunica che il tipo di relazione che andremo a creare sarà di Uno-a-molti. Applicheremo l’integrità referenziale e l’aggiornamento e la modifica di campi e record correlati a catena. =>La gestione delle fatture insolute con Access e Word

Partendo dalle tabelle appena create, svilupperemo le maschere utilizzando la creazione guidata iniziando dalla maschera Clienti. L’autocomposizione è uno strumento di Access che, in base a una serie di domande poste, crea l ‘ oggetto con le caratteristiche desiderate.

Per creare la maschera Clienti occorre selezionare tutti i campi presenti in tabella eccetto l’IDCliente in quanto, essendo di tipo contatore, si alimenta automaticamente. Al termine della procedura per la compilazione della maschera Clienti si provvederà a compilare la fattura. Inseriremo prima i campi della tabella Testata_Fattura (eccetto il campo IDTestataFattura) e successivamente quelli della tabella Dettaglio_Fattura (eccetto i campi IDDettaglioFattura e IDTestataFattura). Fatturazione elettronica=>nuove regole da giugno La procedura, riconoscendo una composizione testata-dettaglio, ci chiederà di indicare il tipo di maschera che si vuole creare. Confermeremo il tipo di Maschera con sottomaschere applicando a quest’ultima il layout di tipo Foglio dati. Al momento del salvataggio nomineremo la maschera della testata come Fattura mentre la sottomaschera Dettaglio. Prima di poter utilizzare il database è necessario creare il report per la stampa fatture. Anche in questo caso utilizzeremo l’autocomposizione inserendo i campi della tabella Testata_Fattura (questa volta includendo il campo IDTestataFattura), quello della tabella Dettaglio_Fattura e i campi della tabella Clienti. Durante l’autocomposizione è importante che sia aggiunto un nuovo livello di gruppo intestato al campo IDTestataFattura. Al termine della procedura guidata salveremo il report con il nome Fattura. Il report generato dalla procedura guidata presenterà, fra gli altri, il gruppo Intestazione report. Nel nostro caso specifico, dopo aver visualizzato il report in Struttura, dovrà essere eliminato. Nel gruppo Intestazione IDTestataFattura cancelleremo l’indicazione del campo. Richiamando le proprietà con il tasto destro del mouse selezioneremo alla voce Interruzione pagina il valore Prima di sezione. In questa sezione dovranno essere inseriti i dati dell’impresa che emette la fattura. Allo stato attuale, la nostra fattura risulterà priva di totali. Per ogni riga di dettaglio inseriremo due campi contenenti formule: il primo calcolerà l’imponibile; il secondo l’IVA. Dalla casella dei controlli, inseriremo una casella di testo che rinomineremo Imponibile. Richiamarne le proprietà con il pulsante destro del mouse e nella voce Origine controllo inserire l’espressione = [QUANTITA] * [PREZZO] e il Formato di tipo Valuta. La stessa procedura verrà usata per creare il campo relativo all’IVA. Nella voce Origine controllo inseriremo la seguente espressione =[IMPONIBILE]*[IVA]/100. Per inserire i totali della fattura inseriremo nel gruppo Piè di pagina IDTestataFattura il campo rinominato Tot_Imponibile contenente la seguente espressione: =Somma([QUANTITA]*[PREZZO]). Il campo nominato Tot_IVA contenente l’espressione =Somma(([QUANTITA]*[PREZZO])*[IVA]/100). Infine il campo Tot_Fattura contenente l’espressione =[TOT_IMPONIBILE]+[TOT_IVA].

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Sollecito pagamento fatture