Come è strutturato un sistema ERP

di Riccardo Grassi

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Gli elementi fondamentali che compongono i "giganti" gestionali. Una mappa per conoscerne le potenzialità al servizio dell'impresa

I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) hanno come peculiarità fondante quella di essere modulari, di poter ricoprire tutti i processi produttivi aziendali e di incidere, anche in modo sostanziale nei processi interni dell’azienda: tra il prima ed il dopo ERP un’azienda appare profondamente diversa.

L’adozione di questi sistemi è da considerarsi in genere molto complessa sia per gli impatti organizzativi che per quelli tecnologici.

Un sistema (come spesso vengono definiti i sistemi ERP) risulta anche piuttosto costoso da implementare: vi è da considerare il costo del software, dell’hardware, delle “customizzazioni” necessarie al software per adattarlo al meglio alle esigenze di business aziendale, nonché il tempo di addestramento necessario a tutto il personale dei reparti interessati.

Pur avendo un processo di adozione a volte complesso i sistemi ERP godono di una maggiore assimilazione nel loro ciclo di vita rispetto ad altre piattaforme come ad esempio succede per i sistemi CRM.

In considerazione di questi fattori analizziamo quali sono i moduli fondamentali che costituiscono un sistema di questo tipo. Il che ci consentirà di comprendere quale sia il dominio di un’applicazione ERP e ci aiuterà nella progettazione consapevole degli strumenti di gestione aziendale.

I sistemi ERP afferiscono alla così detta “visione interna” dell’azienda ossia a tutte quelle attività di necessarie a supportare sia la produzione che le attività di marketing e vendita (visione esterna).

Considerando il concetto di catena del valore i sistemi ERP sostengono le attività definite di supporto: acquisti, human resource, infrastruttura aziendale.

Gestione ed organizzazione delle risorse umane

I moduli afferenti a questo insieme stanno diventando sempre più diversificati e sempre più utilizzati dallo staff direttivo d’impresa al fine di gestire il proprio personale. Le attività tipicamente rilevanti in questi moduli sono:

  • Gestione delle risorse umane
  • Gestione e programmazione della formazione
  • Gestione note spese
  • Gestione orario di lavoro
  • Calcolo dei compensi retributivi
  • Amministrazione dei benefit

Questi moduli sono sempre più integrati con i software CRM in particolare riferimento ai moduli ERM (Employee Relationship Management) per quanto concerne la gestione degli skill professionali delle comunicazioni intra-aziendali, etc.

Inoltre sono spesso integrati con i software di project e program management per la pianificazione, il tracking ed il controllo economico delle commesse.

Controllo di gestione e pianificazione aziendale

Questo insieme di moduli consente ai manager la pianificazione del business in relazione ai risultati ottenuti (Forecat Vs Actual). Si possono aggregare i dati per centro di costo e dividerli per singola commessa. Questi sistemi sono essenziali per il controllo finanziario dell’azienda.

Questi moduli sono orientati ai processi del business aziendale che possiamo riassumere come segue:

  • Controllo dei costi
  • Contabilità centri di profitto
  • Analisi delle redditività

Essendo questi strumenti così importanti e centrali per l’azienda, si capisce come essi siano e/o debbano essere integrati con molti dei sistemi informativi aziendali quali SFA per la gestione del forecasting e la pianificazione delle strategie di vendita, con i sistemi di supporto decisionale, con i sistemi SCM per la parte produttiva.

Gestione del capitale

Questi moduli consentono la gestione degli approvvigionamenti, amministrazione, manutenzione, etc. sono molto importanti per il successo stesso dell’azienda. Le attività tipiche svolte da questi sistemi sono le seguenti:

  • Manutenzione impianti programmata
  • Manutenzione impianti relativa a progetto
  • Cash flow management
  • Budget
  • Gestione cespiti

In conclusione

I sistemi ERP coprono tutti i gangli dell’azienda, e sono divenuti oramai un elemento fondante dell’impresa digitale. Come si evince i sistemi ERP sono spesso centrali nei processi aziendali ed anzi, si può considerare che l’introduzione dei sistemi ERP sia da stimolo al ripensamento dei processi aziendali interni, così come i CRM lo sono per i processi esterni.

Come abbiamo visto la modularità consente anche una notevole flessibilità nell’implementare in tempi e fasi diverse un sistema ERP, a condizione che questo sia all’interno di un consapevole sviluppo dei sistemi informativi.

Nell’elencare le funzionalità dei sistemi ERP ovviamente non possiamo essere definitivamente esaustivi, ma grazie a questa mappa possiamo stabilire quali siano gli elementi importanti e prioritari nell’implementazione di un sistema ERP in azienda.

I moduli di un sistema ERP

I moduli di un sistema ERP possono essere classificati in quattro grandi famiglie:

  • Logistica
  • Contabilità
  • Controllo di gestione
  • Gestione del capitale

Proviamo a capire meglio quali siano le principali attività che vengono gestite ed automatizzate da ciascuna tipologia di moduli.

Modulo Logistica

La parte logistica risulta essere piuttosto complessa in termini di gestione. Per questo motivo possiamo suddividere le attività di questa categoria in tre sotto filoni e considerare la logistica delle vendite, di produzione e di approvvigionamento.

Logistica delle vendite

Questi strumenti si incentrano principalmente sulla gestione delle attività volte a soddisfare le esigenze del cliente in termini di vendita come ad esempio la gestione dalla sottoscrizione di un ordine alla consegna della merce, infatti le attività tipiche di questi moduli sono:

  • Gestione ordini
  • Contratti
  • Piani di consegna
  • Gestione delle disponibilità

Questi moduli sono quelli che per definizione si integrano con i prodotti di SFA (Sales Force Automation) dei sistemi CRM.

Logistica di produzione

I sistemi di ERP permettono un’elevata capacità di gestione degli ordini, delle consegne etc. e per tale motivo vengono integrati con i sistemi di pianificazione e controllo della produzione al fine di migliorare la produzione stessa (riducendo le scorte, permettendo la gestione dei lotti etc.). I processi supportati in questi moduli possono essere:

  • Produzione a lotti
  • Produzione ripetitiva
  • Produzione di tipo make-to-order
  • Produzione di processo
  • Produzione legata alla commessa
  • Gestione della qualità

Come è del tutto evidente questi moduli sono deputati all’integrazione con i sistemi afferenti alle altre parti della catena del valore: SCM (Supply Chain Management).

Logistica di approvvigionamento

Questi moduli sono tra i più importanti dei sistemi ERP, sovrintendono alla gestione delle scorte e dell’immagazzinamento del materiale, semplificano o addirittura automatizzano molte attività quali il controllo del miglior prezzo, l’invio ordini ai fornitori, il carico e lo scarico di magazzino etc. Le operazioni ed i processi svolti sono tipicamente:

  • Gestione delle scorte
  • Gestione del materiale di consumo
  • Gestione dello stock
  • Processo ordine in conto lavoro

Come nel caso precedente si intuisce che questi strumenti si integrano con i sistemi SCM.

Contabilità

Questo modulo è un elemento chiave nella gestione dell’impresa, in quanto consente di gestire la contabilità integrata di tutti i dipartimenti. L’utilizzo di tali moduli consento di gestire i dati a livello operativo e consente contemporaneamente un’astrazione tale da permettere alla direzione dell’impresa di controllare e pianificare il business aziendale.

Le attività legate alla contabilità sono raggruppabili come segue:

  • Gestione fornitori,
  • Gestione clienti,
  • Gestione dei crediti,
  • Gestione anagrafiche,
  • Gestione dei libri contabili,
  • Consolidamento.

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