Rinnovare l’hardware in azienda: quando conviene

di Angela Rossoni

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Un'attenta valutazione di tutte le voci di costo di acquisto, gestione e smaltimento dei PC per stabilire quando rinnovare il proprio hardware

Dovendo gestire budget molto tirati, i responsabili IT aziendali potrebbero essere tentati di ritardare l’acquisto di nuovi PC desktop e laptop aziendali, prolungando il ciclo di vita dei PC. Questo sicuramente evita i costi di capitale necessari per acquistare il nuovo hardware, e di conseguenza consente di preservare la liquidità nel breve termine. Tuttavia, occorre considerare anche i costi operativi dei client aziendali, legati alla manutenzione e al supporto. Nel lungo termine, i costi operativi potrebbero essere anche di gran lunga superiori rispetto al costo di acquisto (o di leasing) di nuovi PC.

I costi dei PC aziendali

I costi che un’azienda deve sostenere per i propri PC si suddividono essenzialmente in tre categorie:

  • Acquisto e messa in funzionamento. Questa voce di costo include le spese di acquisto, di installazione e di configurazione hardware e software e l’eventuale apprendimento del personale.
  • Utilizzo. Include tutti i costi sostenuti durante il ciclo di vita dell’hardware, per gestire i PC e per garantire la produttività degli utenti. Spesso purtroppo questi costi sono nascosti o non vengono adeguatamente considerati. I costi comprendono il supporto helpdesk, l’installazione di patch al software o al sistema operativo, le riparazioni dell’hardware (in particolare quelle che si verificano al di fuori del periodo di garanzia), la sostituzione di periferiche, come monitor o tastiere.
  • Fine vita. Quando il client hardware raggiunge il proprio fine vita, l’azienda deve sostenere dei costi aggiuntivi per il corretto smaltimento dell’hardware.

Ciclo di vita dell’hardware e costi operativi

Uno studio condotto periodicamente da Wipro Product Strategy and Architecture (PSA) e sponsorizzato da Intel, che analizza un campione di aziende Nordamericane ed Europee in 15 diversi settori industriali, è giunto alla conclusione che il ciclo di rinnovamento ottimale dei PC e dei laptop aziendali sia intorno a tre anni. L’analisi tiene conto di tutti i contributi ai costi operativi (TCO) dei PC aziendali.

In sostanza, se un PC aziendale ha più di 3 anni:

  • I costi di manutenzione aumentano. La manutenzione di un PC vecchio di 5 anni può costare anche il doppio rispetto ad un PC nuovo.
  • I costi legati al supporto crescono. Un  PC acquistato 4 anni fa costa il 37% in più rispetto ad un PC di 3 anni. Questi costi sono legati all’installazione di software e di patch, all’aggiornamento del sistema operativo, e ad eventuali problemi di incompatibilità con le nuove versioni del software. Per un PC più vecchio di 3 anni, l’installazione di una patch richiede in media 48 minuti in più rispetto ad un PC con meno di 3 anni di età. Per i laptop sono necessari 77 minuti in più, mentre per i PC mobili occorrono 156 minuti in più.
  • Le chiamate all’helpdesk aziendale sono più frequenti per i vecchi PC. La percentuale aumenta se si considerano i laptop e i PC mobili; in media il 20% delle chiamate agli helpdesk si verificano quando l’utente si trova fuori dal proprio ufficio. I laptop inoltre tendono ad usurarsi prima rispetto ai PC desktop.

Prolungare eccessivamente la vita dei PC aziendali non comporta solo costi aggiuntivi, ma crea ulteriori complessità, rischi e perdite di produttività. Un ambiente IT eterogeneo, con più configurazioni e versioni del sistema operativo e con hardware obsoleto, comporta inevitabilmente costi superiori di gestione e di manutenzione.

Oltre a ciò, lo staff IT è meno produttivo, dovendo perdere più tempo a risolvere problemi di incompatibilità o ad installare patch. Gli utenti si trovano costretti a ricorrere più spesso all’assistenza dello staff IT, perdendo essi stessi in produttività.

Inoltre, un PC vecchio di 4 anni corre più rischi (il 53 % in più) per la sicurezza rispetto ad un PC vecchio di 3 anni, ad esempio a seguito di attacchi di hacker, rendendo il sistema IT più vulnerabile. Di pari passo aumenta anche la probabilità che si verifichi un guasto hardware o un blocco software.  

Rinnovare l’hardware al momento giusto

Attraverso un’attenta analisi di tutti i costi, anche quelli nascosti, legati all’acquisto e all’utilizzo dei client hardware è così possibile stabilire quando conviene sostituire i vecchi PC aziendali. Con il rinnovamento dell’hardware è possibile semplificare l’infrastruttura IT, riducendo il numero di configurazioni presenti e limitando le versioni del sistema operativo a quella più recente. Secondo lo studio condotto da Wipro, dimezzare il numero di configurazioni presenti nel proprio ambiente IT consente di ridurre i costi di supporto dal 10% al 55%.

La sostituzione di vecchi desktop con laptop dotati di connettività wireless consente di aumentare ulteriormente la produttività dei dipendenti, consentendo a questi ultimi di lavorare e di avere accesso ai dati aziendali ovunque essi si trovino.  La produttività aumenta anche perché i PC di nuova generazione offrono prestazioni superiori e tempi di risposta più brevi rispetto alle macchine più obsolete.

I nuovi PC inoltre garantiscono una migliore flessibilità e scalabilità, disponendo di risorse aggiuntive per esigenze future. I PC di ultima generazione offrono un grado superiore di sicurezza, legato sia alla versione più recente del sistema operativo installato, sia alla disponibilità di nuove applicazioni, più avanzate, per la protezione del PC.

Un altro vantaggio, da non trascurare, è il fatto che i PC di ultima generazione sono molto meno energivori, grazie alla presenza di processori a basso consumo e di funzionalità avanzate per la gestione dell’alimentazione. Questo, oltre a ridurre l’impatto ambientale dei PC, consente di ottenere risparmi significativi sulla bolletta elettrica, se si considera che, secondo i dati forniti da EnergyStar, una workstation peraltro relativamente recente, dotata di processore Intel Xeon e di monitor LCD da 17 pollici, consuma in media oltre 300 kwh all’anno. Nel giro di soli 3 anni, ipotizzando un costo dell’energia elettrica di 0,21 euro/kWh, le spese sostenute per l’energia elettrica superano il prezzo iniziale della macchina.