Realizzare il “Giornale di cantiere” con Excel

di Roberto Pascale

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Uno schema per tenere traccia dei costi del cantiere giorno dopo giorno con un semplice foglio elettronico

Continuiamo, in questi nostri articoli, a proporre dei semplici ed utili modelli per la gestione ottimizzata delle piccole imprese. Questa volta il supporto che illustriamo è il “Giornale di Cantiere“, uno strumento indispensabile per contabilizzare i costi delle piccole aziende che operano nel campo dell’edilizia ed in quelli ad esso strettamente collegati (impiantistica elettrica, termoidraulica, etc.).

Le piccole imprese (parliamo chiaramente di quelle con al massimo una decina di dipendenti), spesso e volentieri, per contabilizzare i propri costi di cantiere e per analizzarne l’incidenza a fronte dei ricavi, sono costrette a ricorrere a prestazioni di servizio esterne (geometri, studi professionali). Ciò, inevitabilmente, finisce per aumentare gli oneri relativi alle singole commesse e, non infrequentemente, generare delle imprecisioni o dei veri e propri errori di calcolo.

Quando si opera nel campo edile, soprattutto su lavori che si protraggono nel tempo (e quindi suscettibili di revisione prezzi), sbagliare a determinare il costo del cantiere ha delle conseguenze pesanti nel rapporto costi/ricavi. Il giornale di cantiere è un modo per contabilizzare in maniera semplice ed immediata, analiticamente, giorno dopo giorno, il “peso economico” del lavoro che la nostra piccola impresa deve realizzare.

Chiunque abbia un minimo di dimestichezza con lo strumento informatico può tranquillamente utilizzare il modello che proponiamo abbinato a questo articolo.

=> Scarica l’esempio

Vediamo, nel dettaglio, di cosa abbiamo bisogno per ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo.

Fondamentale è l’utilizzo di un Rapporto di cantiere o comunque di una Scheda di lavoro dove contabilizzare le presenze e quindi le ore di lavoro del personale impiegato. Di solito, il capocantiere o il tecnico designato dall’imprenditore, contabilizza le ore di lavoro per ciascun componente della “squadra” assegnata al cantiere ed indica i materiali utilizzati giornalmente.

La seconda cosa di cui necessitiamo è il costo orario lordo di ciascun dipendente. Per ottenere questo dato basta rivolgersi al proprio consulente fiscale e/o del lavoro chiedendo un prospetto aggiornato del costo orario del personale.

Ricordiamo che, in busta paga, viene sempre indicato tale parametro che, pertanto, risulta facilmente acquisibile.
Infine avremo bisogno della documentazione fiscale di acquisto dei materiali che andranno utilizzati ed il loro consumo giornaliero (rilevabile, quasi sempre, dal rapporto di cantiere o dalla scheda di lavoro dove, oltre alle ore lavoro dei dipendenti, vanno riportati anche i materiali utilizzati giornalmente: ciò è importante al fine di una omogenea distribuzione temporale).

A questo punto possiamo partire con la compilazione del “giornale”. In alto a sinistra collocheremo i dati generali del cantiere.

Nella parte relativa alla Descrizione vanno indicate le operazioni di lavoro ed i materiali utilizzati. La parte in giallo del modello è riservata al personale utilizzato in cantiere.

Inserire, nelle singole celle, il nome dei lavoratori utilizzati per il cantiere. Nelle celle sottostanti, divise per giorno, vanno indicate le ore di lavoro effettuate.

Nella cella Costo trova posto la formula che calcola, in base alla paga oraria di ciascun lavoratore, il totale del costo del personale per singola giornata di lavoro. Ecco le formule:

Cella K7 (costo)

=((E7*0,00)+(F7*0,00)+((G7+H7+I7+J7)*0,00))

Al posto del valore 0,00 va inserita, nell’ordine, la paga oraria dei singoli dipendenti (nel caso ad esempio è riportata la paga di 12,48 € per un geometra, 8,48 € per un impiegato tecnico e 7,96 € per 4 operai)

La stessa forumla del costo che abbiamo inserito il K7 la riportiamo, copiandola, nelle caselle da K8 a K31.

Cella K32 (totali di pagina)

=SOMMA (K7:K31)

La parte in verde del modello è invece riservata a mezzi e strutture utilizzate in cantiere.

Nelle singole celle inseriamo il tipo di mezzo e/o attrezzatura utilizzato nel cantiere con la eventuale indicazione dei costi relativi all’uso (ad esempio carburanti, autostrade) o gli importi per il noleggio. Nella cella Costo (P7) trova posto la formula che calcola il costo complessivo

Cella P7 (costo)

=SOMMA (L7:O7)

Copiamo la formula in P7 e la riportiamo nelle celle da P8 a P31

Cella P32 (Totali di pagina)

=SOMMA (P7:P31)

L’ultima parte del modello, quella in azzurro, è riservata ai costi dei materiali utilizzati nel cantiere.

Una volta inserite, tipologie, quantità e costi per unità di misura per ogni materiale utilizzato possiamo calcolare il costo totale.

Cella T7 (costo)

=SOMMA(R7:S7)

Copiamo la formula per tutte le righe, quindi per tutti i materiali, copiando la cella T7 e incollandola da T8 a T31. Nella cella T32 facciamo poi la somma complessiva.

Cella T32 (Totali di pagina)

=SOMMA(T7:T31)

Chiude il nostro modello l’ultima colonna, in arancione, che contabilizza il totale generale dei costi. Nella cella U7 calcoliamo il totale costo della riga e poi riportiamo la forumla su tutta la colonna (da U8 a U31).

Cella U7 (costo totale per riga)

=(K7+P7+T7)

Infine sommiamo tutto nella cella U32 che rapprensenta il costo totale della pagina.

Cella U32 (Totali di pagina)

=SOMMA(U7:U31)

Il modello che abbiamo illustrato si presta a tutte le integrazioni e modifiche secondo le singole necessità aziendali. Possono essere implementate altre voci e descrizioni in relazione alla tipologia dei lavori, alle modalità operative, a criteri di valutazione, scelta e calcolo personalizzati.

Lo schema proposto è rivolto principalmente alle piccole-medie imprese significando che per le imprese che abbiano, in generale, oltre i 10-15 dipendenti, il Giornale di cantiere assume aspetti diversi componendosi in più fogli per singolo giorno di lavoro (questo a seconda della mole di lavoro e delle unità preposte che, chiaramente, determinano volumi diversi).

Concludiamo, infine, ricordando che il “Totale generale dei costi” del nostro Giornale dovrà tenere conto anche dei ratei relativi all’utilizzo di attrezzature proprie, dispositivi di sicurezza, consulenze generali e particolari (inseribili, ad esempio, nella voce “altri noleggi” che può essere modificata in “altri costi”). Questo va fatto affinché, in maniera reale ed analitica, si possa identificare con credibilità il costo generale e confrontare, in base al valore dei lavori, l’effettivo utile generato dalla commessa.