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Meeting ibridi produttivi ed efficaci: come organizzarli in pochi passi

di Teresa Barone

4 Dicembre 2023 12:52

Come allestire le sale riunioni per accogliere meeting ibridi efficaci e produttivi? I consigli di Jabra per aziende alle prese con il ritorno in sede.

La maggior parte dei dipendenti ha fatto ritorno tra le mura dell’ufficio e nelle sale riunioni fisiche, che non sempre sono attrezzate per assicurare la massima produttività. Per un terzo dei dipendenti, infatti, partecipare alle riunioni in presenza significa spesso non sentirsi a proprio agio con la tecnologia rispetto all’utilizzo del solo laptop.

Questo è quanto si evince dall’ultimo rapporto Jabra sul lavoro ibrido, che sottolinea come oggi il 66% delle riunioni si svolga completamente in modalità online o ibrida, un trend che impone certamente nuovi requisiti di equipaggiamento per quanto concerne sia l’ufficio sia i dipendenti.

Le sale riunioni, infatti, devono essere dotate di risorse adeguate ad accogliere meeting ibridi, che includono partecipanti da remoto e in presenza. Una tecnologia non adeguata, in particolare, potrebbe limitare lo svolgimento di riunioni produttive.

Se da un lato solo una sala riunioni su dieci è dotata di video, dall’altro lato il 50% delle persone preferirebbe utilizzare il computer portatile collocato sulla scrivania.

Ma come riprogettare e ottimizzare le sale riunioni con video per consentire una migliore esperienza in modalità ibrida?

Secondo gli esperti di Jabra ci sono tre strade da seguire:

  • garantire che tutti possano non solo sentire ed essere ascoltati, ma anche vedere ed essere visti;
  • disporre le sale focalizzando l’attenzione sulla tecnologia, assicurandosi di considerare il campo visivo della videocamera;
  • non dare per scontato che i dipendenti sappiano usare la tecnologia, fornendo loro guide e formazione per fruire in modo ottimale delle sale riunioni riprogettate.
L’adozione di una nuova tecnologia non è un processo agevole, ma un piccolo sforzo per facilitare la transizione può portare lontano.

La pensa così Luca Barbarossa, Regional Product Manager Sud EMEA di Jabra, secondo cui le imprese possono non solo ottimizzare gli spazi a loro disposizione ma anche migliorare l’efficienza delle riunioni in modalità ibrida. Basta che le sale e i dipendenti siano dotati della giusta tecnologia.