Libro paga, la scelta dell’outsourcing

di Barbara Weisz

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I vantaggi e gli svantaggi dell'affidare all'esterno i servizi di payroll in termini di costi e performance. Un'analisi di NorthgateArinso

Affidarsi all’outsourcing per gestire il libro paga. È una scelta che può essere vantaggiosa dal punto di vista dei costi e può migliorare le performances, ma ogni azienda deve valutare con attenzione se risulta effettivamente conveniente. Ci sono realtà in cui l’opzione in-house, ovvero quella di occuparsi internamente del payroll, può essere preferibile.

I fattori positivi e quelli negativi dell’otusourcing del payroll vengono analizzati in un white paper di NorthgateArinso, società di consulenza specializzata nel settore delle risorse umane.

Quella di affidare all’esterno la gestione di questi processi è certamente una strada percorsa da molte aziende e secondo il report potrebbe essere destinata a diventare la modalità più diffusa. Il motivo principale che spinge le aziende a scegliere l’outsourcing è il fattore costo. L’outsourcer gestisce il processo per diversi clienti ed è quindi in grado di operare economie di scala.

Ci sono anche altri vantaggi, che riguardano più in particolare le performances. Innanzitutto, chi all’interno della funzione Hr gestisce il personale da un punto di vista puramente amministrativo può essere utilizzato in modo più strategico occupandosi dei processi che creano valore per l’impresa. 

In più, l’outsourcer essendo uno specialista è in grado di offrire servizi altamente qualificati, per esempio misurando i livelli di servizio utilizzando strumenti ad hoc come i Service Level Agreement (SLA) che evolvono man mano che il servizio cambia, o i Key Performance Indicators (KPI), che identificano le aree di attenzione e verificano la coerenza fra le informazioni ricevute dal cliente e le azioni intraprese dalla struttura payroll.

Tutto questo permette di eseguire una reportistica accurata che favorisce, ad esempio, le decisioni strategiche per la crescita delle persone.

Vengono poi individuati vantaggi relativi alla flessibilità necessaria nelle fasi di cambiamento in un contesto di rapida evoluzione dei mercati. Per esempio in caso di acquisizioni, joint venture e delocalizzazioni le aziende possono affidarsi a terze parti per gestire gli aggiornamenti relativi alle nuove legislazioni e alle tecnologie.

Detto questo, il report sottolinea come l’outsourcing non rappresenti necessariamente la scelta ottimale: «i manager devono verificare se effettivamente questa scelta porta a una riduzione dei costi, se l’attività offerta dall’outsourcer è realmente performante, se l’outsourcing è effettivamente in grado di apportare miglioramenti al servizio, se ci sono attività più strategiche sulle quali dirottare le risorse interne e se esiste un partner affidabile sul mercato al quale rivolgersi». L’analisi prosegue sottolineando che «se la risposta a ognuna di queste domande è affermativa, allora l’outsourcing è da prendere seriamente in considerazione», mentre in caso contrario l’azienda deve «cercare di ottimizzare i processi interni e dotarsi di un software efficiente».