Collaborazione online: gestione obiettivi e scadenze

di Alfredo Bucciante

scritto il

Sette applicazioni online per gestire in ufficio lo spazio di lavoro virtuale e i collaboratori.

Oltre alle attività su scrittura, fogli elettronici e presentazioni, la collaborazione online in ufficio si realizza su altri livelli. Alla base di qualsiasi attività di gruppo, per esempio, vi è l’organizzazione di tram e attività. L’offerta è abbastanza ricca: vediamo alcuni servizi gratuiti utili per gestire un team e allo stesso tempo le attività ordinarie.

Podio

Podio è sicuramente uno degli strumenti più completi in circolazione, e in qualche modo anche il più originale perché altamente personalizzabile: mette a disposizioni numerose applicazioni e consente di crearne di proprie.

Il sistema si basa su spazi di lavoro, che si possono creare in numero illimitato. Per ciascuno si ragiona per applicazioni, che vengono aggiunte o create. Le troveremo nella barra superiore in forma di icone.

Ogni applicazione ha a che fare con un differente aspetto della produttività e della organizzazione: calendari, to-do-list, spazio per caricare documenti eccetera. In alcuni casi sono molto simili, per cui non bisogna farsi prendere la mano dall’istallarne il più possibile.

Gli spazi di lavoro hanno anche la possibilità di aggiugere collaboratori, con i quali si può interagire scrivendo messaggi nell’area principale, che si chiama Activity Stream.

Nella versione gratuita c’è un limite massimo di dieci utenti.

Wizehive

Anche Wizehive può essere annoverato tra i servizi più completi e ricchi: non ci sono applicazioni aggiuntive da creare ma il servizio consente di creare un flusso di comunicazione, simile a un social network, e permette allo stesso tempo la gestione dei progetti.

Si possono impostare più macro-aree di lavoro – ma soltanto una nella versione gratuita – e al loro interno diverse pagine. Ogni contenuto che si inserisce viene quindi associato a una determinata area o pagina: questo vale dunque per i messaggi ma anche per gli obiettivi.

Questi ultimi, poi, hanno vari status a seconda che siano in corso o completati, e, ovviamente, c’è la possibilità di inserire una data di scadenza per il loro completamento. Ci sono infine delle aree specifiche per i link e per i file caricati, e ovviamente la possibilità di inserire nuovi utenti e collaboratori in maniera semplice, andando nella sezione People.

Glasscubes

Glasscubes offre spazio per creare una squadra di collaboratori e numerose funzioni. E anche in questo caso abbiamo a disposizione sia le funzioni per le discussioni che per la gestione degli obiettivi e file.

Particolarmente curata la gestione di questi ultimi. Qui abbiamo diverse opzioni: se ne può aggiungere uno solo o più file insieme, creare cartelle e condividerle per intero con gli altri collaboratori. Inoltre, da rilevare che si possono integrare direttamente i documenti di Google.

Glasscubes offre una versione gratuita e una serie di versioni a pagamento. Nella prima si possono creare al massimo due spazi di lavoro, in quella Max sono illimitati, al costo di 125 sterline al mese.

Huddle

Su Huddle il cuore del sistema è rappresentato dalle aree di lavoro: ciascuna presenta una serie di etichette come Bacheche, Attività, Discussioni, File. L’area principale, chiamata Panoramica, ha al centro un grande calendario, e in basso il riassunto di tutte le ultime attività.

Particolare attenzione è data alla comunicazione. C’è sia uno spazio Bacheche che uno chiamato Discussioni. Quest’ultimo funziona esattamente come un forum, nel quale partecipano gli altri utenti abilitati.

Una particolarità di Huddle è che anche nella versione gratuita – che limita le aree di lavoro a una – si possono aggiungere un numero illimitato di utenti. A questo proposito, da sottolineare che il sistema offre una piattaforma per conferenze web e conference call.

Skylight

Skylight offre una piattaforma di gestione molto completa. Dal pannello di controllo si hanno a disposizione finestre che riguardano vari ambiti, come ad esempio gli obiettivi, o un calendario delle proprie scadenze.

C’è molta carne al fuoco, ma questo non deve spaventare. Bisogna prendersi un po’ di tempo per capire come muoversi, e soprattutto come decidere di utilizzare il servizio, che si presta a vari possibili approcci.

L’aspetto interessante è infatti quello della versatilità nella gestione dei vari spazi, che possono essere spostati a piacimento semplicemente trascinandoli con il mouse. Nella versione gratuita il numero massimo di progetti è cinque, con tre utenti.

Zoho Projects

Non poteva poi mancare Zoho, la piattaforma dedicata al lavoro online con moltissime applicazioni in rete. Nel nostro mcaso esiste ovviamente un servizio ad hoc, per gestire le attività e i collaboratori. Si chiama Zoho Projects e si caratterizza per essere molto semplice e versatile.

Dal pannello superiore si possono esplorare le diverse aree, e allo stesso tempo collaborare con altri utenti. Ci sono obiettivi, “milestones”, calendari di lavoro e appuntamenti. Questi ultimi hanno una gestione particolarmente accurata, si può decidere quali collaboratori parteciperanno ed essere associati a un progetto.

Creando un obiettivo si ha a disposizione anche un contatore che dice quanto ne è stato completato in relazione ai singoli Task che lo compontono, con un simpatico indicatore grafico a lancetta.

Cohuman

Questo servizio si caratterizza per una particolare modalità di visualizzazione grafica degli elementi, che ricorda un po’ il meccanismo di funzionamento dei palmari. Su cohuman abbiamo una colonna laterale che riassume i progetti e le persone che ci stanno lavorando. Cliccandoci, si apre per ciascuna categoria uno spazio nell’area centrale.

Quando lo spazio finisce basta richiamarle cliccando nello spazio laterale, e si possono quindi tornare a vedere. La gestione del lavoro segue i livelli dei progetti e degli obiettivi per ciascun progetto. Le pagine più importanti sono le seconde, perché da qui si possono assegnare nuovi obiettivi ai membri della propria squadra, caricare file e inserire commenti.

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