La gestione delle fatture insolute con Access e Word

di LavoroImpresa

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Ecco un programma semplice per la gestione amministrativa dei pagamenti in piccole aziende, uffici e PMI realizzato con la suite Microsoft Office: solleciti, fatturazione e insoluti.

Per gestire il recupero degli insoluti in azienda si può ricorrere al pacchetto Microsoft Office: per individuare le imprese insolventi, determinare il grado di criticità dell’insoluto e scrivere alle aziende morose un sollecito a saldare il debito o, nei casi più gravi, intimarne il pagamento.In questa guida vi forniremo il programma già realizzato e pronto all’uso (=>scarica il modello già pronto) e vi spiegheremo come personalizzarlo. Basta una conoscenza minima di Access, che conterrà una tabella con l’elenco di tutte le fatture emesse, e di Word, che attraverso la stampa unione di un documento con i dati dei morosi permetterà lo sviluppo delle lettere personalizzate ad ogni destinatario nel database.

=>Scarica anche il modello di gestione entrate e uscite

Programma di gestione fatture

Dopo aver salvato un database vuoto in Access nominandolo dbFatture, provvederemo a creare la tabella Fatture, composta dai seguenti campi: Numero, Data, Cliente, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Totale e Incasso.

In particolare il campo Numero dovrà essere di tipo Numerico con dimensione campo Intero lungo (questa proprietà memorizza valori interi compresi tra -2.147.483.648 e 2.147.483.647 non tenendo conto delle frazioni). Il campo Data sarà quella con il formato in cifre. I campi Cliente, Indirizzo, CAP, Città e Provincia dovranno essere di tipo testo. Il campo Totale dovrà essere di tipo Numerico con dimensione campo Precisione doppia (questa proprietà memorizza numeri con virgola mobile sia positivi che negativi) in formato Valuta e due posizioni decimali. Infine il campo Incasso conterrà valori booleani di tipo Sì/No e dovrà indicare l’avvenuto incasso della fattura.

Al momento del salvataggio, Access comunicherà la mancanza della chiave primaria, un campo il cui valore identifica in modo univoco ciascun record della tabella. Non è obbligatorio definire una chiave primaria e poiché il nostro database sarà composto da una sola tabella potremmo evitare di crearla. La tabella del database appena creato è pronta per essere popolata con l’elenco delle fatture emesse e a questo punto possiamo relazionare il database Access con il documento Word (=>scarica l’esempio di sollecito). In un nuovo documento andremo a predisporre una lettera utilizzabile come modello. Ciò che dovrebbe essere inserita è soltanto la parte fissa poiché gli elementi variabili saranno prelevati di volta in volta dal database.

=> Leggi anche come automatizzare un archivio fatture con Access

Completata la lettera attiveremo la Creazione guidata stampa unione accessibile dentro Lettere e indirizzi del menu Strumenti. A destra dello schermo sarà visibile la finestra Stampa unione. Specifichiamo il tipo di documento che vogliamo creare, nel nostro caso andremo a selezionare l’opzione Lettere. Il passo successivo chiede di conoscere l’impostazione di tali lettere. Nel nostro caso, poiché abbiamo già creato un modello in precedenza, sceglieremo l’opzione Usa il documento corrente. Il terzo passaggio richiede la directory del file relativo all’elenco dei destinatari.

Con il collegamento Sfoglia richiameremo il nostro database. Selezionata la fonte dati, sarà visualizzata la finestra Destinatari Stampa unione. In questa finestra è possibile modificare i dati di un destinatario tramite il pulsante Modifica, selezionare i destinatari agendo sulle caselle di controllo a fianco di ogni record, modificare l’ordinamento dei destinatari facendo click sull’intestazione di colonna o filtrare l’elenco dei destinatari tramite la freccia con la punta rivolta verso il basso sull’ intestazione di colonna.

Per quanto ci riguarda sarà sufficiente filtrare tutti i record contenenti fatture non incassate e, quindi, che riportano indicato nel campo Incasso il valore false. Confermare con il pulsante Ok. Il quarto passaggio permette di aggiungere informazioni sul destinatario. Posizionare il cursore del mouse sul punto in cui si vuole inserire l’elemento e richiamare il collegamento Altro: verrà visualizzata la finestra Inserisci campo unione.

=> Leggi anche come gestire le fatture attive con Access

Dopo avere confermato l’opzione Campi database visualizzeremo i campi inseriti precedentemente nel database Access. Selezioniamo quello che intendiamo inserire nel documento Word e clicchiamo su Inserisci: in corrispondenza del cursore verrà inserito il nome del campo racchiuso da virgolette. Ripetere l’operazione per tutti i campi che si ritiene di inserire. I campi collegati al database possono essere formattati come se fosse semplice testo. Il risultato finale sarà più o meno così:

Il passo successivo ci presenterà l’anteprima delle lettere. Al posto dei campi del database adesso è possibile leggere le informazioni dei destinatari. Navigando con i pulsanti direzionali presenti nella maschera Stampa unione è possibile scorrere e visualizzare tante lettere quanti sono i destinatari. Una volta terminate le operazioni di anteprima, completare la procedura guidata con l’ultimo passo grazie al quale sarà possibile stampare le lettere unite o modificare le singole lettere aggiungendo commenti personali.

Questo è un esempio elementare; grazie alla potenza di Access e all’elasticità di Word è possibile creare procedure ben più complesse. Si pensi, ad esempio, all’utilità che un impresa trarrà riuscendo a programmare una procedura che controlli costantemente le giacenze di magazzino e provveda a sviluppare gli ordini ai fornitori nel momento in cui la giacenza di magazzino sia inferiore al punto di riordino.