Protocollo: software per gestire documenti in entrata e uscita

di Gianluca Tinti

scritto il

Software gratuito per la gestione e archiviazione di documenti in entrata e in uscita: adatto ad ogni azienda pubblica e privata, non richiedere particolari conoscenze informatiche e offre estrema semplicità di utilizzo.

Programma freeware della Cienne Software, Protocollo Corrispondenza è indicato per gestire e archiviare documenti in entrata e in uscita di aziende, lavoratori autonomi e studi professionali.

Utilissimo per le esigenze di tracciabilità e conservazione di file (anche con allegati), si addice ad ogni amministrazione pubblica o privata, meglio ancora se per la gestione di documenti su cui non gravano particolari obblighi di legge.

Un pannello di gestione estremamente semplice rende il software adatto anche a chi è alle prime armi: vediamo assieme, per esempio, quanto è immediata la creazione di un nuovo progetto, la stampa o il salvataggio.

Creare progetti

Per creare un nuovo progetto, cliccate sul tasto ‘Nuovo’, sulla barra superiore: il software andrà a trascrivere, sul campo ‘Codice‘, la cifra 00001 (se questo è il primo progetto caricato).

Quindi procedete con l’inserimento della data nella casella corrispondente (posta a lato).

Successivamente, selezionate il campo ‘Entrata‘ o ‘Uscita‘ a seconda che si debba catalogare un documento ricevuto o inviato.

A ruota inserite le informazioni relative al mittente, attraverso l’apposita Combo Box.

Al termine sarà sufficiente fare click col tasto destro del mouse per memorizzare automaticamente i dati digitati.

Gestione documenti

Tutte le informazioni potranno essere modificate o eliminate ma attenzione: le anagrafiche in uso non possono essere eliminate direttamente ma solo dopo aver rimosso il collegamento.

Di particolare rilievo risulta l’inserimento dei dati relativi al campo ‘Causale‘. Si utilizza anche in questo caso una Combo Box, che permettere il raggruppamento di più causali sotto lo stesso gruppo.

Conclusi i passaggi sopraelencati potrete salvare il vostro progetto, cliccando sul tasto ‘Salva’ nella barra degli strumenti o da menù ‘File’ o ancora attraverso la combinazione ALT+F e ALT+S.

Per visionare l’archivio di tutti i documenti registrati, magari raggruppati in ordine crescente, decrescente o di inserimento, basterà cliccare sul campo ‘Codice’, più precisamente sulla freccetta posta appena a lato.

Da notare inoltre che nella parte bassa è presente anche un campo di ricerca utilissimo per rintracciare velocemente uno o più file nel database del programma.

Un’altra particolarità è nel Drag & Drop: i documenti potranno essere aggiunti all’archivio trascinandoli all’interno della finestra; in seguito basterà un semplice doppio click nel record corrispondente per riaprire il file.

Per le operazioni di stampa occorre utilizzare il tasto nella parte superiore della maschera, che vi darà accesso alla finestra ‘opzioni di stampa’ contenente diverse scelte a vostra disposizione.

Il software Protocollo si può scaricare e installare gratuitamente dal sito ufficiale.

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